浅谈如何加强医院档案管理

摘　要：医院档案是医院在从事医疗活动中形成的以不同载体、不同形式存在，具有保存价值的的历史记录，是医院的宝贵财富。加强对医院档案信息资源管理对医院领导决策科学化、医院建设现代化极为重要。加强医院档案管理要从以下几点入手：1.加强领导，加强宣传，增强档案意识；2.健全档案管理制度，规范档案管理行为；3.规范档案归档范围，加强档案收集工作； 4.加强档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质；5.加大档案室的硬件投入，实现档案现代化管理； 6.开发利用档案资源，为医院建设与发展服务。

关键词：医院档案；档案管理；档案资源

中图分类号：C93.4

文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）14-0192-02

医院档案是医院在从事医疗活动中形成的以不同载体、不同形式存在，具有保存价值的的历史记录，是医院的宝贵财富。加强对医院档案信息资源管理对医院领导决策科学化、医院建设现代化极为重要。

一、医院档案管理现状

1.档案意识不强，档案利用率不高

在医院管理中，领导大多十分重视医疗服务管理，而对档案的管理意识比较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。这样，就造成医院档案管理了、收藏了，但利用率不高。

2.医院档案管理制度不健全，管理分散，管理范围不明确

随着科技的进步、社会的发展，档案的内涵和外沿都在发生变化。而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少。医院没有一整套科学统一的管理标准，导致各级医院在管理档案时，往往根据医院自己的理解和实践进行管理，造成各科室分散管理，使许多应该纳入医院统一管理的档案散落在各科室，没有得到统一管理，也使得许多珍贵的材料丢失或遗弃，不能得到有效利用。

3.档案管理人员业务水平不高，相关知识欠缺

医院是以医疗技术为主的医疗单位，这就要求档案人员除了要具备档案专业技术外，还要具有相应的医疗专业知识。可现在，既懂档案又了解医疗知识的档案专业人员简直是少之又少，这种情况已不适应新形势下的医院档案事业发展。

4.医院档案管理硬件投入不足，现代化管理手段应用较差

由于医院的管理以医疗为主，医院把有限的资金和用房都投入到了医疗建设中，致使档案用房狭小，室内设施简漏，不符合档案安全保管的要求。近年来，计算机及网络技术在医院管理中已广泛应用，可在档案管理方面的利用却较少，没有统一开发、统一管理，各单位按本单位的习惯使用，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发，不能做到资源共享。

二、如何加强医院档案管理工作

1.加强领导，加强宣传，增强档案意识

档案资源是一种潜在的生产力，为医院领导工作的衔接、决策，为医院的改革发展和技术水平的提高提供了大量准确的参考资料和数字依据。档案管理工作人员作为档案直接管理者，要加强档案法律法规学习，大力宣传档案管理在医院管理中的重要意义，争取得到领导重视。领导重视是做好档案管理的前提，领导重视了，就会把档案管理纳入医院管理和发展的重要日程，与医院业务同步规划、同步发展。同时，使全院干部职工充分认识档案在医院管理中的重要性，更好地参与、支持档案管理工作。

2.健全档案管理制度，规范档案管理行为

档案具有真实性、完整性、有效性的特点。它是一项严肃的且条理性很强的工作。建立科学的档案管理体系、健全档案管理的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作健康、持续发展。医院档案工作人员要根据《档案法》《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位工作实际，逐步实现档案的统一管理。建立以档案管理人员为专职档案人员，其他科室各抽一人为兼职档案工作人员的档案管理机构，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。同时医院要完善档案的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度约束。

3.规范档案归档范围，加强档案收集工作

档案的归档范围决定了文件材料的收集范围，是医院档案管理工作中的重要环节，会影响医院档案的内在质量和利用价值。档案管理人员要结合本单位的工作实际，认真分析研究、科学规范档案归档范围，不断调整和扩展本单位档案资料的接收和收集范围，把具有保存价值、应当归档的文件材料收集齐全。

4.加强档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质

随着时代的发展，科技的创新，档案的管理方式也发生了巨大的变化。档案管理人员的素质直接影响档案管理水平，档案人员应主动学习，通过各种形式不断更新知识，改善知识结构，成为信息社会和档案学科发展的复合型人才。医院领导也应重视档案人员的素质培养，根据医院的总体要求和档案工作发展的需要，制订切实可行的年度学习计划，明确学习目标，多派档案管理人员外出进修学习，鼓励他们积极参加学术交流活动注重知识更新。

5.加大档案室的硬件投入，实现档案现代化管理

根据医院具体情况，加大档案资金投入，改善档案管理环境，引进现代化技术和设备是实现档案现代化管理的必须条件。一是要加强档案的保管设施，如设置专门档案库房和配备必要的安全保管设施，如库房的去湿、空调设备、高效灭虫、灭火设备等，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容。二是要引进计算机管理，发挥电子计算机在档案管理中的作用。逐步配备计算机、打印机、扫描仪、照相机、摄像机等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作。改变传统的手工操作，信息储存量少、检索慢的状况，提高档案管理的工作效率。同时注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的信息，丰富自己的档案管理经验，实现医院档案管理现代化。

6.开发利用档案资源，为医院建设与发展服务

开发利用档案资源是医院档案管理的最终目的。因此，档案管理人员要强化服务意识，进行全方位跟踪服务。通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，为医院的临床医疗、教学和科研工作服务。同时，档案人员要结合单位实际,努力开拓档案利用的新途径；积极开展编研活动，对档案信息进行深层次的开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，档案管理人员还要加强利用反馈信息的管理，实现档案信息的深层开发与资源共享，从而提高档案的利用效率，为医院的建设与发展服务。

总之，随着医院医疗体制改革，医院档案工作的重点也随之改变。档案管理人员要顺应时代，提高档案现代化管理意识，经常深入到各科室调查、了解医院医疗、教学和科研工作对档案信息的需求，有针对性地提供档案信息，为医院的改革发展提供信息保障。