加强婚姻登记档案管理提升档案馆公共服务功能

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。它是婚姻登记工作的原始记录，是证明当事人婚姻状况的真实凭证，具有重要的凭证作用。作为记录婚姻关系的婚姻登记档案，不仅记录着婚姻当事人的相关信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。近年来，各地档案馆不断提出公共服务的理念，将公共服务作为档案馆主要的工作宗旨。因此，我市档案馆应切实转变思维方式，创新服务理念，树立以人为本，为公众服务的思想理念，坚持一切为了人民大众的利益，为社会公众的信息需求所服务，大力加强婚姻登记档案的管理，提升档案馆的公共服务功能。

一、我市档案利用工作呈现新趋势

随着经济建设、城市建设步伐的加快，人民生活水平的不断提高，档案馆的进一步开放及公众档案意识的不断增强，我市的档案利用工作呈现出新的趋向。一是个人利用档案数量迅速增长。2005年市档案馆共接待查阅档案378人次，其中个人查阅147人次，占45％；2006年，全年利用档案1083人次，其中个人查阅783人次，占72％；而今年1～5月份，在498人次档案利用中，个人查阅的就有410人次，占82%，所占比例迅速提高。二是个人利用档案内容相对集中。仅以今年5月份为例，市档案馆共接待查档116人次，其中查阅利用婚姻登记档案的112人次，占95.5％。三是利用的目的有新变化。如以前查阅婚姻档案的目的主要是为离婚，而近期利用婚姻档案不仅仅是为此目的，很大一部分人是为了购房贷款、外出务工、租房、孩子上学、办理户口转移登记等等。

这次档案馆人气的大幅上升，与八十年代我市编史修志引起档案利用高潮有很大不同，它并不是某一项具体工作的带动，从总体上说，这是经济社会发展的必然结果。档案馆的利用者越来越多元化，公民个人开始成为档案馆利用者的主体。近几年来，我市档案馆积极拓展收集渠道，注意收集与人民生活密切相关的档案信息，提高档案馆档案信息的实用性。自2005年末市档案馆开始陆续接收民政局移交的婚姻登记档案，截至目前已接收了4400卷婚姻登记档案。婚姻登记档案的移交进馆，进一步改善了馆藏结构，使档案馆对外开放有了资源基础，档案资料能实实在在地为老百姓排忧解难，上门查档的人自然也就多起来了。档案馆利用工作的新趋势告诉我们，在全面建设小康社会、加快基本实现现代化进程中，人民群众的档案利用需求增长迅猛，作为档案馆，要努力塑造亲民、为民、便民、利民的档案馆新形象，真正做到“馆为民所开，档为民所用”。

二、婚姻登记档案管理现状

市档案馆在接收婚姻登记档案后，在对其进行整理、利用时发现，目前我市的婚姻登记档案管理存在很多问题。一是婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。以东山区为例，市档案馆接收该区民政局移交的婚姻登记档案时间跨度为1963年至2004年，其中，东山区红旗乡婚姻登记档案1963年仅有一卷，而1964年至1967年四年的婚姻登记档案全部遗失。在我市六区民政局移交的婚姻登记档案中，市区的大多是1982年以后的档案，并且各区不同年代仍存在着丢失现象。很多档案都有虫蛀、水浸、破损甚至缺页现象。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的。二是婚姻登记档案自身不规范。有的登记人姓名出现多个版本；有的与身份证不符；有的没有登记时间；还有的婚姻登记编号顺序混乱，甚至出现重号、漏号现象，而且很大一部分婚姻登记档案没有卷内目录，这些都给提供利用增加了难度。三是在提供服务利用上，检索效率偏低。近两年来，婚姻登记档案的利用率逐年提高，来档案馆查阅利用的人数不断增加，由于种种原因，一些利用者对原登记的时间和地点记忆模糊。大家知道，婚姻登记档案数量大，而我市档案馆目前还是传统的手工检索，这就造成查阅的范围很大，难度也很大，传统的检索手段，既费时、费力，还可能出现查不到的情况。

三、加强婚姻登记档案管理的几项措施

2006年1月23日，国家民政局、国家档案局联合颁布《婚姻登记档案管理办法》，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。因此，档案部门必须遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定，加强婚姻登记档案的管理，切实提升档案馆公共服务的功能。

一是广泛宣传切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，严格依法办事。《婚姻登记档案管理办法》是我国第一部关于婚姻登记档案管理的法规性文件，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。档案行政管理部门应当抓住这一契机，广泛宣传并切实贯彻执行，推动婚姻登记档案的规范管理。充分利用各种途径广泛宣传《婚姻登记档案管理办法》，让广大市民了解《办法》，让婚姻登记档案管理人员掌握《办法》，强化他们的科学管理意识和依法利用意识；及时组织婚姻登记档案管理人员认真学习《办法》，逐条领会要求，掌握技术规范，重点是婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用。

二是要突破法规限制，提前接收档案，提高馆藏的“新鲜”度。婚姻档案是百姓常用的档案，可以提前进馆。同时对所有进馆档案进行规范整理，对进馆的婚姻登记档案全部拟写标题，重新编号，编制目录，确保档案规范。

三是严格依照《办法》规定，开展婚姻登记档案的查档服务工作。《婚姻登记档案管理办法》第十五条对婚姻登记档案的利用作出了明确规定：要求婚姻登记档案管理部门应当建立档案利用规章制度，明确办事程序；对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门、律师及其他诉讼人、其他单位组织和个利用婚姻登记档案，分别作出实体性和程序性要求，并规定利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开登记内容，不得损害婚姻当事人的合法权益；婚姻登记档案不得外借，复印时应加盖档案保管部门印章。因此，我们在开展查档服务时，必须严格遵守上述规定。

四是实行微机管理。为简化调档程序，为利用者提供更加方便、快捷、有效的服务，档案馆应组织人员，集中时间对所有进馆的婚姻登记档案全部进行数字化处理，全面实现婚姻登记档案的微机检索和管理。只要利用者能提供登记人姓名，并确定档案的形成单位已将这部分档案移交档案馆，就能迅速查到需要查找的信息，从而能大大减少查阅时间，提高工作效率，查全率、查准率可达100%。