高职院校艺术档案管理探究

摘要：艺术档案是学校档案的重要组成部分。高职院校由于艺术档案的管理意识不强，领导的不够重视，档案人员专业素养的欠缺等原因，制约了艺术档案的管理水平。本文拟从高职院校的组织架构、管理机制、人员素质、艺术档案的数字化建设、提高艺术档案的利用水平等方面，提出高职院校艺术档案的管理路径。

关键词：高职院校 艺术档案 管理

高职院校近年来发展迅猛，各项事务渐趋繁多，这就需要学校各方面工作协调发展。学校档案是学校的宝贵财富，在学校的内部管理、对外宣传、科学研究、办学水平评估等各项职能中有着不可替代的作用。艺术档案是学校档案的重要组成部分，抓好艺术档案的建设与管理是高职院校义不容辞的责任。

1 高职院校艺术档案管理现状

1.1 艺术档案建档意识不强 高职院校的艺术档案不仅仅是学校档案工作的有效组成部分，更是构建和谐校园、促进校园文化的重要载体，需要师生加强这方面的意识。高职院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，诸如师生在日常教学科研、文艺演出等活动中产生的艺术档案；学校组织各类文化节中产生的艺术档案。艺术档案的来源数量不算少，可是大多数高职院校不重视对艺术档案的归集存档，没有充分意识到艺术档案建设管理的重要性。

1.2 制度机构方面不够完善 高校档案管理工作是高校十分重要的基础性工作，在一定程度上体现着高校的整体办学质量和管理水平，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。现实的情况是不少院校尚未认识到艺术档案建设管理工作的重要性，没有根据《高等学校档案管理办法》规定将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多，符合中华人民共和国教育部第27号令规定条件的学校，至今尚未成立档案馆；有的学校虽然设立了档案馆，但级别建制偏低，人员偏少，难以适应学校又好又快发展的需要。在档案管理模式上，部分学校没有根据有关法律法规进行建章立制，未能按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，特别艺术档案的管理更是薄弱，呈现随意化、无序化的状态，缺乏必要的制度管理保障。

1.3 档案管理人员的素质亟待提升 要管理建设好学校的艺术档案工作离不开一支专业技能强、综合素质高的优秀人才。档案管理部门的人员构成、个体素质如何，直接影响艺术档案的管理水平和工作效果。只有综合素质高的人，才能胜任学校艺术档案的管理工作。近几年，高职教育事业跨越式发展，但却存在忽视档案建设的情况，学校档案专职人员数量不足的现象普遍存在。随着高职办学规模的扩大，各项工作内容与日俱增，但是，由于人们对学校档案工作的认识不足，高职院校的档案工作长期处于可有可无的一项工作。不是安排一些婆婆妈妈的人员，就是把别处不好安排的照顾对象推去档案室。现有的这些档案管理人员，有着不同的专业背景，有的学习历史、有的学习文学、有的学习计算机，五花八门，档案管理专业的却不多，这就给他们从事档案工作带来先天不足——专业素养不够。高职院校的档案人员往往还兼任一些其他工作，只剩下很少时间和精力应付档案业务已成为普遍现象。

2 高职院校艺术档案管理路径探究

提高艺术档案的建设管理水平，需要从高职院校的组织架构、管理机制、人员素质、艺术档案的数字化建设、提高艺术档案的利用水平等路径切入，综合运用发挥合力方能有所建树。

2.1 要切实加强领导 高职院校档案管理工作应该纳入学院整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系，艺术档案工作也应该列入学院整体档案工作规划，各二级院系应该把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，由一名分管领导具体指导、制定政策、把握艺术档案工作的发展方向。要切实把艺术档案工作作为学院发展的有机组成部分，积极宣传和组织、整理和挖掘艺术档案，把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。要针对艺术档案工作发展的不同层次、不同类型，分别提出不同的量化指标和时限要求，进行分类指导。要保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。总而言之，高职院校各级领导的重视，是艺术档案能否顺利发展的关键。

2.2 要加强队伍建设 艺术档案员队伍是艺术档案管理上水平上台阶的重要基石。学院领导应该关心艺术档案工作队伍的建设，努力解决艺术档案人员的实际困难，提升他们在学院偏低的待遇，解决他们晋升的渠道问题，提供必要的业务进修、外出参观学习的机会，从而稳定艺术档案工作队伍。要多层次、多门类加强业务培训，不断提高艺术档案人员素质和管理水平。艺术档案工作是一项复杂的专业技术劳动，因此，要求从事档案工作的人员应具有合理的知识结构，又要具备良好的艺术素养。只有综合素质高的人，才能胜任高职院校的档案管理工作。档案工作人员的素质是提高艺术档案管理水平，充分发挥艺术档案作用的先决条件。对艺术档案管理队伍的管理重点在于明确岗位，落实职责，稽查考核，协调激励。学校应该把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，不断优化队伍结构，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素养、有梯队的人才队伍结构发展，为高职院校的艺术档案工作注入可持续发展的活力。

2.3 要加快艺术档案的数字化建设 要实现艺术档案的文化传承与艺术教育作用，必须加快艺术档案的数字化建设。通过艺术档案的数字化管理，让更多的学生走进网络平台，共享先进文化的魅力，从而全面提高学生的文化素养，促进校园文化建设。加强艺术档案的信息化和数字化管理，是艺术档案事业适应时展的需要。利用多媒体技术，实现艺术档案媒体的数字化。“大数据”时代的来临，为我们的存储档案提供了技术上的支撑。学校档案管理人员要迅速学习并掌握先进的数字化知识，提升工作效率。购买优良可靠的档案管理软件，实现艺术档案系统化的管理。软件的应用可以提高管理思路和管理方式的创新，还可以提高管理的效率，提高日常艺术档案管理的标准化和规范化的流程，及时提供文化资源的信息。高职院校在选用档案系统管理软件时，必须结合自己的工作条件、环境和技术保障等方面的考虑，以提高软件应用的实际效率。

2.4 要提高艺术档案的利用水平 高职院校艺术档案范围非常广泛，它涵盖了师生们在艺术教学、实践、创作、展览、演出、比赛、交流、摄影、采风等各个层面的艺术活动。因此，高职院校艺术档案内容丰富多彩、是一笔可贵的财富，需要我们善加利用，而不是束之高阁。艺术档案管理的终极目的在于利用，以满足师生教学科研、参考佐证、学习提高的目的。

艺术档案的开发利用包括两方面的内容：一是健全和改善检索手段，介绍档案馆（室）藏的内容与成分，这主要是在档案基础工作中完成的。二是根据外部对各类档案信息需求的情况，通过有效的途径和方法，向利用者提供所需档案材料，实施全方位的多元化利用。提供艺术档案利用信息资源的途径主要有咨询服务和文本服务。咨询服务即以库藏档案信息为依据，通过解答问题的方式，向利用者提供档案及其相关信息和知识，对利用过程进行指导，提供检索和成果的服务。文本服务是以提供各种形式的档案资料文本为利用者服务。各高职院校要以“服务学生、服务教职工、服务学校中心工作”为重点，进一步加强艺术档案的开发利用，发挥艺术档案在学校重大活动庆典、举办陈列展览、编修校史校志、教学科研等工作中的参考凭证作用，发挥其在校园文化，宣传教育等方面的服务功能。

参考文献：

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[3]张爱华.浅谈高校艺术档案的数字化建设[J].办公室业务，2007（3）.

[4]黄健.藏以致用，提高艺术档案的利用[J].艺术研究，2008（02）.

基金项目：本文系南京交通职业技术学院2012年院级课题《高职院校艺术档案管理研究》（编号：JR1211）的阶段性成果。

作者简介：李前平（1970-），男，江苏淮安人，副教授，硕士，就职于南京交通职业技术学院人文艺术系，研究方向：秘书学与汉语言文学。