试析文书档案计算机管理的利弊

【摘要】文书档案是档案工作中的重要内容，其在一定程度上反应着问题处理、领导决策以及基本建设等方面的重要内容。随着现代科学技术的不断进步，文书档案逐步实现计算机管理，本文主要探讨文书档案计算机管理存在的优势与不足，并提出科学化的应对策略，以切实提高文书档案计算机管理水平。

【关键词】文书档案；计算机管理；优点；问题；策略

文书档案计算机管理的实现，是信息时展下的必然趋势，满足档案管理工作的实际需求。为全面提高文书档案计算机管理水平和管理效率，为社会群体提供更加优质的档案服务，应当准确把握文书计算机管理的优势与不足，并采取科学化措施实施文书档案计算机管理，推进我国档案事业的稳定持续发展。

一、文书档案计算机管理的优点

（一）文书档案计算机管理的快捷性

文书档案计算机管理具有诸多优势，其中最明显的一点就是快捷性，在实际档案管理工作中，能够有效弥补传统文书档案管理手工操作中的不足，运用计算机软件完成文书档案相关资料的收集、储存、分类以及查阅等操作，文书档案计算机管理的效率更高。尤其是计算机检索主题词的利用，为档案人员查找文件提供了极大的便利，在实际应用中，档案人员只需要将相关主题词进行组配后输入计算机系统中，能够很快得出结果，使得档案管理的有效性明显提升。文书档案计算机管理的实现，一定程度上避免了漏写、漏抄等管理失误情况的发生几率，文书档案管理更具清晰性和准确性，实现了人力物力资源优化配置和合理利用。

（二）文件和文字信息得到充分交流与共享

文书档案计算机管理方式下，档案管理工作效率明显提升，文件与文字信息实现了有序交流与共享，有效的解决了手工管理方式下信息闲置问题，提高了文书档案资源的利用率，从而提高档案管理工作中资金使用的有效性，信息与文件的实际应用价值得到最大程度的发挥。在文书档案计算机管理方式下，文书档案管理的方式以及深度也不断发生变化，由以往的案卷级管理逐渐深入到文件级管理，由传统模式下的单途经管理逐渐发展为体系化管理，由档案外部特征管理逐渐发展为内外部特征合并管理，此种情况下，文书档案管理效率明显提升。现代社会科学技术不断进步，网络技术在档案管理工作中逐渐得到广泛应用，档案信息能够与其载体实现分离化利用，并能够与其他信息系统建立共联，最大程度上提高文书档案利用的质量，便于信息资源的适时响应和脱机处理，提高查准率，降低所属空间的限制，基于网络服务平台，进一步了解其它档案工作部门的工作情况，准确把握最新的文书档案管理信息，实现文件与文字信息实现交流共享，切实提高档案管理工作的科学性和可靠性。

（三）文书档案计算机保存的稳定性

文书档案计算机管理的顺利实现，一定程度上提高了文件信息保存的稳定性与管理的可靠性。传统文书档案管理方式下，纸张耐久性不稳定，其中的纤维素在高温、高湿或氧化剂条件下极易疏导破坏，甚至发生水解和氧化反应，严重影响文书档案信息资源的安全。而文书档案计算机管理有效的弥补了传统档案管理方式的不足，通过对现代电子技术的有效利用，能够依据文书档案不同的管理需求，选取适宜的电子载体，包括VCD、DVD以及小容量闪存U盘等。此类载体在文书档案计算机管理中具有便于读取、易于传递等优势，所受环境影响较小，不易损坏，在文书档案保存与管理上具有良好的稳定性。

二、文书档案计算机管理存在的问题

文书档案进行计算机管理后，内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。内容易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。

随着网络化的发展，文书档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。文书档案管理存在的网络及信息安全问题，已成为制约文书档案计算机管理发展的主要问题。

三、应对策略

（一）提高文书档案工作的标准化程度

计算机在文书档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。所以，应进一步加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。针对这个问题必须在如下几方面做出艰苦的努力：一是进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。二是提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。

（二）提高文书档案计算机管理的网络信息安全性

在内部计算机网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

四、结束语

为促进文书档案计算机管理的实际应用应用价值得到最大发挥，应当坚持具体问题具体分析的原则，积极采取有效措施扬长避短，提高文书档案计算机管理的规范化和标准化，并加强网络信息安全管理，从而全面提高档案管理水平，为社会群体提供更加优质的档案服务。

参考文献

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