谈适时制材料采购策略

按照传统的管理模式，在工业企业根据生产的需要外购原材料时，一般首先是使用经济订货批量模型，确定企业采购的最佳批量。随后，采购部门根据已确定的材料品种、规格、数量去联系供货商。下一步是根据几个供货商所提出的价格和结算条件等，进行比较，选择其中较为理想的供货商签订合同，经过提货、发运至企业后，组织人力进行材料检验，检查材料质量、核对数量、规格等是否与合同规定相符，决定是否入库，并根据合同规定的结算条件与供货商结算材料价款。在传统方法下，企业一般持有一定水平的原材料存货，其中除了供日常耗用以外，还包括一部分保险储备。企业与供货商的关系是不确定的，企业所需的材料没有固定的供货商。

这种传统的方法是在接受了生产准备成本或订货成本存在合理性的前提下，发生了企业成本最低的条件，即变动订货成本与变动储存成本、生产准备成本与变动储存成本相等。竭力寻求一个理想的经济存货量的数学模型，结果导致存货控制理论越来越复杂。在完善的市场经济条件下，存货对企业来说就形成一种资源的闲置和浪费。于是世界各国的企业家们都在竭力寻求一种更科学的、资金使用效率更高的进货方式，这对企业提高经济效益具有重大的现实意义。西方发达国家已经取得了很多先进的经验，值得我们学习和借鉴。本文把这种方法的管理思想总结介绍给大家，以供大家参考。

适时制，也称为“零存货”，是指以仓库存储形式的某种物品的储存数量为零，即不保持存货。简单地说，就是及时供应存货，限制存货的积压。既要求企业持有尽可能低水平的存货，以工业企业为例，只在需要的时间购进需要的材料；又不允许企业因原材料供应中断的原因影响到生产正常进行。这就给企业的采购部门提出了很高的要求：一是材料供应的及时性，即必须能够在生产部门有原材料需求时，将所需原材料迅速、准时地采购并运至企业，否则就会引起停工待料现象的发生；二是采购的原材料在质量上必须有保证。比如，虽然采购部门及时将材料运抵企业，但材料在质量或规格上不符合要求，同样不能投入生产。由此原因造成企业延误生产时间的后果是恶劣的。实行适时制企业的产成品存货很少，在销售合同到期时，企业不能按时交货，即使一切顺利，也要经过较长一段时间，不能保证供货的及时性。企业对供货商情况不了解，不可能保证订购材料的质量。为了解决这一问题，适时制为企业和供货商之间建立了一种全新的“利益伙伴”关系。建立这种关系的原则为：

1、在原材料采购上，只与有限数量的，比较了解的供应商发展长期合作关系。当企业提出原材料需求时，采购部门就不必为寻找和选择供货商浪费时间，可以直接与长期合作的指定供货商联系，缩短材料订货时间，同时也节约了订货成本。由于经过选择和长期合作，企业对指定供货商供应的材料、供货商信誉、供货商的服务等都很了解，订购的原材料质量就有了相当的保证，不会因为材料质量问题影响生产。由于货源稳定、质量还有保证，采购部门还可以根据具体情况适当减少对购进原材料进行检验时的抽样样本量，甚至取消检验，降低检验成本。由于企业与供货商之间的合作关系，还可以要求供货商多批次、小批量供应材料，进一步降低企业原材料存货水平。

2、在选择供货商时既要考虑其供货的价格，同时也应考虑其服务质量和材料质量。在选择供货商问题上，价格因素当然起到十分重要的作用，材料进价低，可以有效地降低企业产品成本。但是，供货商服务的质量和所供应原材料的质量，企业也应同样予以重视，这是适时制本身的特点所决定的。

3、建立生产员工直接向经批准的供货商订购生产所需原材料的流程。由于材料的供货商业已指定且数量很少，适时制的采购系统可以要求供货商经常能够一次运送小批量的产品，可能是每周一次、每一天一次、甚至一天几次。这就要求与供货商紧密协作。企业可以与供货商签订长期合作合同，不再在每次订购后与供货商结算材料成本，而在合同中签订采用定期结算方式的条款。当企业生产部门需要某种类型的原材料时，就可以经过企业授权直接与对应的供货商联系，供货商将材料直接运送企业，定期持当期累积的原始凭证与企业结算。这样省去了中间环节采购部门，节约了订货时间，降低了订货成本，增强了原材料供应的及时性。

4、将供货商的供货直接送至生产场所。在传统方式下，企业订购的原材料批量较大，在检验之后，必须入原材料库存放，无形中增加了储存成本和管理成本。在适时制下，只有在生产需要时才订购材料，材料到位后直接投入生产，所以可以要求供货商直接将材料运抵生产车间堆放。这样做的好处有：缩短了从订购到投入生产的时间，增强了供货的及时性；生产工人直接从车间取得材料，缩短了搬运距离，节约了人工搬运成本。

5、为达到缩减原材料存货的理想效果，企业和供货商都需要付出很多努力。制造企业和供货商必须建立相互信任和信心，供需双方必须要有团队精神。制造企业在选择供货商问题上应慎重、全盘考虑，侧重的因素主要包括供货的价格、质量和及时性。供货商确定以后，应和供货商签订长期合同，直接与固定供货商联系原材料的购进。生产员工也必须参与决策。原材料的供货商必须明确一点：供货商的经济利益是与购货商的经济利益密切相关的，供需双方紧密的长期合作关系对双方都是有利的。适时制的目的也并不是要把存货的仓储成本转嫁给供货商。买方提供给卖方的生产计划信息同样可使供货商减少存货，并最终使成本最小化。这样，供货商就能够保持经常性的小批量生产，而不是间歇性的大批量生产。

美国的施乐公司在很多年前就尝试实施适时制，实行适时制采购以后，取得了显著成效。该公司从5000个供货商中选出其中的260家，经过几年的努力，到1985年该公司已取消了3A指定供货商所提供原材料的检验，这些免检的原材料涉及公司90%的产品。同年，该公司选择了25个质量合格且距离公司不远的供应商进行适时制采购试验。公司每天用卡车从这25家供货商运来一天所需的原材料，取消了检验环节，卡车直接把原材料运至生产场所，消除了收货、入库等环节，减少了仓库占用。公司以盛装原材料的塑料容器代替看板，当容器送达供货商，就起到了订单的作用，简化订货程序。该公司实行上述措施后，原材料库存大幅度下降，进货价格也下降了40%～50%。

适时制的策略在其本质上可以说是一种思想，而非数量模型，并不是存货真的等于零。我们应学习的是努力降低存货、提高质量和效率、不断改进的精髓，将这种先进的管理思想与企业的实际情况结合起来，达到提到经济效益的目的。