环境监测部门专业技术档案管理的思考

2019-06-28 版权声明 举报文章

摘 要:为了适应新形势下环境监测工作的需要,环境监测部门专业技术档案工作需要规范化、数字化管理。该文简要分析了专业技术档案管理现状,并结合实际工作中存在的问题,提出了加强专业技术档案管理工作的思路,即制定归档范围,规范文件收集、整理、立卷工作,并开展数字化工作,以提高专业技术档案管理水平,充分发挥档案的价值和作用。

关键词:环境监测部门 专业技术档案 管理

中图分类号:X83 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2017)03(c)-0145-02

Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments

Feng Tao

(Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center, Shenyang Liaoning, 110161, China)

Abstract: In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation, specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper, the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives, and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems, that is, the scope of archiving, standardizing the collection, collation and filing of documents, and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.

Key Words: Environmental monitoring department; Specialized Technical Archives; Administration

《实验室资质认定评审准则》明确要求,“实验室应有与其从事检测和/或校准活动相适应的专业技g人员和管理人员”“实验室保存人员的资格、技能和经历等档案”。为了符合实验室评审要求,提高环境监测的管理水平,笔者单位于2003年建立了环境监测人员专业技术档案。专业技术档案基本满足了监测工作的需要,在实验室认可和计量认证评审考核、监督检查、执法、验收监测等工作中发挥了重要作用。为了进一步提高档案管理水平,充分发挥档案的价值,必须加强专业技术档案的管理。

1 专业技术档案管理现状

1.1 档案意识不强,领导重视不够

从2003至今,专业技术档案管理工作一直是由办公室负责管理。由于领导重视不够,管理人员频繁更换,先后有6位同志负责专业技术档案的管理工作,其中5名同志是兼职。由于他们不懂档案专业知识、没有管理经验,档案工作缺乏有效的管理,致使专业技术档案管理工作不规范。在每年收集、整理专业技术档案过程中,部分同志档案意识不强,不愿积极主动地配合工作,不认真整理个人专业技术档案。

1.2 案卷整理不规范,档案管理水平落后

专业技术档案是人事档案的一部分,是对人事档案的补充和完善。在实际工作中存在档案收集难、卷内材料没有系统鉴别和整理、案卷质量不规范等问题。部分同志对专业技术档案的作用缺乏认识和重视,不及时归档、归档材料不齐全、内容不完整、分类不准确、各类别之间无标识、无页码、无卷内目录、材料排列混乱、装订不整齐、未填写备考表等问题。档案工作缺乏监督检查,档案管理工作有待提高。

1.3 档案利用率低,档案信息化建设滞后

档案管理人员服务观念守旧,服务手段落后,缺乏主动服务意识,档案利用率低。每年借阅专业技术档案的人较少,利用档案的目的主要是工作查考,如实验室认可和计量认证检查工作、执法监测等工作,而真正查阅用于人才选拔、职称评聘、评先评优等档案材料几乎没有。由于利用档案的人数少,档案管理人员缺乏创新服务意识,只重视材料的收集、整理、立卷工作,疏于档案的开发利用及信息化建设,致使档案的作用和价值未充分发挥出来。

2 加强专业技术档案管理的工作思路

2.1 制定专业技术档案归档范围,确保案卷齐全、完整

(1)建档范围。凡从事环境监测工作的管理人员和专业技术人员都要建立专业技术档案,包括干部和从事监测工作的工人。

(2)归档范围。根据实际工作情况,专业技术档案文件材料大致可分为11类。

第一类,履历材料:干部简历表、干部履历表等。

第二类,学历材料:学历证书、学位证书、结业证书、继续教育证书等。

第三类,专业技术材料:专业技术职务任职资格申报表、推荐表、评定表、资格证书、外语考试合格证、专业技术职务聘任文件等材料。

第四类,科技成果材料:课题技术报告、课题鉴定材料、科研成果登记表、课题成果验收证书、课题获奖证书、专利证书等材料;

第五类,发表论文材料:发表学术论文、论著、书籍及获奖论文证书等材料。

第六类,年度考核材料:专业技术年度考核评价表、年度个人总结、述职报告等材料。

第七类,奖惩材料:各种先进人物登记表、先进事迹表彰、嘉奖、通报表扬及荣誉称号等材料。纪检、监察等部门工作中形成的有关个人检查、受处分方面材料。

第八类,任免材料:干部人事任免文件、关键岗位任命文件、授权文件等材料。

第九类,人员能力确认材料:培训证书、持证上岗资格证书、国内(国外)学习鉴定材料、培训资料、培训报告、研修报告等材料。

第十类,人员监督记录材料:质量监督员在日常工作的各项监督检查记录。

第十一类,其他材料:职务竞聘演讲材料、演讲比赛材料等。

2.2 加强专业技术档案的收集、整理、立卷工作,保证档案的规范化管理

档案人员在日常工作中要做好档案的宣传、培训工作,各科室和专业技术人员要重视档案工作,要认真配合档案人员做好档案材料的收集、补充工作,确保专业技术档案的内容不断更新、完善。

2.2.1 专业技术档案的收集

根据专业技术档案的特点和来源渠道,主要采取以下两种收集方法。

(1)集中收集。

围绕单位的例行工作进行集中收集。根据单位工作安排,办公室等部门每年都在固定时间开展专业技术职称评聘、评先进评优秀、年度专业技术考核、年度工作总结等工作,人事劳资部门和专业技术人员负责收集上述档案材料。人事劳资部门需对档案材料真实性、完整性进行认真审核,合格后在材料上加盖公章,专业技术人员负责将材料移交档案室归档。

(2)随时收集。

针对某项工作任务和活动进行随时收集。为了及时补充档案材料,凡已结束的工作任务随时收集随时归档。如课题结题材料、培训证书、持证上岗考核证书、出差报告、干部任免文件、奖惩文件、新进人员档案等材料。专业技术人员、人事劳资部门和相关部门负责档案材料的收集,档案材料需经相关部门审核确认,加盖公章后,由专业技术人员移交档案室归档。

2.2.2 专业技术档案的整理

专业技术档案参照《干部档案整理工作细则》进行整理,实行一人一档,集中统一管理。档案人员协助专业技术人员将收集齐全的材料进行分类、排序、编目、装订,文件材料经过系统整理后立卷归档。具体整理方法如下。

(1)卷内文件的排序。

卷内文件材料要按类别进行排序。每一类中的档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。新补充的材料要根据材料内容放入相应的类别后排列。

(2)类号和页码的编写。

卷内文件材料排列好后,应在每份材料的右上角编写类号和顺序号,如第三类第一份文件在材料右上角写三-1。每份材料的右下角编写页数,以件为单位编写页数。

(3)卷内目录的编写。

文件材料整理好后,要对每类文件材料编制卷内目录,放在卷首方便查找。卷内目录包括:类号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注等栏目。

(4)案卷号的编写。

为了迅速、准确地查找档案,要对专业技术档案案卷进行科学的排列和编号。根据单位的实际情况,按内设机构、职称排序。按单位内设机构排列,将同一部门的专业技术档案,按其职称由高到低进行排列。

2.3 开展专业技术档案数字化建设,加大档案的开发与利用

为了适应环境监测工作的需要,更好地开发利用专业技术档案,运用网络版档案管理软件,建立专业技术档案数字化信息库。兼职档案员可利用扫描仪、数码相机等设备将纸质档案进行数字化加工,形成电子档案,录入档案管理系统中,实现专业技术档案网络化、动态化管理。

专业技术档案能够全面、翔实地记录一个人的德、能、勤、绩等信息,档案人员要充分发挥专业技术档案的价值和作用,要利用专业技术档案信息资源,积极开展档案编研工作,如论文汇编、科研课题汇编、花名缘缺嘌泄ぷ鳎积极主动地为领导决策以及监测工作提供服务,为选拔人才、培养人才、职称评聘、评先评优及实验室认可评审等工作提供依据、凭证和参考。

当前,决定对省级以下环保监测机构实行垂直管理。各级监测部门应充分认识环境监测工作的重要性,要以此次机构改革为契机,加强专业技术档案的管理,加大档案宣传力度,增强职工的档案意识,各部门要积极配合档案人员做好专业技术档案的收集、整理工作,为环境监测系统人才队伍建设提供服务。

3 结语

随着环境保护工作的深入发展,环境监测队伍在不断地发展壮大。由于环境监测工作涉及多领域、多学科,各个专业的环境监测人员众多,管理好、利用好专业技术人员的档案尤为重要。档案人员要更新档案管理模式,创新服务观念,努力提高专业技术档案管理水平,在监测工作多为专业技术人员提供优质服务,让每一位专业技术人员充分发挥自己的优势和潜力。

参考文献

[1] 宋炳政.检测机构人员技术档案管理的实践[J].兰台世界,2016(S1):128.

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[3] 郝英群,张宁红.环境监测人员技术档案及建立[J].环境监测管理与技术,2000(2):5-7.

[4] 曹培军,赵永志.浅谈环境监测人员技术档案的建立与管理[J].山东环境,2001(3):45.

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