谈旅游部门档案管理

近年来，随着旅游业的快速发展，旅游部门档案管理工作逐渐提到了重要议事日程。旅游部门均是近些年来逐渐成立的机构，旅游行业也可谓新兴行业，很多旅游档案的收集与管理仍处于摸索阶段。因此，加强和规范旅游档案管理，对于适应和促进旅游业快速发展有着重要的现实意义。

一、旅游部门档案资料的形成和分类

（一）旅游档案类型

1.按照旅游部门的职能，旅游档案可分为政务人事类、旅行社类、旅游饭店类、旅游景区类、乡村旅游类、旅游商品类、大型活动类、旅游统计类及宣传类等。

2.按照载体，旅游档案又可分为请示、批复、策划方案、讲话稿等纸质档案，而且还有录音、录像、照片等声像档案；以及邀请函、签到册、旅游纪念品等实物档案。

（二）旅游档案的内容

虽然旅游部门各项业务发生的时间、地点、内容、形式、载体各有不同，但同时也有一定的普遍性，即所形成的档案、资料都具有阶段性特点。各个阶段各个类别形成的档案资料共同构成旅游部门的全部档案。

1.政务人事类档案。主要是当地党委政府和上级主管部门的重要通知、文件、人事任免、党务政务信息、重要会议纪要、各项规章制度、财务财产管理等；

2.旅行社类档案。主要记载各旅行社申报、验收、审批、年检、主要业绩、质量保证金使用以及投诉处理等情况；

3.旅游饭店类档案。主要记录各星级旅游饭店、星级旅游餐馆、旅游定点饭店等单位的申报、验收、审批、年检、主要业绩、旅游团队接待情况以及旅游投诉处理的情况；

4.旅游景区类档案。主要记载各A级旅游景区申报、验收、审批、复核、主要业绩、人才培训、项目建设投资情况、旅游景区规划与实施情况、旅游景区宣传推介计划和实施情况、旅游团队接待情况以及旅游景区投诉处理的情况；

5.乡村旅游类档案。主要记载各旅游强县、旅游强乡镇、旅游特色村、农家乐、工农业旅游示范点、休闲渔业旅游示范点等申报、验收、审批、复核、主要业绩、人才培训、项目建设投资情况、乡村旅游区规划与实施情况、乡村旅游区宣传推介计划和实施情况、旅游团队接待情况以及旅游投诉处理的情况；

6.旅游商品类档案。主要记载各旅游商品、旅游纪念品生产、销售单位开发、生产和销售情况；参加各类旅游商品创新大奖赛获奖情况以及当地旅游部门采用情况。

7.大型活动类档案档案。主要记载市内举办大型活动情况，还要记载参加省旅游局、国家旅游局以及其他省市举办的大型旅游会展活动情况。

8.旅游统计类档案。主要记载各旅游饭店、旅游景区、旅行社、旅游强县、旅游强乡镇、旅游特色村、农家乐、工农业旅游示范点、休闲渔业旅游示范点等以及所有涉旅单位按照接待人数、旅游收入、综合收入、项目建设投资等进行月报、季报、年报等情况。

9.宣传促销类档案。主要记载当年旅游宣传促销计划及专项经费落实情况，参加各类级各类媒体宣传促销活动开展情况等。

10.电子档案类。随着办公自动化的快速发展，旅游部门电子文档资料逐步增多。电子档案除记载重要电子文档资料外，还有对上述各类纸质档案按照类别、发生时间顺序等进行目录登记。

（三）旅游档案的价值

完整的旅游档案反映了旅游管理部门的重点工作，其形成的档案资料一般价值较高。每年都形成不同的档案资料，都为下一年旅游工作计划的制订和开展提供了重要的科学依据。

二、旅游档案的收集方法

（一）要有超前意识，提前介入。档案收集各科室与局人事组织部门及时沟通信息，针对各科室的业务特点确定收集范围、明确归档制度，提到议事日程，纳入相关科室及有关人员的工作职责，尽量把问题解决在归档前。

（二）主动收集。在收集前，要深入了解各科室、各县区日常旅游业务，主动收集掌握涉旅相关材料，以保证归档文件的齐全完整。

（三）全过程跟踪收集。对于开展旅游业务过程中产生的重要文件要设专人负责并及时收集，从旅游业务活动开始档案管理人员就全过程跟踪服务，随时指导旅游档案资料的收集整理工作。

（四）检查验收。旅游档案应按照收集范围和归档制度的要求逐项检查收集是否齐全，指导整理归档后应与人事组织部门办理相应的移交手续。

三、旅游档案资料收集工作的几点建议

（一）旅游档案工作制度化。旅游业务部门在发生重大业务活动时要向市档案管理部门进行备案，以便档案管理部门对所形成档案资料的监督、指导、管理。

（二）设立专门收集人，建立收集工作网络。各级旅游部门要明确一名领导主管档案工作，在各业务部门设立专兼职档案员作为档案收集、整理的直接责任人，对其进行档案业务培训，使其有能力按照档案收集的要求负责收集和整理活动中所形成的档案、资料。

（三）加强多种载体档案和电子文件的收集。在相关部门的帮助下根据不同载体和电子文件的特点，制定具体的收集归档方法，逐步形成旅游部门多种载体和电子文件收集归档的标准。

（作者单位：山东省菏泽市旅游局）