浅论学校档案信息化建设

【摘 要】随着信息技术与多媒体技术的不断发展，学校传统的档案管理模式正在被不断地创新与改变，其中档案信息化建设是最为彻底的转变，这是学校档案建设的发展的一个必然的趋势。学校档案建设的一个重要的课题与全新的挑战就是档案的现代化管理，这就要求学校在档案管理的过程中不断地加强档案信息化建设。本文将探讨学校档案信息化建设中存在的问题及改进措施。

【关键词】学校档案管理；信息化建设

一、学校档案信息化建设的现状

学校档案信息化建设，简而言之，就是在档案管理的过程中，要建设档案的信息资源，并且不断的加强信息资源的开发与利用，目前许多学校的档案信息化建设的水平比较低，档案管理仍然以传统的手段为主，信息资源没有被合理的开发与应用，这些问题主要体现在以下几点：

1.观念落后。在部分的学校中，学校的领导对档案管理意识十分的淡薄，没有给予档案工作高度的重视，没有上升到一定的思想高度，认为档案建设对整个学校的建设与发展作用不大，有还是没有并不是那么重要，甚至有的学校领导认为档案的信息化建设只不过是纸质文件转换为电脑中的电子文件，这是浪费时间的一件事情，这些陈旧落后的观念都严重的影响了档案信息化建设。

2.管理方式落后。在当前的部分学校，特别是偏远山区与农村的学校，虽然办学条件与办学经费都得到一定的改善，但是教学的基础设施仍然相对的落后，多媒体信息技术非常的匮乏，整个学校可能只有几台电脑，网络传输技术的落后，使得档案管理不能够以新的技术领域为载体进行信息化建设，这些地区的网络建设亟待改进否则与档案工作的现代化建设与信息化建设不能够相适应。

3.在学校的档案信息化建设中，在纸质文件进行信息转换的过程中，势必会产生大量的电子文件，在将这些文件进行归档的时候，大多数的文件都没有经过系统化的处理，在进行档案信息化建设的时候缺乏统一的标准规范，导致许多资源没有被妥善管理，从而使一些档案流失，这是当前档案信息化建设的一个比较显著的问题。

4.技术保障不到位。档案信息化建设，基础就是信息的采集、管理与信息资源的共享，因此，文件信息的保密问题就十分重要。但是当前的档案信息化建设中，由于技术不能够保障信息的安全，从而使许多信息流失，缺乏安全保障，因此档案信息的保密需要技术的保障，需要相应法律法规的支持。

5.专业的管理人员缺乏。档案的信息化建设，需要专业的管理人员，这个需要有操作计算机的能力，需要有专业的档案管理知识。但是，在实际的管理过程中，大部分的管理人员有档案管理的知识但是计算机的操作能力较低，不能够灵活的使用电子软件，成为档案信息化建设的一个瓶颈。

二、学校档案信息化建设的措施

1.转变档案管理的观念，争取领导的支持。学校档案的信息化建设是学校管理方式的创新与变革。学校档案的管理部分应该首先转变档案管理的观念，接受新形势下的新的管理方式，加大档案管理的宣传力度，提高教师与学生特别是学校领导对档案信息化建设的认识程度，为档案信息化建设争取理解与支持。档案管理部门要承担起职责，将档案信息化建设作为自己责任以认真的工作态度与严谨的工作作风赢得学校领导的支持，为促进档案信息化建设打下良好的基础。

2.随着档案信息化建设的发展与改进，人们利用档案的方式正在悄然的发生着改变，传统的档案管理模式下，人们只是通过纸质文件来运用档案，随着档案数字化程度的不断提高，人们可以通过网络、多媒体技术等现代化手段利用档案。传统的档案管理方式与管理模式势必会被改变与创新，传统的纸质管理也可以说是实质管理模式正在转向信息管理与数字化管理，因此，若想促进档案管理的信息化，需要促进档案管理模式和传统模式向现代化模式转变。

3.学校加强基础设施建设。学校加强档案信息化建设中需要的基础设施包括计算机设备、网络传输与其他的信息辅助措施，这是最为基本的设施条件。另外，在档案信息化建设的过程中，需要根据实际情况的需要为档案室配备扫描仪与档案信息化管理的软件等措施，档案管理的过程中需要建立上电子档案室，实现电子文件信息的采集与管理，档案信息管理软件需要具有采集、存储整理、利用等功能，保证档案信息管理的顺利进行，因此，在档案信息化管理的过程中，需要不断地加强基础设施的建设。

4.档案是一个学校非常重要的资源，它记载着学校发展的历史轨迹，记载着学校教学工作、管理工作、科研工作的每一个细节，是学校最为珍视的财富。档案信息化建设的基础就是信息资源，档案信息化建设首先就是要纸质档案资源转换为数字化的资源，这个工作的根本要求就是将各种纸质档案资源通过计算机技术，扫描仪设施以及档案信息化软件等，建立起档案资源的数据库，这个数据库资源合理配置，利用方便。因此，学校的档案管理部门需要以学校的工作为核心，对档案的编辑研究力度要不断地增加，促进档案数据化不断地发展完善，形成特色，促进档案信息资源的开发与利用，不断地整合学校档案的信息资源，促进档案管理的科学化，合理化。

5.加强档案信息人才培养。学校档案信息化的建设的效果如何与档案管理人员的素质有着紧密的联系，档案管理人员是信息资源的采集与整合的重要纽带与桥梁，因此他们需要具有专业的管理知识与娴熟的计算机操作水平，熟知信息技术的一切管理手段，能够对电子文件与信息资源进行使用、维护与管理。所以学校要对档案管理人员进行专门的培训，提高其计算机的应用水平，促使其不断地满足档案信息化建设的需要。

总而言之，档案信息化建设是一项比较艰巨的工程，需要不断地实践与探索，促使其不断地发展与完善。