IT护航企业法务管理

从2002年美国萨班斯法案到2012年我国《企业法律风险管理指南》，一系列政策法规紧锣密鼓的出台，标志着在中国大中型企业全面进入法律事务管控体系建设阶段，而且法务管理与业务活动融合的趋势愈加明显。

一个新群体的壮大

“在经济全球化的背景下，竞争日趋激烈，企业经营的法律环境日益复杂。实施有效的法律事务管理，建立法律事务管理体系，全面、系统、科学地识别、分析、控制法律风险，成为当前企业经营发展中一项十分重要、紧迫的工作。” 北京慧点科技有限公司（简称：慧点科技）风险管理与控制事业部解决方案及产品中心总监刘爱和表示，“当前，中国企业愈加关注法律事务管理，因为它不仅仅是一个经营管理问题，更是一个重大法律问题。尤其是对有国际化需求的中国企业，需要更加了解当地的法律法规要求，并满足合规的要求。”

的确，伴随着中国市场和企业的全球化进程，一个在公司内部从事法律事务的职业群体正在悄然壮大， “公司法务”逐渐成为企业运营与管理以及招聘网站的热门词汇。

以华为公司为例，你能想到该公司的法务方面的员工有多少吗？超过600名，还不包括外部的法务顾问，这无疑是令人惊讶的数字。记者的一个朋友就在“华为法务部下属的法律部的贸易合规办公室的网络安全组”工作。这句话读起来有些绕口，但足以说明华为公司法务分工之细，据称仅法务部下属的法律部就有十三个专业组。

举华为的例子就是为了说明法务工作对于当前企业经营管理的重要性。根据国务院国有资产监督管理委员会的最新数据，截至去年底，中央企业全系统有2560户建立了总法律顾问制度，集团和重要子企业总法律顾问专职率分别达到64%和50%；中央企业全系统法律顾问队伍达到1.8万人，持证上岗率接近60%；中央企业集团及重要子企业规章制度、重要决策、经济合同三项法律审核率分别达到96.7%、98.1%和98.6%。

国资委主任张毅在今年的中央企业法制工作研讨会上要求，中央企业应适应市场化、国际化发展的新要求，强化依法治企、合规经营，进一步加强企业总法律顾问制度和法律风险防范机制建设，为依法保障中央企业实现稳中求进、科学发展发挥了积极作用。

刘爱和有多年从事集团企业法务管理研究和实践的经验，根据他的经验，企业法务工作如果依靠传统的管理手段，即使有了管理制度，在执行过程中也难以真正落实。他认为，面对新的形势和新的问题，传统的法务管理需要新的手段和工具，那就是信息化。

传统法务管理之困

我们可以通过传统法务管理模式所存在的问题来先简单了解一下法务信息化的具体价值所在。

在企业的法务管理实践中，企业法务部多数是在事前法律防范上做工作，而对于事中、事后的法律风险管理缺乏手段。以法务管理中最重要、最常见的合同管理为例，法务部在合同审核结束后，就没有办法对合同执行过程进行监控。直到发生合同纠纷了，才参与进来，这时候往往企业的损失已经产生。这种情况司空见惯，也最让企业头疼。有了信息化，便可以很好的加强对事中的监控。法务管理信息系统包括了合同准备、合同起草、合同审核、合同履行、合同履行后的查询统计的过程，全过程的信息都管起来了，不仅仅是合同审核，审核完了以后对于合同执行的过程也可进行管理。

风险控制是法务管理的一个重要目的。以前，企业需要法律风险管理制度，一般可以找咨询公司也可以自己组织人力来制定相关的管理规范。这个过程花费了很大的人力物力，输出的结果仅仅是一个制度，或者说是一个文本、一个电子文档，却可能没有办法去让每个员工真正去理解它或者很好去应用它。而通过信息化，就可以先将风险管理制度拆解开来、细化，也可以叫做制度碎片化，将长篇大论的制度拆解出相关的关键控制点。再将这些关键控制点配置到管理流程的每个环节当中去。这样的好处是，在管理流程运转过程中，在每个环节处理业务的时候，它的工作页面上就会展现出相应的关键控制点，在这个环节需要关注的要点是什么，就能很清晰地展现在员工面前。刘爱和强调：“制度的关键不在于你制定出来以后放在柜子里，而是贯穿实际工作能够随时提醒员工遵照执行，这样才能将风险管理良好地落实到企业工作中去，这是法务信息化如何控制风险的一个切入点。”

当然，跟其它领域的信息化一样，法务信息化的一个重要目的就是提升效率。但是通常的理解，有了IT系统以后效率提升是非常简单的事，其实也并不简单。大家首先想到的可能是流程电子化带来的效率提升，信息在不同部门、不同人之间传递的速度比人工的速度快多了，这是大家可以明显感觉到的。另一方面，利用信息化的处理方式，业务处理的自身过程也在改变。举一个简单例子，企业在起草合同时，如果用系统中的标准合同模板来起草，那么系统会把人员对这个标准合同模板所做的全部修改都记录保留下来。这个修改痕迹带来的好处就是对于相关的会签部门、财务部门、法务部门，在审核时就不用一个字一个字地看了，可以直接看修改了什么地方。这种效率的提升比仅仅流程电子化带来的信息传递效率的提升更为关键，带来的价值也更大。

发挥并利用IT的价值

当然，法务信息化的价值还有很多，这里不再赘述。那么企业如何才能有效利用法务管理信息化的价值呢？

刘爱和说，从他为众多企业实施法务管理系统的实践经验来看，企业若想借助信息系统来提升法务管理的效率、控制法律风险，必须解决好以下三个问题。

首先是管理提升的问题。运用信息技术提升企业法务管理效率，在法务管理信息系统实施前，信息系统供应商与企业法务部门必须就法务管理业务中的问题，哪些是信息技术可以解决的，哪些需靠管理改善解决的达成共识。？？此外，还需要从管理的成熟度和信息化的依赖程度两个维度，对法务管理业务系统做出细致的分析，才能理清信息化的思路。慧点科技在帮助企业建立信息系统前，提供了专业的业务顾问与企业法务部门一起深入细致地对企业法务管理相关业务进行研究分析，对现有的制度和流程进行梳理，找出缺陷，提出改善性建议，为信息化奠定基础。

其次是信息系统功能的问题。法务管理信息系统的上线不是简单的把表单、流程的电子化，而必须将管理要求与信息系统真正结合起来，通过IT手段进行制度固化，才能控制风险，体现信息系统的管理价值。所以，在设计法务管理信息系统功能时，企业必须对自身的需求做细致的梳理和分析，同时对信息系统供应商的产品功能有深入的了解。这样才能区分出，哪些是企业个性化的管理要求，哪些是标准的信息化产品功能。这样开发出来的信息系统才能很好的匹配企业管理实际。从管理软件的实践来看，企业的管理需求和业务实际不同，没有产品能“普适性”满足每个企业的要求，一定是“产品+定制”的信息系统，才能满足企业的管理要求。基于前期的梳理，慧点科技提供的业务顾问就能帮助企业规划设计出最贴合企业业务实际的法务管理系统，从而保障了系统的使用落地。

还有便是用户的培训。对一个新的法务管理信息系统上线来讲，最终用户是发挥法务管理信息化价值的关键。一方面要针对不同用户类别，设计针对性的培训。比如对领导角色，必须考虑领导的时间、领导的操作特点等设计一对一的培训。对管理员角色，就需要对其进行更加详细的管理操作培训。对于系统用户来讲，不仅要熟练掌握信息系统的功能操作，还要了解新的制度要求，这才能保证法务信息系统顺利、有效的发挥其价值。

GRC之上

从目前的市场来看，中国有5000多家大中型企业，只有少部分企业在专业的法务管理信息化实践上做了尝试，还有部分企业是在企业信息化系统中有部分法务管理的功能，而大部分业务还没有实现法务管理的信息化。法务管理信息化的发展前景非常广阔，这也是刘爱和所在的慧点科技公司如此重视这块市场的一个原因。

慧点科技成立于1998年，率先引入国际先进的GRC（管控、风险与合规遵从）管理理念并因地制宜地与中国客户的实际情况相结合，通过大量的业务实践，打造了以“管控・风险・监管”为核心的管理软件与服务体系，并成功为以中国移动、中国石化、中国海油、神华集团等近40家央企和接近半数的中国百强企业为代表的近千家大型客户，及数百万最终用户提供了产品与服务。

刘爱和介绍，GRC不仅仅是一个管理理念，更是一个企业的管理框架。GRC的整体管理框架包括监督层、管理层、业务层三个层面，在监督层涉及的风险、内控、审计、信息安全等，慧点科技都有相应的产品；在管理层所涉及的决策管理、办公管理、费用管理、法务管理、质量管理等等，法务管理系统就是管理层的一个重要功能支撑；在业务层主要是以流程为核心的财务、人力、采购、生产、销售等业务，目前慧点科技的产品暂时没有涉及。慧点科技的业务重心在监督层和管理层这两个层面。在GRC理念和框架的指导下，慧点科技的法务管理系统秉承法律风险管理要求，将风险控制要求落实到具体的职能管理业务流程中，将风险管理落实到了实处。

慧点科技新一代法律事务管理系统V5.0产品在功能和性能两个维度上具有鲜明的特色。在功能上，较之前的产品，更多地结合了客户的实践，涵盖了企业法律事务管理的多个方面，包含了合同管理、纠纷管理、授权管理、用印管理、知识产权、知识库、商标管理等多个模块，全面支持法务管理相关的各项工作。在性能上，V5.0的产品涵盖了对跨浏览器的支持、大附件支持等，便于客户的使用。目前，首都机场，神华集团、中航油集团、华融基础以及青岛国信等企业均部署了慧点科技的法务管理信息系统。

慧点科技认为，对很多中国企业来说，如何在企业内部设立GRC体系的框架，并在这个框架基础上，实现风险管控、合规遵从，使得企业的业务流程和企业的具体业务、具体经验结合起来，真正让GRC理念统领下的各项业务信息系统在实操的过程中发挥更重要的作用，是接下来该做的事情。