云计算技术在档案管理中的应用研究

摘 要 为适应社会需求，为了更好地满足学者研究学术问题的需要和人们感受历史文化情感的需求，档案管理工作已经从幕后走向前台。云计算技术的出现，给这些工作的实现带来了极大的方便。借助云计算技术，档案管理不仅可以节省资金，减少工作量，同时，也满足了人们利用档案的实时需要。

关键词 云计算 档案管理 档案服务

中图分类号：TP3 文献标识码：A

1 云计算及特点

1.1 云计算

云计算就是把所有数据以及数据处理的任务全部交给网络进行，是分布式、并行处理、虚拟化和网格计算的发展。云计算的基本原理是通过对大量数据和处理器资源的整合，使计算分布在大量的分布式计算机上，而非本地计算机或远程服务器中，云计算基于一个强大的系统提供多种服务，用户可以方便地将资源切换到自己需要的具体应用上，根据需要去访问计算机和存储系统。

1.2 云计算的特点

云计算具有：经济实惠、超强的计算能力、数据安全性强、以服务为中心的特点。

2 云计算技术在档案管理中的应用优势

2.1 可以降低档案管理的维护费用

应用云计算技术的档案管理，有关技术人员不必升级档案管理的相关硬件，因为云计算模式对于用户终端的配置没有过高的要求。另外，由于服务器的日常维护由云服务供应商来提供，这样档案管理中工作的强度降低，管理人员有更多时间开展其他工作。

2.2 可以提高档案管理服务器的可靠性

云计算技术的应用能降低服务器的出错概率，保证服务器正常运行。现行的档案管理中大部分数据信息都存储在档案管理的服务器上，如果出现问题，则很可能造成非常严重的损失。而在云计算模式中有数百万台服务器，即便是其中某一台服务器崩溃，其他服务器也可以在短时间内将出现故障的服务器中的数据快速完整地恢复到其他服务器上，同时新服务器将代替该服务器来提供服务，这样就不会影响到数据的使用。

2.3 信息资源共享范围更广

建立合作关系的档案之间可以通过云计算模式共同构筑信息共享空间，使每个成员都能通过空间分享到由大量系统连接而成的基础设施，这样就提高了档案的效率。每个参加合作人员，可以通过云计算技术实时地获得其他档案资料文献等，这将使用户的信息需求得到极大的满足。在云计算中，档案的相关电子资源不只是存储在某一台计算机中，而是将其将存储在“云”中，这样档案的相关信息便可以全球存取，同时，也可以通过技术处理，由某一个群共享，或单由用户自己使用。

3 云计算技术在档案管理中存在的问题

3.1 档案资源放到云上的限制条件问题

档案与图书不同，图书的目的是最大限度的共享，但是档案中许多都是有保密期限的，而且对公开的人群也是有选择性的。显然，档案绝对不能把所有的数据资源都放到“云”中。由此可见，云计算模式应该是在保留原有模式的基础上，使现有的部署模式与云计算模式进行融合，而并不能彻底档案现有的数据部署模式。因此，云计算模式只能作为现有部署模式的有效补充。档案管理人员应该对现有数据资源进行分析研究，确定哪些数据资源是可以放到“云”中的，哪些数据则必须保留在档案现有的模式中。

3.2 不同的协议和特定的接口问题

因为不同的服务器的配置以及所使用的服务器操作系统等方面也有差异，这样就为档案应用云计算技术造成了一些技术上的麻烦。同时，云服务提供商针对不同平台开发的特定软件接口，如果某一档案馆中的协议和接口不适用于云计算的接入，也会导致云计算利用时间的延缓。

3.3 档案数据安全保密问题

数据安全对档案至关重要。一旦丢失，后果将会非常严重。可以说，档案管理对于数据信息资源脱离控制有种本能的恐惧。大型计算中心的硬件以及其IT管理能力比普通档案管理要强。单就技术方面而言，将数据档案搁置于云上会更安全，可是，档案类的数据安全与保密问题更多的是政策层面上的。云计算企业的管理策略、企业信誉，甚至国家政策，都很可能对云计算数据的安全造成极大的影响。

4 云计算技术在档案管理中应用

4.1 制定相关的政策，规范云计算标准

云计算为档案使用和选择信息服务的内容、工具和平台提供了很多方便，但是，这仍需要有较为严格的规章和统一、开放的标准，以及相应的政策作为支持。没有统一的行业应用规范和技术标准，档案管理选择服务商时就会受到限制；没有相应的政策作为支持，提供档案信息服务的工作也受到影响。云计算领域的开发商已经在关注标准和协议问题，但是并没有制定形成关于云计算的相应行业标准。档案行业的管理者应该组织相关研究人员对于应用云计算所需的标准和相关协议进行研究，形成档案行业的应用规范，促进相关管理章程、行业标准或政策的出台，保证实施的云计算能够符合档案管理与服务的基本要求。

4.2 研究适用于云计算的档案管理调整方案

档案管理应用云计算是一项战略选择，档案管理一旦选择了云计算，必然会导致IT管理体制的变化，需要对原有信息系统进行较大的调整，甚至会使整个档案馆的业务流程发生变化。因此，需要档案管理人研究云计算这一IT基础设施变化所导致的一系列变化，尤其要注意档案资源数据的安全问题等，这就给档案馆人带来了挑战。

5 结语

云计算给档案管理带来的变化是显而易见的，我们需要更多地了解云计算，了解档案管理工作的需要，以便使二者更好地融合在一起，更好地满足群众解决实际问题的需要、学者研究学术的需要以及人们感受历史文化情感的需要。