城建档案管理不足及策略

本文作者：于勃作者单位：齐齐哈尔市城建档案馆

在思想上加以重视

长期以来，大家对档案的收集利用投入的精力较多，而对档案的安全管理重视不够，这样一旦发生安全事故，将造成无法挽回的损失。因此，必须在思想上对城建档案的安全管理工作给予足够的重视，加大宣传力度，无论从思想上还是行动上，都要将安全工作尽快提上日程。否则，一旦这个环节出现纰漏，造成档案损毁或档案信息丢失，管理、利用等其他环节的工作将成为无本之木、无水之源。此外，还要培养一支懂技术、会管理的人才队伍，为档案安全管理工作服务。

在制度上加以完善

要建立安全应急处置机制，对可能发生的由各种自然或人为突发性事件引起的档案灾害加以预防，从信息预警、应急准备、应急处置等方面入手，建立严格的突发事件防范和应急处置责任机制。信息预警指在某个特定条件下为将要发生的事件或已经发生的重大事件给出提示信息，提示档案管理者针对灾害情况采取相应措施，实施相关处理。要与当地的气象、地震、公安等部门保持良好的沟通，及时掌握灾害警示信息。要从思想、组织、措施、技能、物质等各方面为突发事件做好应急准备，如制订应急计划，准备好应急物资，将重要档案以光盘、磁盘的方式进行备份，以便转移时携带方便。要建立突发事故应急处置领导小组，明确各成员的分工，制定对各种突发事故的应急处置方案，并按照方案经常性地开展模拟演练，确保突发事故出现时大家能熟练应对，将事故造成的损失降低到最小程度。

在技术上加以保障

要做好城建档案的安全工作，还要有适当的技术措施加以保障。长期以来，城建档案以纸质文件形式存在，而随着计算机及网络技术的发展，部分城建档案以数字信息的方式保存，这样就要求同时做好纸质档案和数字信息的保管工作，采取适当的技术措施加以保障。档案库房是档案的存放基地，是档案安全管理的重要环节。库房建设必须符合档案安全保管条件，具备防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠的功能。有条件的单位，可以安装监控和防盗报警系统。电子档案的长期保存受多种条件制约，包括载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期等。这些因素处置不当，可能会造成档案信息的损害和丢失。计算机病毒对城建档案信息也存在着一定的危害。为保证城建档案的安全，要设计、开发、利用好数字档案管理系统，将纸质文件、照片等转化成数字化介质保存、保管，并要做好档案登记备份工作，重要城建档案备份后可移交综合档案馆保管。