巧用Vlookup函数实现会计凭证打印

很多小微企业不愿意购买财务软件，凭证打印便成为困扰他们的难题。本文通过Excel的Vlookup函数，能够方便容易的解决小微企业的凭证打印问题。并提供两种方式的凭证打印：一种是手工打印，另一种是通过VBA函数控制，批量打印凭证。此方法方便易学。小微企业也可以在Excel中绘制满足自身需求的凭证表格进行打印。

由于记账凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。 其主要作用在于对原始凭证进行分类、整理，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制会计分录，据以登记账簿。因此凭证的规范打印，就相当重要。本文通过记账凭证字段设计、设计思路、凭证打印设计步骤及函数应用、打印设计和批量打印五个方面，并通过表格图片进行详细介绍。

1、记账凭证字段设计

记账凭证字段设计应与实际工作中使用的记账凭证的栏目一致，这样，才能够动态提取相关数据。因此字段应具备以下图1所示内容：①记账凭证的名称；②日期；③凭证编号；④行次；⑤经济业务事项的内容摘要；⑥经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向；⑦经济业务事项的金额；⑧记账标记；⑨所附原始凭证张数。对于财务主管，记账，出纳，审核，制单等有关人员的签章只在打印表格做需求，在字段的设计中不做设置。在 Excel 中新建一工作表，表名修改为“凭证分录表”，设计字段如图2所示，从 B 列开始录入记账凭证各栏目相关数据。

2、设计思路

在“凭证分录表”中的设计难点为一张凭证的唯一性是凭证编号，但一张凭证里的会计分录会有多条记录，如：一借一贷、一借多贷等都涉及到多条记录。可用凭证号与本凭证号里的行号采取文本加的方式，唯一标识出每一条记录，使每一行都能独立进行索引，但每一张凭证的索引都有共性，因此加入“编号行次”字段。按此操作，可以在“凭证打印表”里方便的进行数据定位打印操作。

3、凭证打印设计步骤及函数应用

第一步： 首先填制凭证记录表，在凭证记录表按字段名录入相关的数据。这里面最为关键的是加入了一个“凭证行次”字段，此字段的设立，让函数变得相当简洁，且容易理解。凭证行次字段的数据来自于凭证编号与行次运算。以图2中A3为例，在A3单元格里输入：=B3&C3；A3单元格后面，按此公式做同样设置。

第二步：设置凭证打印表数据公式。

在凭证打印表中的M3单元格里输入，需要打印或查询的凭证编号。在凭证打印表里需要提取的数据主要有两类，第一类是凭证共同信息（包括日期，摘要，附单数量，制单）。第二类是凭证详细信息（包括会计科目，科目名称，借方金额、贷方金额）。对于第一类信息，一旦凭证编号存在则提取本凭证的首行信息即可；对于第二类信息，是每一条记录信息内容不一致，如科目名称等。

在此凭证表中主要运用两个函数，Vlookup、IF、ISNA。IF用于判断，vlookup 用于数据获取，例如获取第1张凭证的日期，在G3单元格，G3单元格是合并了G3：K3，在此单元格里录入“=IF（ISNA（VLOOKUP（$M$3&C5，凭证分录表！$A$3：$I$141，4，0）），，VLOOKUP（$M$3&C5，凭证分录表！$A$3：$I$141，4，0））”，此复合函数首先对能否找到对应“编码行次”进行判断，如果在凭证记录表里查不到数据，则什么都不做，否则就获取本“编码行次”的日期。此公式里“VLOOKUP（$M$3&C5，凭证分录表！$A$3：$I$141，4，0）”中，“$M$3”为凭证编号的绝对引用，便于锁定凭证编号。“C5”是第一行的行号，“$M$3&C5”的运算结果是“11”，“凭证分录表！$A$3：$I$141”是凭证分录表里所有凭证数据，首列数据为“编号行次”，“4”表示返回第4列D列，即“日期”字段。IF语句主要对查找进行判断，ISNA用于判断是否能找到查询的数据，如果找不到，返回TRUE，如果能找到则返回FALSE。对于日期，摘要，凭证张数，制单。都可以用相同函数获取数据，对应的列数分别为：4，5，10，11。对于第二类信息的科目编码，科目名称，借方金额，贷方金额也做同样设置，只是列数分别为：6，7，8，9。然后再对后续的行次进行公式复制。

借方合计金额分别汇总借方的金额合计，用sum函数，以借方合计J12单元格为例，输入“=SUM（J5：K11）”，贷方金额合计可做同样设置。至此，所有打印表格设计完毕。

如果要把多张凭证打印在一张A4上，可以通过复制凭证到后续空白处。但需要调节相应的代码和引用的范围。

4、打印设计

一般情况下，一张 A4纸可打印 2～3张凭证查询单。

操作方法：

第一步，复制第一个表格，粘贴到后面，形成 2～3 表一页纸即可；

第二步，修改每个打印凭证表的数据，第二张表的凭证编号为：第一张凭证编号的数据加1，第三张凭证编号为：第一张凭证编号的数据加2。后面的公式做相应的条凭证编号调整。

第三步，金额单元格设置为：会计专用保留 2 位小数点，合计处加“Y”符号。

第四步，单元格零值去除：文件选项高级勾去零值。

第五步，设置调整打印，能在一页A4打印纸张中能够打印2～3张凭证。

5、批量打印

首先开发工具插入按钮，在合适的位置摆放按钮，并新建按钮Click事件。在其中录入以下语句。

Dim i As Integer '定义循环变量。

Dim j As Integer '定义凭证张数

j = Application.WorksheetFunction.Max（Sheets（"凭证分录表"）.[b：b]） '获取凭证的最大张数

If MsgBox（"开始打印"， vbOKCancel， "提示"） = vbOK Then '是否打印对话框

For i = 1 To j Step 2 ' 按一页A4纸打印两张凭证，步长设置为2

Sheets（"凭证表打印表"）.[m3] = i

Sheets（"凭证表打印表"）.PrintOut '打印

Next

End If

End Sub

程序体中的“'”表示“'”后文字是注释，不在程序中运行。把这样都设置好后，只要一按按钮就会提示是否要 “开始打印？” ，如果选择是，就会从1号凭证一直打印到最大号凭证。

经过上述操作，财会操作人员可最终使用计算机生成记账凭证，再通过打印机完成打印。■

参考文献

[1]李敏.Excel 会计核算中记账凭证查询与打印设计[J].中国管理信息化，2012（17）.

[2]方倩，卢晓强.Excel会计核算中记账凭证的查询与打印设计 [J]. 价值工程，2012（17）.