人事档案管理系统分析

时间行进到21世纪，以计算机技术为主体的高新技术群体已经将触角深入到国发经济的方方面面。在市场经济的大环境下，越来越多的人士逐渐认识到用计算机技术进行管理，交流的便捷。基中最突出的是要算在企事业单位的人事档案的计算机管理了。

人事档案数据库管理系统是一个为适应当前各个行业对人事信息管理的需求而设计开发的软件系统。整个系统有数据库文件和数据库管理系统两大部他构成。是管理分类人事档案信息的大本营，而数据库管理系统是用来为数据库中的各种资料进行各种基本操作和管理。

1 总体结构和主要功能

人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。主要是为人事档案进行服务，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能。（1）灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。（2）多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中的种种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。（3）具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。（4）具有分类统计，使用表格显示的功能，该统计表格可根据数据库中记录情况的变化而变化。（5）具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。（6）具有辅助表格管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。

2 各模块功能

2.1 用户管理

整个人事管理系统由多个功能模块组成，不同的模块完成不同的功能，所以可以为不同的职工分配不同的功能，使其具有不同的权限，完成其权限所对应的功能，从而很好地管理好整个系统。可进行如下的操作。（1）增加：增加一用户。可输入新用户的内容，如：用户名称，密码和权限。所输入得登录名一定不能重复。（2）修改：修改用户设置。可修改选中用户的用户名，密码和权限，每一权限对应系统菜单上的一项功能，可为该用户选择任意的权限。用户在使用本系统时，要求输入用户的。口令，为了安全，用户需建立一个只有自己才知道的特殊口令。

2.2 辅助表管理

辅助表管理功能是高级管理员及中级管理员拥有的权限，它的功能是对数据库进行新表的添加。主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。通过它的这个功能可以有效的对本单位人事部门的扩充进行及时的计算机管理。只要管理员进行简单的数据字段添加即可。

档案编辑中有4个子模块。他们是档案卡片、个人简历、家庭成员、历史档案等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。（1）档案卡片管理。对全部员工的信息进行浏览；添加记录；对员工的详细资料进行修改；删除员工记录；按编号进行查找，快速查找该员工的详细资料；按某一字段的内容进行筛选，筛选最后的结果是将和所选内容相同的全部找到。（2）个人简历管理。该模块与档案卡片管理类似，但是在界面设计上有―些不同，可以对员工个人简历进行全局浏览。除了浏览信息的功能外，还有―些基本操作的功能，快速查找该员工个人简历的资料。（3）家庭成员管理。对全部员工的家庭成员信息进行编辑，浏览；实现方法同个人简历功能实现的方法一样。（4）历史档案管理。对于一些从档案卡片中删除的员工信息记录，需要存下来以供将来进行统计。此模块的主要功能就是完成对从档案卡片中删除的员工信息记录的保存工作。

2.4 档案查询

对档案卡片的查询功能，包括唯一条件查询和模糊条件查询。该模块的主要分为两部分：一是完成选择要查询的字段、条件操作符等功能；二是用来显示用户进行查询的完整条件及查询、退出按钮。当查询的条件选择完毕，点击确定按钮，在显示部分显示出来后，点击查询按钮才正式完成该模块的查询功能。会调出另外―个窗口来显示用户所要查询符合条件的所有员工的资料。

2.5 档案统计

2.5.1 综合统计：综合统计中将单位内所有的人事信息进行全面的统计。该模块主要是综合各方面的人数统计；对各部门的人数、符合档案卡片中各字段条件的员工人数、各年龄段人数以及工龄段人数等的统计。并且本查块提供重新统计功能，方便在一定时间段内对各项人数的进行更新，保持数据库中数据的即时性。

2.5.2 单项统计：是按各单项条件对人数的统计功能。分为四部分：在选择分组统计的字段，一次只可选择一个字段；可选择统计条件，包括条件操作符及条件值；可选择统计是否包括平均工资汇总及工资总额汇总；可显示要统计的完整条件，每完成一项选择，要点击确定按钮，各条件才能在右下角显示出来以供统计。可同时选择分组统计、条件统计、工资汇总，也可只选择一项来进行统计。

2.5.3 图表统计：将各类统计表格化。用户可以选择按性别、政治面貌、职称级别或学历进行人数统计。