高校后勤建立ISO9000质量管理体系研究

2019-05-22 版权声明 举报文章

高校后勤建立ISO9000质量管理体系研究

摘要:在高校后勤建立ISO9000质量管理体系,是提高后勤管理水平的需要,是实现“三服务两育人”的需要,是高校后勤社会化改革的需要。建立、完善ISO9000质量管理体系一般要经历策划设计、培训辅导、文件编写、试运行、体系认证五个阶段,同时应避免贯标目的偏离、贯标过程消化不足以及全员参与不够的误区。

关键词:高校后勤;ISO9000;质量管理体系

ISO9000质量管理体系标准是2000年12月15日由国际标准化组织正式的。它总结了当代世界质量管理领域的成功经验,应用当前先进的管理理论,以简单明确的标准的形式向世界推荐了一套适用的管理方法模式。它是世界上唯一被承认的质量认证体系,目前世界上已有150多个国家采用该系列标准。为消除后勤对高等教育发展的“瓶颈”制约,在高校后勤社会化改革进程中,许多有识之士不约而同采取了在后勤建立ISO9000质量管理体系的做法,以实现后勤管理的规范化、制度化和科学化。

一、高校后勤建立ISO9000质量管理体系的必要性

随着ISO9000标准在各国的深入推广及广泛应用,以ISO9000质量管理体系标准为基础的第三方认证在我国迅速发展,就高校后勤而言,引入ISO9000质量管理体系的必要性主要有以下三点:

(一)提高后勤管理水平的需要

在计划经济的管理体制下,计划是高校后勤资源配置的主要方式,行政干预是其运行的主要机制,多年来形成了服务不讲成本,劳动不讲效益,管理不讲科学的状况。尽管这几年进行高校后勤社会化改革,情况有所改善,但高校后勤管理沿袭计划经济管理模式,工作随意性大、成本高、缺乏统一的质量标准、运行效率普遍低下等现象依然存在。因此,在这种情况下,引入ISO9000质量管理体系标准,对提高后勤的管理水平以及建立现代高校后勤管理制度无疑是十分有益的。

(二)实现“三服务三育人”的需要

我国高校后勤应坚持“三服务三育人”的宗旨,即必须坚持为教学、科研和师生员工服务,坚持管理育人、服务育人和环境育人,这是由高校后勤“经济属性、教育属性”的双重性决定。在后勤社会化进程中,这一宗旨应成为后勤集团企业文化的一部分,否则高校后勤就失去了其核心的价值。

(三)高校后勤社会化改革的需要

高校后勤社会化改革就是要让学校参与社会分工,减轻自身负担,实现管理的最优化,突出教学在学校中的中心地位,实现后勤管理模式和运行机制的转变!为实现社会化目标,必然要求高校后勤组织从传统的行政组织向新型的经济组织转变,从行政管理方式向经济管理方式转变。因此借鉴现代企业制度就显得尤为重要。而引入ISO9000质量管理体系是引入现代企业管理制度的一种有效途径,是实现高校后勤的规范经营和跨越式发展的必然

要求。

二、高校后勤建立ISO9000质量管理体系的可行性

(一)高校后勤的质量管理体系是客观存在的

事实上,每个组织都客观存在着自己的组织结构、程序过程和资源,都客观存在着自己的质量管理方法、模式和体系。也就是说,所有的高校后勤不论它的管理是有效、完善,还是松散、滞后;不论它的管理制度是正式的和成文的,还是非正式的,实际上都有一种质量管理体系客观存在。这种客观存在正是引入ISO9000质量管理体系的现实基础。

(二)正在进行的后勤社会化改革为

ISO9000质量管理标准的引入奠定了基础

自从我国高校后勤实行社会化改革以来,不管是后勤领导还是一般员工,其服务意识、市场意识,包括个人危机感都大大增强,从思想上基本具备了推行标准化管理的基础。在近几年的后勤改革过程中,后勤的政企分离、服务部门的整合都达到了一个相对合理的局面,而且基础设施也得到相对优化。因此无论是从人员思想还是从服务性支持来说,高校后勤引入ISO9000质量管理体系都是可行的。

(三)通用性是高校后勤引入ISO9000质量管理体系的重要保障

高校后勤管理点多面广,涵盖餐饮、水电、图书代办、物业、商贸、物流、幼教、印刷等多种行业。管理者要做到行行精通的确不现实,但借助ISO9000质量管理体系可以把后勤所有行业、所有部门都纳入一个统一的体系之中进行规范管理。ISO9000族标准覆盖物业管理、印刷业、宾馆及餐馆、发电及供电、医药品等39个行业。高校后勤所管理的各个行业,它都能覆盖。这种极具通用性的管理模式给高校后勤建立ISO9000提供了重要保障。

三、高校后勤建立ISO9000质量管理体系的一般过程

建立、完善ISO9000质量管理体系一般要经历策划设计、培训辅导、文件编写、试运行、体系认证五个阶段。

(一)策划设计阶段

该阶段主要是做好体系诊断、建立贯标机构、列出文件清单等几项主要工作。体系诊断包括确定后勤主要的工作流程、哪些是关键过程、哪些是薄弱环节、主要的接口是否协调;各部门、各岗位的职责与权限是否精干有效,有无职责交叉不清、人浮于事等内容。为此,要和请来的咨询专家一起通过查阅文件资料、召开座谈会等方式了解后勤的整体情况,调查、总结现有组织结构存在的问题;了解最高管理者经营观念和对品质系统的期望;并对以前的管理工作进行诊断,发现问题,提出意见,在此基础上写出体系诊断报告。建立相关的贯标机构包括任命管理者代表、确定ISO认证小组、讨论质量管理组织机构初步方案、初步确定质量管理体系职能部门、进行职能分工等工作。要列出的文件清单主要是指质量手册框架、程序文件清单和工作文件类别。

(二)培训辅导阶段

人是质量体系中最根本最重要的要素。人的理念、思维和行为都会直接影响质量体系的有效运作,因此要根据不同的目标对不同的人群进行培训。

对后勤领导宣讲ISO9000质量管理的知识和观念,要结合体系诊断的结果以及高校后勤的实际情况,让他们了解后勤存在的问题,为建立一套有序高效的管理体系打下良好的基础。

内审员是申请认证的组织在起草ISO9000质量管理体系文件时的主要编写人员,对体系的建立和实施有着举足轻重的作用。确定内审员时,应包括后勤各实体的中层干部、技术骨干、文件编写员等。培训内审员必须使其通过认证培训机构的统一考试、获得国家承认的内部审核员证书。

全员培训应该让全体员工对于ISO9000的基础知识有基本的了解,但最主要的内容应是指导实践的工作手册,对涉及自己岗位的职责、作业指导书、管理规定等内容则要烂熟于心,不仅要能理解,更应会操作。

(三)文件编写阶段

ISO9000质量管理体系,实际上是一种文件化的管理体系。所谓文件化管理体系就是要求将质量管理体系以文件形式表达出来,形成一套书面的体系文件,并以此作为质量管理体系运行的准则及其运行状况审核的依据。因此建立一套规范、完整、适宜的文件化管理体系是十分重要的。

编制体系文件需要对高校后勤原来的管理系统进行重新构思、规划和设计,使编写和使用文件成为具有动态的高增值的活动。

首先,编写时要把握好以下四个依据:ISO9001:2000《质量管理体系要求》或ISO9004:2000《质量管理体系业绩改进指南》;有关高校后勤的政策与法律法规;高校后勤有关的国家标准和行业标准;高校后勤以往的规章制度等。

其次,在编制体系文件时应注意以下五大原则:指令性原则。体现此原则,要做到内容正确、措辞严谨、概念准确、表达清楚、界定清晰,绝对不能模棱两可。系统性原则。体系文件必须强调内容的系统性和完整性,不可任意删减ISO9001中规定的要素和内容。此外,文件之间的支撑关系必须清晰:程序文件必须支撑质量手册,作业文件必须支撑程序文件。协调性原则。体系文件中质量方针和目标、质量手册、程序文件和质量作业文件及记录要协调一致,不产生矛盾,而且要各自为实现总目标承担好相应的任务。具体来讲,对同一活动决不容许在不同的文件中做出相互矛盾或者重复的规定。继承性原则。按照ISO9000标准来建立健全质量体系,并不是要把高校后勤的管理全部推倒重来,而是要在已有的基础上使之规范化、科学化。因此要从高校后勤的实际出发,总结以往的经验和良好做法,比较与ISO9000标准的差距,找出存在的问题,摒弃那些落后的、不符合标准要求的习惯和规定。可操作性原则。质量管理工作能否取得实效,关键在于体系文件能否得到有效实施。而体系文件得到有效实施的前提是其本身具有可操作性。为增强可操作性,体系文件在最终定稿前一定要认真征求有关部门、人员的意见,尤其是一线人员的意见,从而更好地保证文件符合实际、并有利于后的贯彻实施。

具体编制时,必须用文件的形式明确要开展哪些后勤服务和后勤保障活动,活动的目标及开展的程序,由谁来做、谁来查,做完之后怎样记录,如何分析和评价,如何进一步提高等等。为构筑一个科学的后勤质量管理体系,质量手册和程序文件可由后勤集团统一组织制定,其余的工作手册和质量记录表格则由各个实体部门(中心)制定,从而保证体系文件在总体上和原则上满足ISO9000标准,在方法和具体做法上又符合本单位实际情况。

(四)试运行阶段

体系试运行的主要目的是检验编写的文件是否有效、过程的运作是否协调。体系试运行阶段的重点在于执行。在试运行期间,高校后勤应该做好信息的收集、分析、传递和处理,这样才会发现暴露出的诸多矛盾和问题。最后根据出现的问题,对文件进行修订,修改文件中无法执行或不具有可操作性的内容。

(五)体系认证阶段

在质量管理体系试运行后,若通过内部审核、模拟评审认为组织的质量管理体系是有效的,就可以向认证机构申请认证。在通过审核后,获得质量体系认证证书,随后,保持质量管理体系的有效运行。这是一个循环往复的过程:质量管理体系有效运行、持续改进,同时接受认证机构的监督审核和管理,体系认证证书届满,重新申请认证。

四、高校后勤建立ISO9000质量管理体系应避免出现的误区

(一)贯标目的的偏离

ISO9000质量管理体系之所以成为各类企业、各类组织提升竞争力的首选,其原因有二。一是由于ISO9000有先进的管理思想和管理机制,它的引进可以提升组织的管理水平、管理效率,增强竞争力。二是由于ISO9000是一种通用的国际标准,已经具有了相当的国际权威,就像肯德基、麦当劳一样在世界范围内都有很高的知名度和竞争力。因此它的引进可以快速提高组织的知名度,获得社会各界的信任和支持。若高校后勤在引入ISO9000时,只看重其国际品牌的影响力,只看重其宣传功能,肯定会陷入为认证而认证的泥沼。若为了通过认证,甚至不惜努力寻找一些投机取巧的捷径,制造假文件和一些假记录等等,则必然会给高校后勤带来负面影响,产生很大的弊端。

(二)贯标过程消化不足

倘若建立体系过程中对标准理解不够、消化不足,则可能导致引入的ISO90000质量管理体系只是对照标准进行的简单模仿,建立的体系文件往往与后勤自身的实际情况脱钩;或者过分依赖咨询公司。

(三)全员参与不够

全员参与是ISO9000八大原则中的第三条。ISO9000标准认为:各级人员是组织之本,只有他们的充分参与,才能使他们的才干为组织带来收益。员工是企业之本,企业的一切目标是依靠企业的每一个员工来实现。因此,高校后勤在开始建立ISO9000质量管理体系时就应该让所有人员参与,而不是把这项工作安排给某个部门或某些人负责,其他人员就不管不顾;也不是等各种文件都制定好了,再安排全体员工学习、执行,这是对全员参与的一种误解。

综上所述,在高校后勤建立ISO9000质量管理体系是后勤改革的发展方向,也是提高高校后勤管理水平和后勤服务质量的有效途径。高校后勤运用ISO9000质量管理体系的全新管理理念时,应将质量标准融于日常管理工作中,规范管理,提高后勤服务整体水平,增强服务能力,不断提高后勤服务满意度,使后勤服务保障机制更加适应高校教育事业的发展需要,使高校后勤服务工作迈上新台阶。

(作者单位:南华大学后勤服务集团)

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