企业档案管理信息化研究

改革开放以来，我国的企业数量和种类愈来愈多，而在信息技术迅速发展的今天，企业档案管理的建设与研究对企业来说至关重要。企业的档案信息是对企业现阶段发展状况的记录，为企业未来发展提供准确、可靠的信息储备资源，为企业提供适应社会发展的新方向。随着档案建设的逐步展开，人们渐渐意识到档案管理的重要性，对于档案信息管理部门而言，单纯依靠旧有模式很难做到科学管理。有些公司已经进行的公司档案网站与数字信息查询系统的建设，让档案管理成为信息化建设的重要组成部分，是值得我们学习和借鉴的。

一、企业档案管理信息化发展优势

随着全球信息化的不断发展，数据的储存和处理不断向又快又准的方向发展。在党的工作报告中明确指出，要把信息化作为我国在新世纪的重要战略举措，把信息化管理放在重要位置，信息化是继工业化和现代化后一个很重要的发展方向。以下给出的企业档案信息化发展的几大优势具体说明信息化工程在企业内部档案管理中的重要作用。

1.容量大、速度快

企业档案信息化管理的最大特点就是容量大、速度快。传统档案管理需要档案管理人员编制相关目录，再从目录中查找具体信息存放位置，需要消耗大量人力资源和时间进行记录和查询，费时费力。而用计算机进行信息化的处理，能够保证信息的质量、安全和速度。随着网络的发展，企业内部有需要的员工，可经申请自行在网上查找相关内容，真正实现企业资源内部共享。

其次，计算机的大容量为信息载体的形式提供了很大空间，随着扫描技术、光盘技术、微缩技术的发展，信息储存的数量和密度比传统方式大大提高。它改变了过去以纸质文件为主的方式，附加相应的图形、声音、动画、视频等方式，让电子文档更方便工作需要。

2.提高人力资本的利用率

企业采用先进的计算机档案管理技术不仅可以减少人员设置，精简人员配备，合理利用有限资源，提高人力资本利用率，提高办公效率，还可以把档案管理人员从原来的打字、录入、保管这类简单的体力劳动中解放出来，转变为档案的收集、分析、整合工作。让他们保持与企业信息发展的同步，提高岗位技能需求，使他们适应企业发展的需要，提高工作效率，提升企业人才素质水平。

二、企业档案管理信息化方式

1.建立健全相关规章制度

企业应针对公司特有的经济、文化、社会需要来制定档案管理信息化的具体规章制度，做好企业档案管理的第一步。同时，加强档案利用的审批制度，加强进入系统内部的人员审核，保证档案内容的安全完整，保证公司档案的保密性。切实将公司档案建设纳入科学发展轨道，保证电子资源格式的统一规范，便于长期可读。

2.建立良好的档案服务体系

公司应强化档案管理人员信息服务意识，利用网络等信息平台，主动开发和维护公司档案资源，主动了解公司的生产经营状况，了解普通员工对档案信息的需求，主动提供档案服务，注重档案信息总结预测性，为公司长期科学发展提供坚实后盾。

3.构建公司档案信息数据库

随着社会数字化、信息化、网络化建设不断深入，公司必须建立相关档案数据库方便公司数据的汇总、归纳和利用。同时，为了保证档案信息的高度保密性，避免公司信息流失和盗用，必须针对电子信息查阅的特点和存在漏洞进行管理，控制不安全因素。在系统硬件管理方面，层次分明、角色固定，并设置相关密码，保证数据库的安全。

4.完善档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接

档案管理信息化是企业管理信息化的一个重要组成部分，档案管理信息化应该要适应企业管理信息化的需要，注重整体利用价值，避免孤立设计实施。要重视企业综合效率，向企业未来发展有利方向方面建立，在满足基本档案管理信息化需要的同时，顾大局，重发展，保持为企业服务的核心，实现档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接。

三、企业档案管理信息化漏洞分析与对策

1.忽视档案管理人员培训教育

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，这对档案管理人员的素质有很高要求。面对社会日新月异的今天，要想满足企业的发展需要，必须要加强档案工作人员的培训。现代档案管理的核心是计算机信息化的处理和应用，所以为保证公司经济业务完整详细的记录，档案工作人员必须要学会利用现代化的档案管理手段，了解计算机的电子文件归档和管理，这对档案管理和整个公司的发展大有裨益。在熟练进行电子设备操作的同时，要掌握信息维护工作，提高业务素质，把档案管理信息化变成促进公司综合发展的新平台。

2.公司档案管理信息化投入与产出性价比不高，盲目性大

有些公司由于过度重视企业的档案信息化进程而忽视了资金消耗和产出价值的对比，出现了很多企业档案管理信息化盲目建设现象。档案管理信息化是在公司发展到一定阶段大量档案信息无法及时做出整理的情况下，用计算机处理档案管理工作优势明显时，才需要引进的项目。

3.忽视档案信息的安全保障工作

档案管理信息化的目的就是为了能更好的利用档案信息开展工作，但是企业管理者在重视档案管理利用的同时很可能忽视了档案信息的保密工作。档案的信息安全包括档案信息储存实体的安全和档案利用流转过程中的安全，前者的安全大多数企业都能很好的控制，但如何在信息流转的过程中控制档案的保密工作，如何确保档案信息的稳定性和安全性是每个公司都要考虑的问题。

总的来说，企业档案信息化是企业发展壮大过程中的一把利剑，运用得当定能为企业创造最大的利益。

（作者单位：开滦能源化工股份有限公司范各庄矿业分公司）