关于高校教务档案管理工作的若干思考

教务处是高校中重要的职能部门，而教务档案管理则是教务处工作的有机体现。高校教务档案是学校进行教学活动中形成的各种材料和纪录，具有一定的历史保存价值，包括文字、图表、声像等不同形式的资料。它记录了教学活动的方方面面，贯穿着学校教务管理的各个环节，对高校的整体教学质量、规模和办学水平进行了详细的记录。现在，高校教学档案发挥了越来越重要的作用，指导着学校的教学管理和研究。随着教育改革和信息化技术的飞速发展，教务档案管理但也存在不少问题，我们应当认真分析、合理解决，使得教务档案管理工作更好地适应高校的管理要求。本文就实际工作情况对高校教务档案管理工作提出粗浅看法及若干思考。

一、建设高校教务档案的重大意义。

高校教务档案来源于教务处的各项工作，第一类是制度类，包括各类的规章制度、大纲、计划、改革方案、质量评估等各类文件;第二类是教学档案，包括教材的使用、发放;课堂教学、实践教学等教学活动的具体安排;教师教案、进度表。第三类是学生档案，如学生花名册、成绩单、学籍表和学生奖惩材料、学位授予及毕业生信息等相关材料;

高校教务工作基本上都真实记录在教务档案中，加强建设高校教务档案管理，对于加强教务活动和教学秩序的规范管理有着重要作用。教务档案做为教务管理人员的工作依据之一，只有在了解、熟悉过去的情况及当前的管理状况，才能制定出合理的实施计划，从面更好的开展教务管理工作，更有效地推进教学改革工作。

加强高校教务档案建设，既能更好的提高学校的教学管理工作，又能保证教务管理制度的连续性及教学质量监控体系的合理实施，从而更完整地反映学校教学活动及科研工作。有利于发展高校教学工作，深化教学改革，提高教学管理水平。借助教务档案，认真服务教学，对于教学管理的加强、教学质量的提高、教学研究的开展，有着举足轻重的意义。

二、目前教务档案管理工作存在的问题。

1、档案资料不健全。

早期档案是由各院部上交的，来源分散，并且对教学档案不够重视，出现收集、使用、转递各部门各自为阵不合作，导致档案的种类不够完整甚至缺失，如教学活动产生了除纸质材料以外的其他载体的文件材料，如学生获奖的作品、照片、视频，这些都没有及时保存归档等种种原因导致了教学档案的不齐全。

2、档案保存不规范、不统一。

档案工作不单单是收集起来堆放在一起，而是要完整、准确、规范的进行存档。由于教学管理工作很繁乱，使得归档名目繁多，没有精炼地反映出工作的成效和结论。加之管理人员的整体意识不强，就出现没有及时的整理档案，对收集的材料立卷归档不清，摆放零乱等一系列不规范的行为。

3、档案管理方法落后。

以前，教务档案大多为纸质文档，不仅占用存储空间大，并且不容易长期保存，档案管理大部分依靠手工操作，信息化管理手段明显滞后，既不方便对档案管理利用，而且在需要不易查找、很不便捷，工作效率低。没有充分发挥计算机管理手段，造成工作效率差、使用效率低、信息共享不全，使得教学档案管理得不到更好的发展。

4、档案管理人员队伍建设不够健全。

档案管理人员大多数都是教务管理人员兼任，工作多、任务重、主动性不强，缺乏责任心，就对工作敷衍了事。又缺乏档案专业知识，管理观念陈旧，业务水平低，容易使资料收集不完整、不规范，影响整体工作的开展。

三、高校教务档案管理的完善方法。

随着教学改革的不断发展，我们需要不断的完善教务档案管理方式，提高档案管理水平，合理地、规范地完成各项工作。严格按照统一的要求和规定科学的管理档案的收集、整理、鉴定、存档。这就要求我们要重视档案管理工作，培养优秀、熟练的档案管理人员，科学、规范的管理教务档案。

1、树立良好的管理工作观念。

教务档案管理人员必须充分认识的档案工作的重要性，提高自己的工作觉悟。只有认识到档案管理工作的重要性，管理人员才能表现出强烈的事业心，才能更好的完成工作。要实事求是，以维护档案完整性、真实性为职业道德标准。客观事实的整理档案。要肯吃苦，并具有服务意识，档案管理部门需要加强与其他部门间的沟通，对各个部门的档案归档范围作出要求，并定期到各部门检查档案的收集管理情况。培训好相关人员，为各部门做好服务工作，充分发挥档案管理部门的信息服务和交流作用。还要有创新精神，要不断进步，大胆创新，才能使档案管理工作跟上改革的步伐。

2、完善建立管理体制，责任分工明确。

以学校的实际情况为依据，制定科学、完善的管理制度。要求有条理、有计划、有目标地进行档案的收集、整理、存档。档案储存要分科分类，按照归档类目，整齐地排列上架，做到系统化、条理化，方便操作和查找。

建立完善地管理体制，明确学校、教务处和各院部所管理范围，落实相关职责。学校档案室负责全校的规章制度、教学评估、课程及专业建设等各方面的文件。各院部则保管本部门有关的教学档案资料及学生试卷、毕业论文相关学生资料。教务处保管资料就在这二者之间，既保管相关的规章制度，也要保管详细的辅助资料。三者之间相辅相成，相互补充，如教师的教案、登分点名册、试卷分析表由各院部保存，教务处只保存相应的汇总记录。学生考试试卷由各院部保存，教务处只保存学生成绩单和成绩分析表。三方明确职责，分工合做，协调、规范地保证档案管理工作的有序开展。

3、档案建立规范化

档案管理工作必须规范化，首先要做到收发文详细记录。其次做到档案随时收集齐全，及时立卷归档，避免散乱遗失。并且严格按规范进行管理，从收集、整理到编目都要做了统一、标准、规范。最后做好安全保密工作。

4、加强档案管理队伍建设

档案管理人员是规范管理档案的实施者，目前，学校档案管理队伍中大多数是教务管理人员兼任，为了更好的完成档案管理工作，首先要树立其先进的管理思想，增强档案管理工作人员的服务意识。其次加强对其进行业务培训，学习科学的管理理论，学习先进的管理方法。随着教学管理中出现的新问题、新情况，档案工作人员必须不断地学习新的知识，大力运用现代化设备进行工作管理，经常参加相关的业务培训和学术交流活动，并且可以与其他学校进行交流学习，增长技能，提高档案管理业务水平。再次保证工作人员的稳定性，可以对他们进行相应的激励，让他们充分发挥积极性、能动性，从而使档案管理工作得以更好的完成。

5、利用信息化手段建立档案管理体系

随着网络技术的发展，教务档案管理制度不断的改革，传统的手工管理方式已不能满足当前教学管理的要求。故应该在建立纸质档案的同时建立电子档案。加大信息化技术的使用，使档案信息更加完善、规范，得到更大程序的交流和共享。要利用先进的各种应用软件，对纸质档案进行信息化管理，方便保管与储存，将纸质档案与电子档案统一进行管理，为教务工作提供支持。

6、加强学校之间的交流学习

当前，许多高校在教务档案管理方面有着很多丰富的经验，我们要加大与其他兄弟院校的业务学习和交流，借鉴别校先进技术，补已之短，总结别校的经验教训，规避错误，从而改善和提高我们的档案管理水平。

科学规范的管理档案只有坚持与时俱进，才能适应高校发展的新趋势，它对于高校开展教学活动、促进教学科研、建设师资队伍，以及规范大学生行为、促进学生学习、方便学生就业都具有重要作用。随着教育改革和信息化技术的高速发展，高校档案管理工作要增强创新意识、加大档案管理的信息化、提高管理人员的素质和水平，不断提高工作效率，提供优质、快速的服务，准确、规范管理档案，实现档案管理的现代化、科学化和规范化。