基于现代项目管理理论的公安IT项目管理研究

摘要:本文以现代项目管理理论为基础,结合温州公安科技管理工作的实践与经验,根据公安IT项目的特点,探索如何开展现代项目管理理论指导下的公安科技项目管理,以期对公安IT项目能保质保量地顺利建设与实施起到一定的促进作用。

关键词:现代项目管理;公安IT项目管理;研究

中图分类号:G642 文献标识码:B

随着公安工作进入信息化时代,全国上下兴起了一股科技强警的浪潮。“金盾工程”一期建设的顺利完成,有力地支撑了公安中心工作,为全面实现公安工作信息化奠定了坚实基础。2004年以来,公安部科技部相继开展了第一、二批科技强警示范城市建设,将公安科技工作水平推向了新的高度,向科技要警力、向科技要战斗力已经成为一种共识。

现代项目管理理论和方法是各行各业提高管理水平的重要知识内容,但相关内容的应用与研究在公安科技项目管理中尚属起步阶段。为适应公安科技快速发展形势的需要,开展现代项目管理理论在公安科技项目管理中的应用研究,并将项目生命周期理论运用到公安IT项目管理中的工作已刻不容缓。

1简述现代项目管理基础理论

1.1项目管理的概念

项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和技术,使项目能够实现或超过利益相关者的需要和期望。即把各种系统、资源和人员有效地结合在一起,采用规范化的管理流程,在规定的时间、成本和质量的目标范围内完成项目。项目管理可以归纳为“做正确的项目,把项目做正确”两件大事。

1.2现代项目管理的知识领域

美国项目管理学会 (Project Management Institution, PMI)把现代项目管理知识体系划分为九大知识领域。这九大知识领域包括:项目综合管理、项目时间管理、项目成本管理、项目范围管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理以及项目采购管理等。

1.3项目生命周期的各个阶段

项目生命周期描述了项目从开始到结束所经历的各个阶段,一般包括项目启动、项目计划、项目实施、项目控制和项目收尾等,其中控制阶段超越项目生命周期的其他阶段(图1)。项目生命周期中有两个与时间相关的重要概念:检查点、里程碑。其中检查点是指在规定的时间间隔内对项目进行检查,比较实际与计划之间的差异,并根据差异进行调整。里程碑是指完成阶段性工作的标志,每个阶段结束时,都要进行评价,这些工作非常重要,决定项目是否继续。

2通过案例分析公安IT项目管理问题

通过对现代项目管理理论的学习和理解,结合近年公安部门在众多IT项目建设中暴露出来的一些问题,我们以某市公安局牵头建设的“派出所综合信息管理系统”(以下简称“派出所系统”)这一IT项目作为典型案例,以项目生命周期的5个阶段为主线,对该系统建设中的各个过程进行分析,希望起到一定的借鉴作用。

2003年,为实现基层派出所管理的信息化和规范化,某市公安局启动了派出所综合信息系统的建设工作。基于当时基层派出所信息警务的现状,确定派出所系统建设的目标是:建立派出所综合录入应用平台,使派出所民警一次登录即可办理所涉及的全部业务,实现“一点录入,多点应用”的信息应用模式,达到信息共享的目的。

2.1启动阶段

系统从启动之初,专门组织相关业务处室人员赴外地某市公安局考察派出所系统建设应用情况,并决定以该派出所系统为基础启动某局派出所系统的建设。而治安部门作为主管派出所业务管理和工作指导的部门,也是本项目直接的利益相关者,却没有直接派人参与此项工作,从而给以后系统需求调研的充分性和确定性带来了缺陷。日后的事实证明,领导重视固然重要,但没有直接业务管理人员的积极参与,没有明晰的系统需求,想要项目取得成功,完成既定的目标那是非常困难的。因为,技术只是系统的表现力,而业务才是系统的生命力。

2.2计划阶段

原项目计划书中存在一些缺陷,考虑因素不全面,单纯以为将原派出所系统进行简要的修改后直接在某局使用即可,没有充分考虑到本地公安派出所工作与大城市派出所工作的实际差异,致使项目进度安排不大合理;同时,由于业务需求的变化和不清晰,使得计划书一改再改。

2.3实施阶段

在实施阶段,由于一些原先无法预见到的外部因素,如原采集的数据需要转换到新系统数据库,需原开发方提供原系统的数据结构信息,还需考虑与省级应用系统的融合性。

2.4控制阶段

为了解决与省厅打防控主干应用系统的融合和适应公安新业务的变化,系统在2005年3月恢复启动,此次的主要工作内容是改变系统的技术架构,从原来的客户端/服务器(Client/Server,C/S)方式,改为浏览器/服务器方式(Browser/Server,B/S)来适应省厅打防控主干应用系统。对系统研发人员来说,改动工作量很大,代码编写工作几乎是从头再来。项目变动如此之大,造成原定的项目进度计划基本失效,无法进行有效的控制。2005年初,经过半年多的努力,总算实现了与省厅打防控系统的融合,达到了省厅无缝衔接的要求。虽然将系统从C/S模式改为B/S确实方便了系统推广使用,但是由于时间紧迫,系统升级后没有经过全面测试,就仓促推广试用,基层民警普遍反映升级后的系统不如原来的好用,并提出了一大堆的修改意见。

2.5收尾阶段

到了收尾阶段,系统仍然会不可避免的涉及到需求方面的变更,业务流程是随时间而变化的,这也从另一个侧面证明了需求变更是各方面的,且不可避免的。影响需求变更的主导因素是时间,次要因素是人员的更迭,包括用户方和开发方两方面的人员变化。由于该系统无法取得终端用户即治安部门和基层派出所最终用户的完全认可,该项目的最终验收也就无从谈起了。

3改进公安IT项目管理的几点思考

公安IT项目管理作为公安科技管理不可分割的一部分,与传统的项目管理既存在某些共性,又体现出全新的理念,主要表现在:巨大投入对管理效益层面带来的压力,对管理效果的要求更高;对各级管理者和全体民警的素质及能力提出了更高的要求;管理活动受到外部环境、内部条件等因素的制约更为明显,特别是其科学性必定经受严峻考验。所以,掌握工作规律,提高应用水平,开创公安IT项目管理的新局面,仍然是今后一个时期必须认真研究、慎重对待的重大课题。下面,笔者结合温州市公安局实际工作,借鉴上海、南京等公安部门在科技项目管理中的成功经验,就如何开展公安IT项目管理提出一些肤浅的认识。

3.1实行立项审核和专家论证制度

启动阶段是项目生命周期的第一个阶段,项目是否支持主要业务目标是决定该项目获得财政支持的关键因素,启动IT项目时必须了解项目与组织目前和未来需求的关系,这一点至关重要。因此,针对本案例派出所系统,应该在启动伊始,由业务归口单位治安部门向科技处提出立项申请,提交包括项目背景、目的、利益相关者分析、初步需求文件和进度计划等的立项申请书和可行性研究报告,并最好提供与系统相配套的应用机制。然后,由科技处负责先期进行审核,审核要依据部省市公安科技强警发展规划、金盾工程总体设计方案等要求,以“资源共享、统筹考虑、避免重复建设”为原则,用协同的理念考虑信息资源的开发。一般应做到同一信息只录入一次,这就要求在系统规划上立意要高,不能站在部门、警种的角度,避免IT项目建设中的短视和短期行为,而是要站在整个公安工作的角度思考。项目审核通过后,组织专家进行必要性、可行性论证,通过评估项目的规模、范围和风险等,以决定这些项目是否支持明确的公安业务目标,为领导的最终决策提供一个科学依据。

3.2引入项目跟踪与监理机制

就IT项目而言,建议对于投资规模较大、技术较复杂的项目,可实行项目监理制,聘请专业的IT项目监理公司对项目的进展情况进行全过程跟踪与监督,以确保预定的业务目标得以实现。监理不仅是项目完成时验收的保障,也是控制阶段的保障。除此之外,还要落实项目跟踪机制,要求项目建设单位每月向科技部门递交项目开发进度报告,科技处要指定人员定期对项目进行检查,听取项目建设单位的汇报,及时发现、纠正和协调解决项目开发中存在的问题,督促其按时完成开发任务,因为任何一项信息系统不可能在规划和实施阶段就十全十美,又一成不变。这就要求定期地进行跟踪与监理,发现问题,及时解决,以适应新的环境变化和业务需求。通过项目跟踪与监理,保证信息化过程的每个环节都处于可控之中,以规避信息化建设所带来的风险。在本案例派出所项目监理公司的聘请上,笔者建议可通过招投标方式确定一家具有信息系统监理资格的有公安IT项目管理经验的第三方IT监理公司,对派出所系统建设周期的全过程进行跟踪与监理。

3.3加强项目沟通管理

信息化建设需要花费大量的钱,但不是花钱就可以办成信息化的。原因很多,最重要的一点是软件开发涉及到大量复杂的利益协调工作,这是一项最为困难的工作。与IT项目成功有关的三个主要因素是:用户参与、主管层的支持和需求的清晰表述,所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能。但在系统研发中一些主管人员却没有真正意识到协调与沟通的重要性,没有充分估计到它的难度,所以很多公安信息化建设项目其实只是交给技术部门在推动。这反映了认识上的一些误区:信息化建设主要是一个技术问题、设备问题,只要资金落实,交给技术人员办就可以了。其实在项目管理中,经常用到的一种能力是沟通技能,失败的沟通是导致项目失败的主要原因。本案例在建设中之所以出现这些问题,主要原因也是在于沟通的失败。作为系统开发牵头单位与派出所业务归口单位之间的沟通,用户与开发商之间的沟通,需求调研人员与具体编程人员之间的沟通都有问题。当然让沟通技能发挥作用,必须建立完善的沟通与协调机制,加强项目沟通管理。比如,在启动时建立派出所系统建设团队,由分管治安业务的局领导担任组长,成员可由治安、信通和开发商组成,明确工作职责,定期召开例会,同共研讨、解决系统在研发过程中存在的一系列问题。 3.4制定项目风险计划

对IT项目进行风险评估,应从以下几方面进行考虑。(1)项目技术风险,如采用的技术与现有软硬件的适应关系等;(2)项目启动阶段的需求过程风险,如充分的调研以及准确的需求等;(3)项目实施开发阶段的风险,如开发过程是否会因为某些潜在的因素而反复、是否符合标准等;(4)收尾维护阶段的风险,如开发公司的人员流动频繁等。派出所系统由于涉及多警种、多部门,重新研发必须考虑可能的风险,并制定项目风险计划,列举通常的系统风险因素以使风险识别更加明晰。

我们认为可从三个方面来评估项目风险:(1)考虑新旧系统之间的数据转换问题。旧版系统采集了约180万条基础业务数据,这些业务信息不能因为系统升级而丢弃,在系统设计时必须考虑如何将这些数据导入到新系统中。(2)与省厅统一推广应用的打防控系统、常住人口、暂住人口等已建系统的融合问题。派出所系统必须考虑与这些已建系统数据之间的衔接问题,达到系统之间灵活调用数据的目标。(3)必须考虑其他公安局已建的派出所系统对系统建设可能的冲击。作为地市级公安机关应用的很多系统都是公安部、省厅组织研发并统一推广使用的,对派出所系统来说这个风险也确确实实存在,上级部门一旦推广,对系统的打击将是致命的。

3.5强化项目验收与效益评估

近年来,公安科技投入逐年增加,但仍不同程度地存在着资源配置不尽合理、资金损失和浪费的现象。按现行科技项目管理方法,科技项目只要通过专家的立项评审,都能得到财政资助,不论完成的科技成果质量高低,基本上都能通过验收。所以,为确保项目质量,(1)要严把验收关,落实验收工作的各项规定。在组织专家验收前,首先要做好系统功能与性能的验收测试,测试必须由具有相应知识的测试人员根据需求说明书,依据实际运行环境,来设计测试方案和测试用例。测试通过后的项目,由科技处负责邀请专家成立验收专家组,采取召开验收会的形式对建设项目进行验收,对建设项目的资料、设备、功能及各类指标进行核验。未通过验收的项目,要限期整改,整改完毕后组织复验。(2)要强化项目中、后期建设管理,开展项目效益评估工作,出台相应的项目评估指标,对项目的应用情况进行跟踪检查,对项目的投资效益、社会经济效益等进行分析评估,为后续项目建设和其它相关项目建设奠定基础。目前,社会上对科技建设的绩效评估已经形成了一套比较成熟的系统,只是公安系统对此还比较陌生,但“他山之石,可以攻玉”,公安系统完全可以借鉴和引进。

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