浅谈信息化背景下勘察设计单位如何做好档案的管理工作

摘要： 近年来，信息化环境的发展为档案管理工作带来了良好的发展契机，促使档案朝着专业化、数字化以及经济化的方向发展，但是，在实际的操作过程中，由于各种因素的影响，勘察单位档案信息化进程还不难满足社会经济的发展，本文主要探讨信息化环境对勘察设计单位档案管理工作的影响并提出相应的创新管理方式。

Abstract： In recent years， the development of the information technology environment brings a good opportunity for file management， prompting the file toward the development of the professional， digital and economic direction， but in the process of the actual operation， due to various factors， prospecting units file information process is difficult to meet the social and economic development， the paper mainly discusses the impact of information environment on survey and design units' file management and proposes innovative management methods.

关键词： 信息化背景；勘察设计单位；档案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）13-0154-02

————————————

作者简介：梁江华（1969-），男，山东宁阳人，本科学历，从事党务人事行政后勤管理工作，研究方向为档案管理。

0 引言

随着近些年来我国工程的发展，勘察设计单位也得到了长足的发展，作为勘察设计单位工作的重要组成部分——档案管理工作有着重要的作用，勘察设计单位的档案内容包括科技档案以及人事档案两部分，科技档案是勘察单位在勘测、规划、设计等活动过程中形成的需要归档保存的图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的科技材料，科技档案是勘察设计单位的历史记录，是珍贵的知识资源和信息资源，科技档案是勘察设计单位发展的重要依据，在规划设计以及生产建设过程中都有着重要的作用。人事档案则是人事管理活动中形成，用以记录和反应人才品德和经历的表现，用以考察的资料和文件，是勘察设计单位人才的学历、个人经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况的原始记录。目前，我国的大多数的工程勘察设计单位已经开始适应社会主义改革的体制要求逐渐开始由事业单位转变为科技型企业，在改革完成后，勘察设计单位的工作也设计着员工的安置、所有者权益处理以及债务处理等各种问题，这就导致勘察设计单位的档案管理工作也发生了一些变化，加上信息化环境的发展，档案管理工作也面临着巨大的变革，如何在信息化背景下做好勘察设计单位的档案管理工作已经成为相关管理人员研究的热点问题。

1 信息化环境对档案管理工作的影响

1.1 档案的经济化 随着信息化技术的发展，勘察设计单位的工作模式发生了较大的改变，这也在一定程度上改变了传统档案管理的理念和模式，与传统档案管理最大的不同之处在于，信息化环境下的档案管理工作已经不再与单位的发展向脱离，而是成为勘察设计经营经营管理的重要组成部分，档案成为具有具有经济学意义的重要资源。近些年来，勘察设计单位对档案的利用程度越来越高，也只有充分的利用其各类档案，才能掌握设备、工程、项目、人才管理的具体情况，确定相关的革新方向，有目标的制定技术创新目标。

1.2 档案的专业化 在市场经济社会之中，信息的流通速度十分迅速，这就促使勘察设计单位的档案信息管理工作朝着专业化和规范化的趋势发展，档案是在长期的经营和管理活动中形成的，内容繁多、种类繁杂，在信息化环境下，各个地区的勘察设计单位已经基本普及了计算机，这就为档案管理工作提供了较好的平台，档案管理工作逐渐走向专业化发展阶段。

1.3 档案的数字化 随着计算机的广泛应用以及信息技术的发展，办公自动化已经成为现代企业发展的理念，档案管理也由传统模式下的纸质档案管理转变为现阶段的数字档案管理，档案的数字化也使得档案管理工作的重心逐渐的由实体转移至信息。早在2005年，国家档案局就颁布了《关于加强企业档案信息建设的意见》，《意见》中明确指出，企业应该将档案的信息化建设列入未来发展的规划中，实现企业信息化的同步进行，在《意见》提出之后，我国各个勘察设计单位也积极的贯彻这一理念，档案数字化的雏形基本形成。

2 信息化环境下档案管理工作存在的问题

由于我国大部分勘察设计单位尚处于转型的关键性阶段，因此，在信息化环境中档案管理工作也出现了各种各样的不足，部分部门只注重眼前工作，没有对本部门的资料进行长远和系统的收集，也没有向档案管理部门进行移交，这就导致很多电子档案处于分散、无序的管理状态，难以实现电子档案的科学化利用。加上部分档案工作人员的管理观念仍然处于“重管理、轻应用”的思想观念上，导致档案的内容和数量虽然得以改善，但是实际的利用率却很小，没有发挥出档案的真正作用，因此，必须对勘察设计单位的档案管理工作进行创新。

3 信息化环境下提高勘察设计单位档案管理的措施

3.1 提高档案管理人员的专业水平 档案管理人员的专业素质水平在很大程度上影响着勘察设计单位档案管理工作的质量，档案的管理归根到底是人对于档案的管理，档案的收集工作、整理工作以及归类工作都需要人来完成，勘察设计单位的档案包括人事档案和科技档案，与人事档案相比较，科技档案的专业性很强，很多内容都有专业综合的特性，且档案的来源较多，不仅有电子版，也有很多的纸质资料，这就要求档案工作人员必须具有相关的勘察设计知识以及扎实的档案管理知识。因此，勘察设计单位要严格档案工作人员的准入制度，筛查一些专业知识过硬、服务意识优良的复合型人才。对于现有的档案工作人员，单位也要定期组织培训，为他们多创造一些进修条件，保证现有的工作人员可以掌握相关的计算机知识、文秘知识、勘察设计知识以及档案学知识，可以高质量的完成各项档案管理工作。

3.2 全面落实现代化管理方法

3.2.1 保证管理机制的顺畅性 管理机制的顺畅性是实现档案管理现代化的基础，因此，各个勘察设计单位必须严格的按照《档案法》以及《关于加强企业档案信息建设的意见》，保证相关的条款和制度可以顺利的实施，为此，在单位内部必须建立完善的档案管理领导责任制，将责任落实到人，保证档案管理部门与其他部门工作的协调性。

3.2.2 使用现代化管理设备 档案设备的现代化是促进档案管理工作现代化的物质基础，没有完善的设备，再好的制度、再专业的管理人员也是“巧妇难为无米之炊”。随着信息化环境的发展以及电子信息技术在档案管理工作中的广泛应用，档案保管工作也必须要紧贴时代步伐。在传统的档案管理模式下，对于档案的保护主要局限于档案库房、档案设备的防晒、防尘、防雨、防辐射的保护上，随着信息化环境的推进，在现阶段的档案管理工作中出现了声像档案、机读档案、电子档案等新型的档案类型，新型档案与传统档案相比，新型档案的利用方式、形成介质、存储方式都有着较大的不同，因此，必须根据新型档案的特点完善现代化的档案管理设备，全面推进档案管理工作的信息化。

3.3 推进档案的信息化，建立完善的电子档案管理系统 档案信息化是信息技术在档案管理工作内的创新性实践，可以保证各类档案资源通过系统加工可以实现资源的合理配置，进而实现信息资源的共享。

4 结语

档案是勘察设计单位资产的重要组成部分，属于典型的无形资产，在勘察设计单位的转型时期，档案已经成为单位内部核心竞争力的重要体现，信息化环境的发展为档案管理工作带来了良好的发展契机，促使档案朝着专业化、数字化以及经济化的方向发展，但是，在实际的操作过程中，由于各种因素的影响，勘察单位档案信息化进程还不难满足社会经济的发展，因此，提高档案管理的水平，是我们现阶段下必须要解决的一个重要问题，为此，必须从管理制度、设备改革、人员培养等各个方面入手，分析档案的特点，有针对性的制定措施，全面提高档案信息化水平。

参考文献：

[1]陆喜，史丹丹，宋哲.勘察设计单位档案信息综合利用的思考[J].新疆石油科技，2009，03（15）.

[2]刘瑛.应重视工程勘察设计单位改制过程中档案的移交与管理工作[J].中国勘察设计，2003，08（15）.

[3]彭立波，于淑平.勘测设计单位档案信息化管理实践与探索[J].黑龙江水利科技，2012，12（30）.