南京爱德:信息如何辅助决策?

时间:2022-05-14 04:08:47

南京爱德:信息如何辅助决策?

编者按

尽管越来越多印企上马ERP,推行精细化、信息化管理,但是大多数印企还停留在用电脑输入代替人工手写的ERP初级使用阶段,较少有企业达到ERP应用的最高境界――把数据变成信息,把信息变成情报,辅助领导决策。

ERP系统中积累的数据越来越多,但它们真正发挥作用了吗?本期“智库”栏目策划“别让你的数据躺着睡觉”专题,邀请大家共同探讨ERP在印企的深化应用。

辅助决策不是部门级的信息应用,是公司内部跨部门的资源协调和外部客户与供应商的资源整合。

南京爱德印刷有限公司2009年8月实施新ERP以来,ERP运行已经稳定,各项流程基本成熟,ERP的数据准确性和及时性已经较高。经过两年多的运行,公司的各项主要流程和主要数据都已经进入ERP系统,已经积累了报价、订单、工艺、采购、库存、报工、发货、质量、财务、人事等大量数据。随着ERP系统的稳定和完善,公司IT部门的主要任务也从繁重的实施和维护工作中解放出来,转而面向企业决策的深度信息挖掘,辅助公司高层决策,真正发挥ERP的作用。

信息辅助决策,是通过信息化手段,辅助公司战略/策略层面的方案及决策的制定。辅助决策不是部门级的信息应用,是公司内部跨部门的资源协调和外部客户与供应商的资源整合。爱德印刷信息辅助决策在ERP选型初期就已经规划,主要体现在公司的四大策略中。

产品价格策略

目前公司的价格策略是通过价格策略会的形式做集体决策,主要参与的部门是公司高层、业务部、财务部、报价中心。年初根据客户及产品的盈利水平、竞争对手情况、客户价格接受度,形成公司全年整体的价格策略。在年度价格策略基础上,每两周开一次会,讨论如何及时应对外部市场环境的变化,对价格策略进行微调。

ERP为报价策略会提供以下决策资料:

分销售区域、客户、产品的成本和利润统计,分析公司主要利润来源,有针对性地进行价格调整和成本改善。

重点订单的详细成本分析,有针对性地进行成本改善。

根据机台负荷和淡旺季,核算成本中心固定成本和边际成本,便于调整对外报价。

分析客户过往的询价记录,掌握客户价格接受度。

客户服务策略

在目前国际经济环境不景气的情况下,爱德印刷作为出口企业,面对激烈的国际和国内竞争,必须提升客户满意度,才能占有更多的市场。在公司众多客户中,根据客户的销售额、信用等进行分类,集中优势资源满足重点客户需求,并防范不良客户风险。因此公司价格策略会的重点从定价策略逐步转向如何制定合理的客户服务策略,以适应更加严峻的市场环境。

ERP为客户服务策略提供以下信息:

分析客户订单记录,制定合理的书芯、产成品库存服务。

分析客户销售、利润、回款,设定客户等级,给予不同的账期和交期服务,在资源有限情况下优先满足重点客户。

分析客户动态背景资料和信用情况,设定合理的信用额度。

分析客户的投诉和质量问题,从公司层面加以关注和解决。

分析客户询价和订单的规律,为客户提供增值服务。

资金控制策略

2011年国内银根紧缩,企业获取资金比往年困难。随着欧债危机的不断深化,国外客户的资金也紧张,出口企业逾期应收账款显著增加,企业经营风险不断积聚。公司每两周召开一次资金控制会,对应收账款、原材料、产成品和在制品进行控制,加快资金流转,减少资金成本。具体细则如下:

根据资金使用情况编制资金预算,利于财务融资。

分析应收账款,加速资金回笼。

分析原材料呆滞,减少库存积压。

分析产成品、在制品呆滞,加快存货流转。

生产计划策略

APS是ERP规划中的一部分,分为大计划和小计划两级排产。小计划为周、日计划,小计划已经很顺利在运行,通过每周一三五的计划跟单会来协调解决问题;大计划中,月度生产计划也运行正常,通过每月的生产计划会来集体决策。2012年规划季度、年度生产计划进入蓝单排产,利于公司生产资源的整合和年度生产计划平衡。

通过APS中近两年排产信息,制定年度生产计划。

分析近三年原辅材料的采购情况,直到提前采购与供应商开发。

通过瓶颈工序产能分析,提出高峰产能解决方案。

公司自投设备成本和委外成本对比分析。

上述四大策略需要大量数据,这些数据如何准确、及时获取,如何整理成有效报表,需要企业IT部门进行规划。

首先,要保证基础数据的准确性,需要的数据包括客户、供应商、料件、财务等各项企业最基本的信息。客户、供应商、财务基础信息由财务部录入,其他基础信息由信息中心专人录入。

其次,要保证报价、订单、工艺、采购、库存、报工、发货、财务、质量等各项基础单据的及时准确和相关性。为保证准确性,通过ERP程序段进行字段输入控制,减少错误录入,通过单据逐级评审,减少差错;为保证及时性,通过管理流程做规定,如报工必须当天结束,报价必须在一个工作日内完成。

再次,为保证各项数据能相互关联,不出现信息孤岛,通过订单号、产品编号等关键字段能查询各项数据;通过订单跟踪表和订单结案,贯通各项基础单据数据。

最后,为保证成本结算、生产排产、库存呆滞等报表数据准确性,要建立数据模型,保证运算逻辑正确性,并根据企业的动态,及时进行调整。

有了IT部门的信息支持,还需要公司有“CIO”进行信息的管理需求规划,根据公司的管理重点定制报表需求,并参与公司策略决策,才能真正发挥信息辅助决策的作用。

(作者为南京爱德印刷有限公司总经理助理)

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