手工会计和会计信息系统之比较

目前会计电算化系统一般建立在手工会计处理模式的基础上,两者的目的和原理基本是一致的。例如,都要遵守国家会计制度,从技术和制度上堵塞各种可能伪漏洞以防止作弊,都要保存会计档案,都要编制会计报表,等等。但由于处理工具、存储介质等等不同,两者的核算方法和处理程序必然不尽相同。

一、会计信息系统同传统手工会计的联系

(1)系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益。

(2)采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。

(3)都要遵守会计和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。

(4)系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。

(5)都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询。

(6)编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

二、会计信息系统同传统手工会计的区别

(1)系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目,开设总账,登录余额等;会计电算化的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定的难度,其内容主要有会计系统的安装,账套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转账分录定义,会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

(2)科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中,计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代崐码同时显示。

(3)账务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在会计电算化中,一般要根据文件的！设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

(4)账簿格式存在差异。在手工会计中,账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据《会计电算化工作规范》规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册;总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账,后者可代替前者;明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。

(5)平行登账上存在差异。在手工会计登账时,总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证,或科目汇总表,或汇总记账凭证进行登录,明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录,月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误,因此平行登账可以检查错误。但是在会计电算化中,总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证,计算机按照登录总账和明细账的程序命令,将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库,而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的,所以在会计电算化中总账金额恒等于明细账金额。因此,平行登账的校验功能在会计电算化中已失去了其原先的作用。

(6)日记账和明细账作用有所差异。在手工会计中通常仅对现金和银行存款设置日记账,目的是为了序时记录货币资金的发生情况,做到与货币资金日清月结、钱账两清。凭证信息是分散的,不便于查询,明细账仅是为了方便查询凭证而设置的,虽然任何科目按科目重新登录在明细账上,耗时且易错。而在会计电算化中,虽然任何科目都可有日记账和明细账,但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证,由于采用了计算机这一高效能的工具,在账务软件中对记账凭证提供了多种查询条件,如日期、凭证号、科目代码、搞要、单位名称、单据号、录入员、审核员、借方金额、贷方金额、收入数量、余额等等,查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种,可查询到企业的所有业务信息,由此看来,明细账在CAIS中意义已不再重要,可以取消,根据财政部文件规定,明细账可以一年输出一次,仅是为了存档的需要。