基于新形势之下企业办公室管理研究

【摘要】在一个企业中，办公室发挥着综合管理部门的职能，起到了沟通上下、协调左右的重要作用，是企业各项工作正常开展的连接与纽带。办公室管理水平的高低，将对企业的形象以及各部门的工作效率产生直接而深远的影响。新形势之下，随着经济的不断发展，在企业中，各部门对办公室的依赖性也在与日俱增，做好办公室管理工作已经刻不容缓。本文从办公室的作用展开研究，重点探讨了有关加强办公室管理的具体措施。

【关键词】新形势；企业；办公室；管理

一、新形势之下企业办公室的重要作用

随着市场竞争的不断加剧，企业将面临越来越多的挑战。企业若想实现可持续发展，就不得不加强内部管理工作。企业综合管理离不开办公室这个基础性机构的支持。办公室管理水平的高低、管理质量的好坏将会对企业方方面面的管理工作产生直接而深远的影响，当然也包括业务工作的开展。当前，办公室一方面承担着管理事务、提供服务、参与决策的等重要职能，另一方面还发挥着引导企业综合管理工作不断优化的重要作用。对于企业而言，可将办公室的作用概括为两点：一、纽带作用；二、参谋功能。

1.1纽带作用

在企业之中，办公室发挥着重要的纽带作用，有效连接着各个工作人员以及不同职能部门，肩负着上下互通消息的重要使命，另外，还具备一定程度的宏观调控以及综合权衡的职能。所以人们将办公室看作是一个有效的协调部门。在决策的组织实施过程中，办公室发挥着类似中介性质的作用，一方面要详细了解基层部门的实际情况，并将这些情况如实地反映给领导者、决策者；另一方面，决策制定完成后，办公室要观察决策的具体执行情况，发现问题及时汇报，方便决策的调整。

1.2参谋功能

新形势之下，办公室仅仅具备纽带作用是远远不够的，办公室还应具有一定的参谋功能，具体表现在以下几个方面：一、办公室应准确、及时、全面地收集信息资料，并将其提供给企业的决策层，为各种决策的制定提供事实依据；二、办公室应紧紧围绕企业的中心工作来开展自身的工作，如各种调查研究，并将调查研究结果上报给领导层，方便企业中心工作的开展；三、办公室应该在领导的指挥下负责各类重要文件的起草，并落实各种决策的制定与执行情况；四、办公应该能够针对企业当下所面临的重要问题给出合理性的建议。

二、新形势之下做好办公室管理工作的具体措施

2.1完善办公室管理的规章制度

办公室管理的各种规章制度应具备三大特性，它们分别是：一、完善性。通过完善的规章制度，能够让办公室人员清楚地知道哪些事情可以做，哪些事情不可以做，从而实现以制度管人，规范办公室人员的行为，逐步实现办公室管理的制度化；二、合理性。各类规章制度在出台之前，需要从实际出发，进行充分的调研论证，还应坚持以人为本的理念，广泛听取办公室人员的意见，让他们也参与到规章制度的制定中去，增强其适用性；三、稳定性。为保证办公室管理相关规章制度的公信力与权威性，要尽可能地避免朝令夕改的情况。规章制度经常性的变动将造成办公室人员无所适从，久而久之便会对规章制度失去敬畏之心，执行力自然下降。

2.2创新办公室管理的方法

新形势之下，办公室管理的根本作用在于推动企业各个部门高效地开展工作，从而帮助企业获得既定的发展目标。社会环境是不断变化的，所以办公室管理也应该与时俱进、推陈出新，完善现有管理方法的同时，并对其进行合理的创新，以此充分调动每一个办公室人员的积极性。除此之外，企业还应根据办公室管理的创新对企业规章制度、精神文化以及目标进行适时适当的调整，为企业的进一步发展提供有利的条件。

2.3优化办公室的组织机构

科学的组织结构是办公室管理以及各项工作正常开展的基础与保障。办公室发挥着纽带作用与参谋功能，肩负着办事、咨询、服务等诸多基本职能。办公室工作量大且要面对各种错综复杂的关系，因此需要优化办公室的组织机构。首先，要明确办公室各个人员的职责权限，使他们能够各司其职、专心致志、保质保量地完成各自所分担的任务，将工作落到实处，防止推卸责任以及效率低下等情况；其次，在配备人员以及制定岗位责任时，要坚持实事求是的原则，以办公室的实际需要为出发点，以事定岗位、以岗位定人，充分考虑各个人员的能力特点；第三，要坚决削减重复岗位，一个人能完成的工作，绝不分配给两个人。

三、结语

办公室属于一种综合性的管理服务机构，是企业各项工作正常开展的保证，是企业内部每个人员、部门联系的纽带，也是企业沟通外部的桥梁。企业可从完善办公室管理的规章制度，创新办公室管理的方法，优化办公室的组织机构，提升办公室管理人员的综合素质等多个角度做好办公室的管理。作为办公室工作人员则要具有全局意识，以大局为重，做好本职工作，保证公司的可持续发展。

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