医院档案内部审计论文

1为宏观决策提供依据

随着医院内部审计作用的不断发挥，价值的日益提升，规范化的医院内部审计档案不断体现其自身的价值，比如公允地反映医院财务状况、经营成果和现金流量情况的会计报表审计档案、促进医院经营结构改善的内部控制审计档案、为有关部门考核责任人任职期间业绩提供参考依据的历任经济责任审计档案等，都从不同方面、不同层次为医院管理层准确和全面的掌握医院的财务状况、运营结构、干部任用、投资项目等提供了详实的参考决策依据。

2目前医院内部审计档案管理存在的问题

审计署、国家档案局2012年联合的第10号令《审计机关审计档案管理规定》，审计署2013年的《审计机关审计档案工作准则》，都明确了审计档案的管理内容、基本要求和人员配备，并详细规定了审计文件材料的归档范围。10号令和工作准则的颁布实施为医院内部审计档案规范管理提供了基本法规和工作思路，各医疗服务行业以此为依据，改进工作方式方法，在医院内部审计档案管理方面取得了一定的成效。但是，在内部审计档案管理工作的具体实施中，还存在以下问题。

2.1审计档案的规范管理意识欠缺

部分医院内审部门档案意识薄弱，规章制度不够健全。医院的领导、内审部门负责人以及内审档案工作人员对审计档案管理认识不到位[8]，没有制订规范的工作流程，责任分工不明确，缺少有效的防范抢救措施，导致审计档案出现收集不及时、漏收、丢失、损坏、信息泄露等现象。随着内审档案资源的增加，由于档案归档的滞后性、工作人员的意识不到位，内审人员往往不能及时将审计工作中的形成资料及时归档，造成档案流失，无档可归，无档可查。另外，在审计档案的借阅传递过程中，由于借档或阅档人的保管不当、未按审批规章对保密审计档案进行查阅，很容易造成审计档案的损毁、丢失、泄密等问题的出现[9]。

2.2审计档案工作人员的专业性不强

实现医院内审档案的规范化管理，必须培养一支拥有档案管理知识、熟悉审计业务、具有信息化技术并能严格遵守职业道德素养和行业纪律的档案人才队伍。目前医院内部审计档案往往由负责审计工作的人员以兼职的形式进行管理，缺乏专业的审计档案管理人员。由于内审人员毫无档案管理方面的理论知识基础、缺少档案管理系统的理论培训，不熟悉计算机、网络环境下档案管理系统的使用，在审计档案的收集、立卷，确定档案的保管期限、密级，档案信息化的管理和开发利用方面存在很大的随意性，这对医院审计档案管理的发展是极为不利。

2.3审计档案的开发利用程度不高

档案是记录和保存科学技术知识、生产活动成果的科技文件，同时也是促进知识创造和科技成果转化的重要资源，具有较高的再利用价值和经济效益[10]。医院内部审计档案管理是审计工作的一部分，其目的是为了内审人员更好地开展、总结、研究审计工作，为了医院管理层更全面、真实了解医院经济管理活动。目前，医院内审档案管理人员只是单一的注重审计档案的存放和保管，医院审计档案资源信息化管理比较落后，审计档案的开发与利用程度有限，很多非常珍贵的审计资料被束之高阁，未能发挥其应有的价值。

2.4审计档案信息化的建设不足

随着数据管理以及信息挖掘等技术的出现，档案的电子化、信息化管理促进了档案管理的现代化，实现了以注重档案实体保管、利用，转向注重档案信息的数字化存储和利用。目前，医院内部审计档案电子化、信息化重视程度不高，医院审计档案管理软件欠缺，审计档案的信息化建设相对不足，医院审计档案管理还以传统的档案管理模式管理为主，一定程度上影响和制约了审计档案的开发和利用[11]。

3医院内部审计档案规范化管理的措施

3.1提高规范化管理意识，建立健全审计档案管理制度

医院内部审计档案的规范化管理离不开观念的更新，管理意识的强化，管理制度的健全，管理体系的建设。医院领导要充分认识到医院审计档案规范化管理的必要性，把审计档案管理工作摆到重要的位置，将审计档案管理工作列入到医院领导直接负责制度，明确院长为审计档案管理第一责任人。设置专门的审计档案室，配备专业的档案管理人员和现代化的管理设施[12]。完善审计档案管理长效机制，依据《审计机关审计档案管理规定》《审计机关审计档案工作准则》，制订规范的审计档案管理标准和工作流程，例如建立健全审计档案收集登记、管理归档、保管保密、调档查阅等管理制度及流程[10]，规范审计档案管理各项工作标准，明确岗位职责和责任，规范和约束审计档案工作人员行为。加强学习、扩大宣传，为内审部门开展审计档案管理工作创造良好的环境，督促内审部门不断提升审计档案管理水平，将医院审计档案管理列为医院年度工作考核的重要内容。

3.2注重培训，提升审计档案管理人员素质

作为一项具有科学性和系统性的档案工作，档案管理的质量直接受到档案管理者素质和职业技能的影响和制约。规范化的医院审计档案管理工作，对审计档案管理人员是否具有专业的档案知识和技能提出了更高的要求[13]。一方面，审计档案管理人员应加强自身档案业务素质的培养，积极总结审计档案管理经验，创新审计档案工作思路，优化审计档案工作流程。通过学习来拓展知识面，通过实践来提高技术技能。另一方面，注重对审计档案管理人员的培训和培养。定期举办审计档案管理、审计、会计等相关方面的培训班，加强审计档案管理人员的业务技能培训。不定期聘请行业专家开展讲座，将先进的档案管理理念引入医院审计档案的实际管理中，明确审计档案管理的范围和标准，分类指导审计档案规范化管理的归档范围、标准和工作流程。经常组织参观、学习，交流、学习审计档案管理方法和经验，不断学习新知识，掌握新方法，更新新理念，提升审计档案管理素养，推动审计档案管理的进一步规范化。

3.3加强信息化建设，促进医院审计档案的开发和利用

医院审计档案是一种财富，只有充分开发利用，才能发挥其应有的作用。要改变传统的管理模式，引入先进的科学信息化技术，加大对医院审计档案管理所需的计算机、照相机、扫描仪等办公自动化设备以及先进的档案管理软件的投入，加快医院审计档案的信息化建设[14]。对审计档案进行分类储存管理，便于信息资料完整、长久的保存以及快捷的整理和查找，从而提高审计档案的利用率，充分发挥审计档案资料的作用[15]。要对医院审计档案进行多种形式的宣传介绍，让更多的领导、部门、工作人员认识到其重要性，在工作中充分利用、挖掘审计档案的价值；要善于发现、总结典型审计案例，扩大各医院间的学习和交流，推动医院审计档案事业的健康发展。

作者：刘文文 王凡 王沙 单位：潍坊医学院附属医院审计处 潍坊医学院附属医院科研处