试论档案信息化建设

摘 要： 档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路。加快档案信息化建设是当今档案管理现代化、规范化的客观要求。推进档案信息化建设，要准确理解信息化建设的科学内涵及新时期信息资源开发的主要任务，把档案信息化建设切实落到实处。

关键词： 档案；信息化；建设

档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路。加快档案信息化建设是当今档案管理现代化、规范化的客观要求。推进档案信息化建设，要准确理解信息化建设的科学内涵及新时期信息资源开发的主要任务，把握信息化建设的中心环节，并采取相应措施把档案信息化建设切实落到实处。

1 档案信息化的科学内涵

档案信息化是指在档案管理过程中，把各种现代化设备和技术手段运用到档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个环节上，从而使档案管理趋向规范化、现代化及高效率化的过程。在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，做好档案信息资源开发利用工作。

加强档案信息资源开发利用工作的主要任务是：根据党和国家关于信息资源开发利用工作的总体要求，加大档案信息资源管理力度，全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化；加强多形式多层次共享平台建设，推进服务机制创新，促进公开档案信息资源广泛利用和深度开发，推进控制使用档案信息资源在规定范围内合理使用；加强档案管理各项基础设施建设，为开放、利用档案信息提供便利条件。

2 加强档案信息化基础设施建设

档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。

3 加强档案信息资源建设

3.1 慎选电子文件归档方法与移交途径。电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位的工作实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

3.2 建立电子文件归档管理的质量体系。1）保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性。2）保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档。3）保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。4）保障电子文件的安全性。推进各级基础档案信息资源库建设。本着“利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。优先完成文件级机读目录数据采集任务，逐步推进全文信息采集。加强档案部门内部局域网建设，开发和应用统一规范的档案信息管理系统，建立馆藏档案的规范化管理和利用平台，并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享。加强规范化建设，统一数据格式和管理系统，确保信息交换通畅、便于共享。通过网络实现档案信息的远距离快速传输，达到档案信息交流的最优化效果，让档案资源流动起来。在档案信息资源整合，扩大共享范围的同时，还要建设档案信息安全保密系统，保证国家秘密、工作秘密、个人隐私等信息的安全管理。

3.3 建立档案信息安全保障体系。在档案信息化建设中，安全保障主要包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

3.4 加强档案信息化人才建设。档案工作人员整体素质如何，关系到档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案管理人员要掌握丰富的档案专业知识，用丰富的档案专业知识指导电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，使他们的知识结构及业务水平适应档案信息化建设和发展的需要，为创建档案工作新模式提供有力的人才保障。档案人员如果不熟练应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，就无法适应档案信息化管理的要求，不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。