电子公文传输系统在北京市文博系统电子政务中的应用

摘要 电子政务系统的目的就是以网络技术、数据库技术和信息安全技术为基本手段，面向政府机构的业务模式、管理模式和服务方式的优化和扩展，将信息技术在政府机构的应用从简单的取代手工劳动到工作方式优化的新层次[1]。本文通过讲述基于VPN建设的电子公文传输系统方案，从系统架构、系统设计等几方面探讨了系统的设计理念和系统的工作过程，提出了在这个系统的基础上构建北京文博系统的电子公文传输系统的思想，从而实现文博系统的协同政务，促进文博系统电子政务的发展，提高政府的服务水平。

关键词 协同政务；文博；电子公文

中图分类号TP31 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）46-0204-03

0 引言

电子政务不仅能提高工作效率、提高政府服务水平，而且是建立和完善社会主义市场经济、保障社会的公正和公平、增强国家竞争力的重大战略措施。相对于我国电子政务发展的趋势，基础建设工作已经做了很多，下一步的方向就是要向服务方向发展，最重要的就是要做“协同政务”。 “协同政务”主要指的是政府部门的协同，就是要将部门内部、部门与部门之间、各级政府之间协同起来，是一个由下而上的协同方向。要用政府内部的协同，带动政府之间的协同，为人民群众提供服务。通过改革配套体制、打破部门限制、加强技术创新、加强政务业务交流合作等有效措施积极推进协同政务的发展，有利于提升政府的服务水平[2]。利用信息化技术推进电子政务的发展，促进协同政务，是提升服务水平的有效手段。

北京文博系统各行政事业单位在全市所处的地理位置比较分散，长久以来上下级单位之间、各行政部门之间的公文流转一直采取纸质方式进行。纸质文件传递周期较长、响应时间慢，存在大量的打印、扫描、装订、寄发等工作，消耗极大的人力和财力资源，而且文件制发过程中各环节缺记录、不透明，无法及时提供回执。针对这种情况，急需在北京市文博系统建立电子公文传输系统，通过安全的网络专用传输通道，利用信息化手段安全、快捷地传递公文，提升公文传递的效率。北京市文物行政管理部门――北京市文物局已经率先开发了基于VPN建设的电子公文传输系统并在本单位内部试运行，取得了很好的效果，但北京市文博系统协调统一的电子公文传输体系还未建立，可基于已建成的系统和政务网络资源进行扩展，避免重复建设和投资，建立全市文博系统的协同政务体系。

1 VPN

VPN的英文全称是“Virtual Private Network”，中文翻译是“虚拟专用网络”。虚拟专用网络定义为通过一个公用网络（通常是因特网）建立一个临时的、安全的连接，是一条穿过混乱的公用网络的安全、稳定的隧道。使用这条隧道可以对数据进行几倍加密达到安全使用互联网的目的。VPN提供了一种通过公用网络安全地对内部专用网络进行远程访问的连接方式[3]，通过特殊加密的通讯协议连接到Internet上，在位于不同地方的两个或多个单位之间建立一条专有的通讯线路，就好比是架设了一条专线一样，但是并不需要真正的去铺设光缆之类的物理线路。电子公文传输系统架设在虚拟专用网上，通过该网可以帮助远程用户建立可信的安全连接，并保证公文的安全传输，可用于不断增长的用户的因特网接入，不需要进行实际线路的建设节省了大量的经费成本和系统建设时间成本。

2 电子公文传输系统部署架构

电子公文传输系统项目的建设目标是：通过信息化手段、优化北京文博系统各单位之间的文件传递、交换过程；提供安全、快捷的电子公文传递模式，提升公文传递的效率；加强文件过程的跟踪，实现公文资料的跨机构传递，突出解决以往纸质传递的不足。电子公文传输系统网络结构图（图1）如下：

系统框架结构分为电子公文传输系统服务器、数据库服务器、电子公文客户端、VPN四部分，各部分通过局域网和互联网实现连通，完成公文的盖章、加密、传输、打印等工作。电子公文传输系统服务器、数据库服务器和VPN部署在行政机关或专业机房的局域网内，确保数据安全。系统采用B/S构架，电子公文客户端使用分配的管理账号通过互联网访问VPN虚拟专网登陆局域网中的电子公文传输系统，通过统一制作发放的电子印章UKey对要上传的公文进行盖章加密传输，提交到电子公文传输系统服务器，并同时将公文的相应信息写入数据库服务器完成对文件的上传（根据实际情况可将电子公文传输系统服务器和数据库服务器部署至一台服务器）；可以对来文进行下载、登记等操作；用户可以通过系统管理界面对权限、角色、参数进行管理。

3 系统设计

系统设计主要包括功能设计、系统接口设计、界面设计、数据库设计和应用系统设计。

3.1 功能设计

系统分4个功能模块：公文交换模块、查询统计模块、电子印章管理模块和系统管理模块。

3.1.1 公文交换模块

公文交换模块包括公文制作、公文发送和公文接收三个模块。

公文制作模块是系统的核心功能层，主要完成电子公文传输系统开发的独有的公文版式文件的生成。系统设计要求独立开发版式转换工具且无法被其他不持有账号和UKey的人浏览、也不易破解，所以保证了加密公文在网络和系统中安全传输。可以通过开发的版式公文生成程序把Word、Excel、WPS等办公软件生成的文档原版原貌地转化成不可篡改的版式文件。

在Office系列等常用办公软件中，通过插件技术将版式公文生成程序直接无缝嵌入到办公软件界面中，并设置公章定位功能，保存后可以实现把当前正在编辑的文档转化成为公文版式文件。这是功能设计的核心技术。转换后的版式文件与转换前的文档要求内容版式完全一致，同时能充分的保证公文格式的严谨规范。生成版式文件后不能再修改，既防止恶意篡改，也防止误操作造成对文件的改动。基于特殊版式生成的电子公文，保证了远程传输中不被非法篡改、不走版、不变形，真正实现公文的安全性、严肃性及规范性。

公文发送模块要完成发送登记、盖章加密、文件发送和回执管理等功能。

发送登记完成在表单中登记公文要素，上传待盖章的版式文件到电子公文传输系统服务器。如果有文字、图像、表格等附件一并与正文一起上传到服务器。

盖章加密完成在安装加密设备客户端上对版式文件的盖章加密功能。盖章时首先需要通过身份认证确认盖章人是否确实是该印章的合法用户，然后插入相应UKey。系统会自动对UKey上的公章进行认证，确认是否是合法的印章。需要盖章人设置公文的口令，选择需要加盖的电子印章，输入电子印章口令，调用加密设备进行盖章。电子印章和盖章后的正文一起加密打包，形成不可拆分的密文数据包。盖章同时，系统完成对公文附件的加密。电子公文一旦形成，就以密文的形式存在，该密文具备信息安全性、不可篡改性和不可抵赖性。必须由合法用户在有相关的解密设备下才能处理这些数据。系统自动形成用章记录，记录盖章人的身份、盖章时间和盖章的内容等。此后正式公文已经形成，在公文浏览时基于公章安全性考虑已经做了显示虚化处理，显示的效果与真实的公章有明显的差别，防止拷屏，但打印出来将是清晰的样式，不影响公文的浏览和公章的严肃性。

文件发送设定每一个收文单位的可打印份数并进行发送。确认盖章无误后通过分发设置选取接收单位发送，接收单位可以是单个也可以预先设置为多个群组。发文流程图（图2）如下：

回执管理和追回操作：系统对已经发送的公文文件进行跟踪，各单位在线情况及收发文的统计情况将以列表的形式以颜色区别实时显示在主界面上。通过回执管理，文件发送人可以很好地掌握文件的处理状态（如对方是否收到公文、是否已经签收处理等），并且可方便的统计出接收单位的签收情况。在收文方未签收之前，发文方可以选定未签收公文的收文方，追回已发公文。