关于强化事业单位电子档案管理策略的思考

【摘要】随着信息技术的快速发展，人们对信息需求量不断增加，在这种情况下，电子档案应运而生，这使档案不再局限于纸张上的记录，电子档案已开始日益取代传统的纸质档案。相较于传统的纸质档案管理工作，电子档案管理工作具有自身的特点。文中分析了事业单位电子档案管理的优势，并进一步对强化事业单位电子档案管理的策略进行了阐述。

【关键词】事业单位；电子档案；管理；策略

在我国目前的事业单位档案管理中，电子档案数量越来越庞大，其以高效性和便捷性有效的促进了档案管理工作的进步。电子档案不仅将纸质档案存储记录的优点都涵盖在内，而且其存储功能更具全面性，具有省时省力、便于查找的特点，而且信息具有较强综合性，不仅有利于档案信息利用率的全面提升，而且档案管理人员工作强度有了大幅度的降低，相较于传统的纸质档案，电子档案具有非常大的优势。

一、事业单位使用电子档案管理的优势

（一）方便、高效、快捷

档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、强化事业单位电子档案管理的策略

（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

（二）加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

（三）培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。

（四）加强对基础设施的管理

电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。

（五）确保电子档案管理工作的安全性

电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，要进一步对电子档案管理法律法规进行完善，确保网络环境的安全性，从而为电子档案信息的安全奠定良好的基础。

三、结束语

相较于传统档案，电子档案具有诸多优势，与现代社会发展需求具有较好的适应性。但当前事业单位电子档案管理工作中还存在一些不完善的地方，这就需要电子档案管理人员要不断提高自身的综合素质，同时事业单位还需要进一步完善相关的管理制度，确保电子档案管理的规范化和标准化。

参考文献

[1]高培军.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].青春岁月，2012（24）.

[2]林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].才智，2012（30）.