关于信息化下医院财务内部控制的思考

摘 要：医院利用财务管理的信息化技术，为医院的高效率、高质量的经营活动，财产物资的安全性，经济数据、财务报告的真实可靠性提供了有力的保证。但是同时也给医院的财务内部控制带来了许多新的问题，文章就如何解决这些问题提出了具体的建议。

关键词：医院财务 信息化 内部控制

中图分类号:F230 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2011）12-185-02

内部控制是被审计单位为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。医院通过建立有效的内部控制，促进医院在国家法律法规允许的基础上，努力实现富有效率的，结构优化，科学创新的管理体制和补偿高效的监管机制。医院财务电子信息化手段的运用，有利于提升医院的可持续发展能力和创造长久价值的战略要求，但同时也对医院内部控制带来了新的挑战，给医院财务管理带来了很多问题，这就要求医院的财务工作者根据信息化的工作特点和流程，不断调整和建立与之相适应的内部控制制度。

一、信息化下医院财务内部控制的概念和意义

1.概念：医院财务电子信息化是指医院利用计算机和通信系统技术，建设先进的信息化管理，对财务信息进行处理，形成信息化管理平台，提高财务管理水平，这其中包括财务管理、会计核算、财产物资管理、门诊住院收费等信息化管理系统。信息化下医院财务内部控制结合医院自身的特殊情况，利用内部会计控制方法以保证医院资产的安全，会计资料的正确可靠，提高经济效益，保证实现发展战略。

2.意义：信息化技术在财务管理方面的运用，给医院的财务数据处理带来了很积极的影响，给医院的事业发展提供了强有力的技术支持，同时也带给了医院财务的内部控制以挑战。信息化下的医院财务内部控制在医院的经营管理全过程中起到了十分重要的作用。良好的财务内部控制制度提升了内部控制效率，促进了医院社会效益和经济效益的最大化，保障医院事业管理目标顺利实现。

二、医院信息化管理对财务内部控制的影响

1.控制方式改变的影响。财务管理信息化下，医院财务会计人员通过财务软件处理数据，进行财务内部控制工作，因此，原先由手工会计完成的账簿核对，账务审核，账账之间的牵制等都应该由财务软件集中完成。但是，由于会计工作人员的信息技术相对薄弱，对于HIS财务软件的使用也仅仅是停留在软件所设置的固定格式上，操作上更是使用它固有的操作程序，对于软件使用中出现的问题和维护往往处于被动的位置，不仅难以发现问题，更是难以解决问题，这就给财务内部控制带来了一定的困难。例如，门诊收费和挂号系统有时会出现收据跳号，打印数据和存盘数据不一致等问题，而且都是网络障碍或是不明原因；住院部会出现病人医疗项目传输的误差；材料库等也会出现实时库存数不能锁定等等问题。

2.控制流程改变的影响。由于信息化下财务工作基本都由计算机完成，包括记账，审核，制表，预算编制，资产核查盘点等等，数据的处理与逻辑运算能力特别强大，数值的准确性，可靠性，及时性更强，大大有利于内部控制，但是却降低了原先手工会计数据处理的人与人之间的控制与制约性，并且财务数据对于计算机的依赖性增大，如果计算机中的数据发生有意或无意的变化，很有可能会不留痕迹，这就影响到财务数据的真实，完整，准确。

3.控制对象改变的影响。在财务信息化之前，内部控制的对象主要是财务信息的基础控制（包括经济业务的合法性，正确性，完整性，一致性），可以准确计量的实物控制以及纪律控制等。而医院实行信息化管理后，每笔经济业务的发生都采取了计算机操作，由计算机记录，核算，审核，报表，对账等账务处理，内部控制的对象不仅仅局限在纸质的会计核算资料，还包括记录这些财务会计工作资料的磁性介质，计算机以及对人员的控制。

4.控制难度发生变化。由于医院特殊的工作环境和工作状态，这就包括诸如收入项目，材料消耗，药品使用等都是量大而且很零碎，医院信息化管理之前，通过大量的人工消耗尚能有效进行内部控制。随着计算机的推广使用，医院业务成倍地增长，计算机处理的数据库保存有大量的医院信息，有可能医院的计算机系统和网络运行会造成不知名的入侵，而且很具隐蔽性，有可能导致计算机系统的瘫痪；医院信息化管理数据丢失；收入金额有意识地改动等重大损失，这就给医院的财务内部控制带来了比手工会计操作时更大的难度。

三、完善医院信息化财务内部控制的对策建议

1.从医院信息系统的内部环境控制方面看，医院领导与职工都应该认真重视医院财务内部控制。财务信息化系统是一项基础工程，只有全员重视，各部门参与，并且齐心配合才能建立新的适应信息化管理的内部控制制度：

（1）医院领导和财务负责人应考虑选择一个设计实力较强，运作比较成熟，维护比较完善的财务信息系统，该系统必须符合《医疗机构信息系统基本功能规范》及《医院信息系统基本功能规范》等，并且应尽量适合医院财务管理的需要，有利于利用信息技术建立内部控制系统，尽可能避免人工操作以减少或降低内部控制效益，加强网络、程序、数据的安全控制，加强备份、存储、处理控制，加强修改程序、修改权限的控制，加强防黑客、防病毒的控制，以确保内部控制的有效实施。

（2）不相容职务相互分离控制和授权审批控制。对不相容职务分离，适当分工，以尽量减少人为因素的控制失效，控制内容主要包括健全管理制度，调整组织机构设置和岗位职责划分等。通过健全财务管理信息化制度，将医院各项经济活动发生的过程和各个环节都纳入医院财务内部控制；组织机构的设置必须符合医院信息化管理的需要，适应医院整体发展的规模，在本着成本效益原则下精心设置；财务信息化下岗位职责划分主要包括软件开发与系统操作，数据维护与账务审核，数据录入与账务审核记账，系统操作与系统档案管理等都是不相容的，应该建立不相容职务的内部控制制度以相互牵制、制约。

（3）加强财务人员的职业素养培训。医院应该经常性地对财务人员进行专业培训和思想教育，提高对财务管理信息化下的内部控制的认识，提高系统操作的熟练化，规范化，确保核算数据的科学性，准确性，能够给医院领导和各级主管部门提供诸多信息，为医院的管理决策服务。并且能发挥财务工作人员的主观能动性，及时发现问题、考虑问题、出谋划策解决问题，为医院财务活动进行有效的控制、监督。

2.从医院信息系统操作层面看，制定与医院财务信息化管理相适应的系统管理流程和管理模式，规范操作程序，促进内部控制与信息系统的有机结合，实现对业务和事项的自动控制，在利用信息系统对信息进行集成和共享的同时，保证信息系统安全稳定运行，提高财务内部控制的有效性。

（1）财务数据的输入与输出方面的控制。由于信息系统处理数据的速度快，能力强，数据的输入一定要准确，输出的数据要保证可靠，并与输入数据保持一致和完整，以能保证医院管理的需求；数据的输入和输出人员应有专门的授理权限，有权对于输入输出的数据进行校证。

（2）财务数据的处理和修改方面的控制。财务数据的处理控制是指有授理权限的工作人员对数据的可靠性和有效性的控制，主要确认输入数据的真实、准确、及时，数字的核对、有效性检查，文件的标识、长度的检查等；修改方面的控制主要是对于已经存盘的财务信息数据的修改，必须经过报批授权，并应留有记录或痕迹，不允许操作人员直接进行修改操作。对于已经处理成功的财务信息数据应及时备份，防止数据丢失、泄露和传输错误，充分保证数据信息安全。

(3)财务电子信息档案的存储与保管控制。通过计算机硬盘和其他介质存储的各种财务数据都属于财务电子信息档案，另外还包括原始单据和账表等。财务档案应由专门人员负责，做好纸质账表凭证，系统数据软件等财务信息的保管工作，安全保密工作，未经批准不得出借、复制；对于磁性介质的数据实行双备份保管，异地妥善存放，并定期检查复制以防介质损坏，致使财务信息丢失。在财务档案保管到期后，按照会计档案管理规定移交有关部门处理。

3.加强和完善医院财产物资安全的控制。医院的财产物资是医院资金，财物和民事权利义务的总和，保障医院资金和财产的安全，是医院内部控制的重要目标之一。

（1）门诊和住院收费信息管理系统的控制。实行日收日结日交，限定收取现金和银行POS机刷卡权限，限定退费申请权限，限定收费修改权限，并且彼此不相容，收费的录入与核对，票据的入库、领用、退回与报账，报表的审核与票据领用与销号的稽核，系统的操作与维护等等都应是不相容的，达到相互之间的牵制，制约，防漏纠错，另外还有预交款结算的核对，收费项目的核对，收费价格的核对，自动收款机报表与单项收费项目的核对，病员欠费的核对，病人医保结算的对账，报表的连续性的核对等等方面的控制，以保障医院资金收入的安全。

（2）医院的资产、材料、药品的信息管理系统的控制。主要应采取加强财产记录与实物保管的控制，重要的财产文件，合同资料等应留有备份以免记录受损、遗失、被盗；加强定期盘点制度，账实核对，对于信息系统与实物之间有盘盈或盘亏的资产差额应分析原因，查明责任，完善系统管理；另外应加强人员限制，严格限制未经授权人员接触受控制财产，包括对现金、有价证券、存货、药品等变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触，保护资产安全；保证资产、材料、药品的购入和消耗与财务信息系统的生成数据高度一致，使得医院财产物资内部控制安全有效。

综上所述，医院信息化下财务内部控制提高了医院管理的效益，是建立与时俱进的现代化、高效化管理模式的重要特征，同时医院信息化管理下的财务内部控制情况复杂，只有结合医院实际，认真分析，有针对性的采取各种措施，才能保证医院信息化管理系统正常、有效的运行，规避潜在的财务风险，保证国有资产的安全。

参考文献：

高级会计实务科目考试大纲.经济科学出版社

（作者单位：常州市第二人民医院财务科 江苏常州 213003）

（责编：贾伟）