加强婚姻登记档案管理之我见

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻 、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。婚姻登记档案与人民群众的利益息息相关，婚姻登记档案工作是婚姻登记工作的重要组成部分。本文将以山东省曹县为例浅谈对加强婚姻登记档案管理问题的一些看法，供参考。

一、加强婚姻登记档案管理，服务于和谐社会建设

建设社会主义和谐社会，必须加强社会建设和完善社会管理体系，要以扩大就业、完善社会保障体系，理顺分配关系，发展社会事业为着力点，认真解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题；倡导人与人和睦相处，增强社会和谐基础。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当人婚姻状况的真实凭证。婚姻关系是家庭关系中重要关系成分，是家庭存在的基础，家庭是社会的基础和细胞，家庭和睦自然是社会和谐的基础。因此，作为记录婚姻关系的婚姻登记档案，不仅记录着婚姻当事人的相关信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。由此可见，婚姻登记档案的管理从微观角度事关“人民群众的最直接、最现实、最关心的利益问题”，直接与和谐社会的建设有着密切的联系，从而成为档案工作服务于和谐社会建设的一个切入点。

二、婚姻登记档案管理的现状

《婚姻登记档案管理办法》颁布后，笔者通过调查，发现婚姻登记档案管理普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。

1、多机关分散保管。婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关。民政局的婚姻登记处所形成的婚姻登记档案也是一部分移交给了同级档案馆，一部分保存在本机关，而移交的年限又无统一规定，存在随意性，从而形成婚姻登记档案由乡（镇）、街道办事处、民政局婚姻登记处、档案馆多处分散保管的现状。其它县区也同样是档案馆、民政局婚姻登记处、乡（镇）街道社事办分别保管有不同年代的婚姻登记档案。

2、档案遗失损毁严重。据调查，婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普遍。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，同时也存在人为损毁遗失现象，如本文开篇所载的柳桥乡婚姻登记档案遗失案，就十分典型。

3、档案利用不规范。据调查，婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，多数未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响。

三、曹县在建全和完善档案管理中的做法

今年以来，山东省曹县婚姻登记处严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，强化婚姻登记档案管理软、硬件建设，建全和完善档案管理工作机制，认真做好婚姻档案规范化管理工作。

1、健全制度，完善工作机制。曹县婚姻登记处以《婚姻登记档案管理办法》为基础，先后制定了《档案管理制度》、《婚姻登记印章管理》、《财务管理制度》、《婚姻登记证书管理制度》、《婚姻登记档案工作保密制度》、《婚姻登记档案材料归档制度》和《安全防火制度》等相关工作制度；并严格按照婚姻登记档案管理要求，认真做好婚姻档案资料的收集归档、分类立卷、装订保管工作。同时，曹县民政局高度重视婚姻登记档案管理工作，将婚姻登记档案管理工作纳入年度目标考核体系，建立了分管副局长主抓、婚姻登记员负责落实的工作责任机制，为婚姻登记档案管理工作走上规范化，提供了强有力的领导组织保障。

2、完善设施，提高管理水平。在建立了高标准档案室的基础上，购置了密集架21列，配备了空调、计算机、打印机、除湿器、灭火器和温湿度计等硬件设施，确保了婚姻登记档案的长期保管保存。档案材料都实行立卷归档，专柜存放，在分类归档过程中，婚姻登记员将所有档案材料归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机统一排版、打印，并对所有经整理后的归档材料，全部及时输入计算机进行统一管理，进一步提高了科学管理水平。

3、强化学习，增强业务素质。为进一步促进婚姻登记档案的规范化和科学化管理，曹县婚姻登记处定期组织全体干部职工学习相关业务知识，并将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙，便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。还定期开展婚姻登记档案管理工作分析会，集中对档案管理方面出现的问题进行讨论分析，以便于及时有效解决。

曹县婚姻登记档案的规范化管理为婚姻当事人及时进行查询提供了方便，进一步树立了曹县婚姻登记处为民服务的良好形象。

四、加强婚姻登记档案管理的对策

加强婚姻登记档案的管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是促进民政档案工作规范化管理的需要，是构建和谐社会的需要。

1、加大对婚姻登记档案工作的投入

婚姻登记工作是民政工作的重要工作之一，婚姻登记档案也是民政档案的重要组成部分。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上得到充分保证。一是建立婚姻档案管理工作领导小组。民政部门和乡镇必须明确相应的分管领导，有专兼职婚姻登记档案管理人员，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。二是婚姻登记主管部门要加大对婚姻档案工作的经费投入，改善婚姻档案工作的软硬件条件。三是从事婚姻登记档案工作人员要有相对的固定性，不能频繁更换。

2、加强对《婚姻登记档案管理办法》的学习

婚姻登记机关要采取多种形式加大《婚姻登记档案管理办法》的宣传学习。可以采用召开民政干部大会、张贴标语、发宣传资料等形式宣传学习《婚姻登记档案管理办法》，提高婚姻登记工作人员对婚姻登记档案的管理水平，促进婚姻登记工作人员掌握婚姻登记档案工作体制，明确工作职责，掌握婚姻登记档案归档范围、管理方法，明确婚姻当事人、公检法机关以及律师等利用档案的程序。通过学习《婚姻登记档案管理办法》，使从事婚姻登记档案管理工作的人员掌握婚姻登记档案从收集、整理、保管、利用等环节的工作方法、手段、程序和条件。

3、完善相关工作制度

明确规范化管理婚姻登记档案工作既是一项基础性工作，也是一项政策性很强的工作。要认真贯彻实施《婚姻登记档案管理办法》，从婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作，制定相应的规章制度。如制定档案人员岗位责任制度、档案归档和不归档范围制度、档案立卷归档制度、档案借查阅制度、档案保密制度、档案保管保护制度、档案移交制度和档案销毁制度等，确保婚姻档案管理人员有章可循。还要形成有效的监督机制，保证制度的落实。

4、严格执行《婚姻登记档案管理办法》

婚姻登记机关要改变传统整理婚姻档案办法，严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，将婚姻档案分为四个类，即结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记类、撤销婚姻登记类。在每一类中，按一对当事人为一卷，进行装订；案卷的排列按年度、月份进行；每类从1开始各编一个流水号；装盒按案卷流水顺序号装；根据《婚姻登记档案管理办法》认真填写第每卷的归档内容、档案盒封面、背脊内容等。

5、加强业务指导

婚姻登记主管部门要定期和不定期对婚姻登记中心和乡镇社会事务办公室婚姻登记档案进行业务检查、指导。若发现归档不及时、整理不规范、保管不安全等问题要及时予以纠正。

6、准确及时提供利用

婚姻登记档案管理人员要严格按照《婚姻登记档案管理办法》第十五条的规定，制定相应的婚姻档案利用制度，严格按照利用制度准确、及时地为相关查借阅人员提供利用。

总之，各级档案部门和婚姻登记机关必须遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定，加强婚姻登记档案的规范化管理，有效保护婚姻登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益，立足档案工作实际为构建和谐社会服务。