商务英文信函中礼貌原则的运用

[摘要] 国际贸易的迅猛发展，商务英语逐渐显示出自己的语言特征。各种各样的函电来往成为商务交际是否顺利进行的重要环节。在商务英语写作中,为了实现达成商务合作的目的,需要遵循礼貌原则,使之语气委婉，措辞得当，有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。

[关键词] 商务英语写作 礼貌原则

随着全球经济一体化的飞速发展,我国的对外经济贸易往来日益频繁。商场犹如战场，如何在激战中转危为安,扩大市场,赢得胜利? 商务沟通技巧显得尤为重要。其中,商务英语写作中的礼貌原则构成了商务沟通技巧中的原则基调，是商家最主要、最锐利的武器之一。礼貌的商务英语信函彬彬有礼, 谈吐得体脱俗,它重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能产生令人愉快的感觉, 在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而带来无限的商机，促成和扩大对外贸易。本文就语用学中的礼貌原则理论在商业英语书信中的运用加以论述。

一、 礼貌及礼貌原则

礼貌，英文是courtesy,其英文解释为：courteous behavior, good manners; courteous remark or act（客气话，礼貌的举止）（《牛筋英汉双解词典》）；a polite of kind action or expression （《朗文英语词典》）；gracious politeness; a polite, helpful, or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment (《韦氏世界英语词典》）。从英文词义结实中可以看出，在写英文书信时，要想做到courtesy，其用语应该是一种“a polite way, helpful way ,a kind expression”。

英国语言学家Geoffrey Leech 等人提出礼貌原则(politeness principle),认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌(maximize the expression of polite beliefs) 和尽量减少不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite beliefs)。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。

二、 莱可夫的的礼貌规则在商务英语写作中的体现

1.不要强求于人。说话人避免使听话人去做不情愿做的事情, 要么改变自己的谈话方式, 要采用征求对方意见或表示道歉的形式, 以免强人所难。

2.给对方留有余地。说话人希望劝说听话人做某事, 他会采取某种说话方式,以便让听话人有一定选择余地, 决定做还是不做,他的选择不一定满足说话人的愿望。

3.增进相互间的友情。增进交际双方的友谊或友情。它会使听话人产生好的感觉。

三、礼貌原则在商务英语写作中的运用

在莱可夫礼貌原则的指导下,商务写作中通常可采取一些写作策略技巧:

1.尊重性

指从对方的角度来考虑和看待问题。采取对方立场 ,从对方利益出发,使对方感到自己的重要性受到尊重。为此，我们可以采取如下方法和手段：

（1)使用第二人称(you, your)，这样使交往更加真诚、有礼貌。试比较下列句子：

① You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

您如果能在一星期内退货,就能得到全部定金退款。

We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。

(此例中同样的内容用第一人称(We) 会使对方感到比较冷淡。）

② I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products in your area.

（此例中第一句虽合情合理,但没有完全采取对方立场。用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,使人感到似乎不是你工作出色, 而是我给你这样一种赞许。第二句以对方为中心, 更能让人接受。）

（2）将命令式改为请求式:请求式能够避免居高自傲,体现双方的平等地位。我们常常用“ I wish. . . ”, “ I hope. . . ”,“ I think. . . ”,“ I’d like to. . . ”, “Please. . . ”等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明。例如:

① Would you please send us your catalogue together with detailed offer?

请寄样品目录并详细报价。

② We hope to enlarge our trade with your country and intend to grant you 3 % discount .

我们希望扩大与贵国的贸易,并准备给你方3%折扣。

2.确定性

尽量避免否定的表达方式, 从而减少贸易分歧的几率。肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示。直截了当地加以否定,对方也许会失去继续谈判的兴趣,甚至认为不给他面子,引起双方贸易关系的破裂。可使用方法如下：

（1）使用积极的词汇或词组，如pleasure, pleased,glad,appreciate等词。

如:We should appreciate it if you could advance shipment.

试比较：

Your complaint about the quality of the machine we supplied you is regrettable.

I’m sorry that the quality of the machine we supplied you is regrettable.

（本例中complaint 是消极词汇 而sorry是个积极词汇）

（2）用副词unfortunately, scarcely, hardly, really等来弱化否定语气

如：Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced.

很不幸,我们在实施新价格之前未能收到你方订单。

I am really sorry that our products can hardly satisfy your requirement.

对我方产品难以满足你方要求,甚感抱歉。

3.委婉性

指从语气角度来调整语言, 使整篇信件的语调和谐悦耳。我们可以采取如下方法和手段：

（1）情态动词的使用:情态动词的一般过去式表示现在或将来的时间,以使谈话的语气更为婉转，带有更多的商量口吻。例如在表示询问，请求或表达与对方不同的观点时，如果用“Can you. . . ?”“Will you. . . ?”“I want . . . ”“I wonder. . . ”。

如:Could you please quote price inclusive transportation and insurance, and inform me when deliver?

I wondered whether you could make delivery in the middle of June.

(2) 使用虚拟语气：提出建议或请求时，语气委婉含蓄,具有更多的磋商余地,这样更有利于在平等信任的基础上,达成贸易协议。

如:If the quantity were not so large, we could not give you such a high discounts.

如果不是因为这么大的订量,我们是不能给这么高的回扣的。

May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to introduce your goods to our customers?

建议贵公司在报价上让一步,以便我们能将你方货物介绍给我方买主。

(3) 使用被动语态:在表示否定意思时,常采用被动语态。这样可以避免语气咄咄逼人,引起对方反感,不利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系。

如:Shipment should be made before October，otherwise we are not able to catch the season.

The price list was not enclosed in your letter.

在日益激烈的国际贸易竞争中，商务信函不仅是实现沟通的媒介,也是建立友谊、吸引客户的手段。在商务信函件写作中，遵循礼貌原则，做到及时回函,语言得体,尊重对方,不卑不亢, 认真写作, 从而保证商贸活动顺利有效地进行。