如何做好新形势下城建档案管理工作

摘要 在对做好城市建设档案管理工作的重要作用进行论述的基础上，分析了当前城市建设档案管理存在的主要问题。结合档案管理新需求，从服务途径与服务范围两个方面提出了对应的创新策略。

关键词 城建档案；档案管理；城市建设

中图分类号 C271

文献标识码 A

文章编号 （2014）13-0028-01

城建档案是确保城市建设工作得以持续稳定进行的重要资源，是记录城市发展的真实资料。随着城市化进程的持续加快，城市建设过程中的相关内容更加丰富、建设程序更加复杂、建设任务更加繁重，这使得城市建设档案管理工作开始向城市建设领域的各个环节绳头，将档案收集、整理、保管、应用与执法集于一体。但是，在整个过程中也出现了一些新的问题，城市建设档案管理工作必须针对这些新问题采取对应的创新策略，做好城建档案管理工作。

一、做好城市建设档案管理工作的重要作用

（一）做好城市建设档案管理工作是促进城市发展的基础

一个城市的发展是一个逐层推进的过程，在整个建设过程中需要遵循对应的规律，以符合城市建设的阶段性特征。这就要求在城市建设档案管理过程中必须对城市发展的历史和发展目标有一个清晰的认识，而这些都离不开城市建设档案。

（二）做好城市建设档案管理工作是增加城市内涵的要求

任何一个城市发展过程中都会形成自己的历史、文化以及相关资源，这是城市的重要精神内涵，是一座城市，尤其是现代城市不可或缺的根本。其在彰显城市特色、城市内涵以及风格的过程中发挥着至关重要的作用。从这个角度来讲，城市建设档案是城市发展的见证，是后代的财富。

（三）做好城市建设档案管理工作是应对突发事件的依据

城市建设档案对于突发事件的应对，保证居民生命财产安全具有十分重要的意义。例如，当遇到地震、洪灾时，抢险救灾工作的开展需要城市建设的地下管网资料，从而为营救工作提供翔实而有针对性的参考根据。

二、城市建设档案管理过程中存在的主要问题

（一）档案利用率低

在管理过程中，存在着城市建设单位及相关机构对档案作用的认知程度不高的问题，通常不会对档案进行查阅，除非到了不得已情况，城建档案资料一般都不会被利用，导致城市建设档案的利用次数、利用率等都较低，不能发挥城市建设档案的重要作用。

（二）管理水平不足

从管理水平的角度来讲，部分城市建设档案管理水平还处于较低的水平，导致在档案管理过程中的分类、整理以及存放等都存在不科学的问题。从管理业务的角度来看，部分城市建设档案管理工作流程等欠规范化，没有对管理流程及管理程序予以完善，管理工作的随意性较大。

（三）信息化程度低

在一些大型图书馆，甚至是高校的大部分图书馆都实现了图书馆档案的信息化管理，能够对所有的档案进行信息化操作。而城市建设档案管理过程中的信息化操作及应用层次都很低，这严重影响到了档案管理工作的效率和管理质量。

三、新形势下创新城市建设档案管理的方式

（一）服务途径的创新

为了解决城市建设档案信息化程度较低，服务效率不能得到提高的问题，城市建设档案馆必须建立自己的网页，并通过开展网上服务来提高信信息化应用效率。在建立单杠内部局域网的基础上，城建部门应该充分利用建设单位、施工单位的网站来构建自己的网页，积极开展数据上网与信息共享工作，使得城市建设档案管理服务工作能够跟上建设、施工单位的需要，为档案信息的远程检索提供更完善的服务。

当前，很多档案馆都开始进行网络服务，这已经成为了档案管理部门为社会及相关单位提供档案信息服务的一个重要形式。档案管理人员工作过程中以此作为工作基础，逐步加大档案信息资源数据库的建设工作，在网站通过对电子文件的管理及利用实现档案信息资源的数字化及数据化，最终实现档案信息的网络化、档案管理工作的自动化、档案信息管理的法制化。例如，在具体的实施过程中通过输入目录管理数据库、在网络将档案目录直接公开，便于信息检索者直接检索；并积极与宣传部门配合，做好部分大型城市建设项目的档案数字化工作，通过及时整理、归档的方式形成数据库，便于后续的宣传应用。

（二）服务范围的拓展

（1）信息化服务多主体化。档案馆信息服务的主体开始从传统的建设及施工单位向社会层面转移，已经逐步成为了城市建设档案管理人员共同的理解。这主要是由于新形势下，城市建设档案管理部门不但要面对建设单位和施工单位，还必须面对需要使用城市建设档案的其他组织或者个人，并需要为这些信息需求人员提供对应的信息服务。在信息化社会环境下，人们对各种信息的需求日益增加，尤其是在技术提高、生产建设及行政管理活动日益繁荣、交错的情况下，信息服务显得更加重要。传统单一的档案服务必将逐步被档案、情报、图书信息等综合信息检索及需求所替代。

（2）发展服务实体，促进档案产业发展。在社会化的当下，信息资源开发工作不再是单纯的信息保管，而应该还包括信息档案的持有以及信息服务。此时，档案管理机构不再是简单的档案收藏机构，而且是作为相关档案信息的积聚与交流节点，是能够为用户提供综合信息服务的综合体。因此，新时期档案管理改革及创新的方向应该向信息产业化的方向发展，在给社会提供档案信息服务的同时，通过产业化来实现档案馆的可靠运作。在具体的实施过程中，可以通过做好以档案信息为基础的信息搜集、整理、贮存以及服务实体工作。面对市场的档案信息开发及需求，档案管理人员在树立服务意识与产业意识的同时，通过主动出击，来实现档案管理工作的实体化。例如，通过整理并汇编得到专题信息，帮助需求方开发信息技术产品；分析市场信息，为企业提供更具有针对性的销售途径；开发房地产信息，为城市建设及改造提供服务等。

参考文献：

[1]杨桂平. 新形势下加强城建档案管理的对策与建议[J]. 兰台世界， 2012（z3）.

[2]黄丽丽. 拓宽城建档案管理思维探索城建档案管理方向[J]. 城建档案， 2012（4）.