计划生育档案归档工作存在的问题及解决方法

摘 要：计划生育档案归档工作具有重要作用，能保证档案资料完整、提高档案利用效率、促进作用有效发挥。但目前归档工作存在不足，相关制度没有严格落实，归档率比较低。为转变这种情况，有效提升档案归档工作水平，需要采取改进和完善措施：严格执行管理规章制度、提高管理人员责任意识、落实归档管理工作流程，并建立落实奖惩激励机制。

关键词：计划生育档案；归档工作；规章制度；责任意识；奖惩激励机制

归档工作是档案管理的重要环节，受到工作人员的普遍重视和关注。但在计划生育归档工作中，由于一些工作人员责任心不强，没有严格落实相关制度措施，制约档案归档工作效率提升，需要采取改进措施。本文介绍计划生育档案归档工作的意义，指出存在的不足，并提出有效的解决方法，希望能为实际工作开展提供启示。

1 计划生育档案归档工作的意义

在计划生育档案管理工作中，结合管理需要，提升归档工作效率是不可忽视的内容，其重要意义表现在以下方面。

1.1 保证档案资料完整

归档工作是档案管理的重要流程，也是计划生育档案管理的重要内容。在开展归档工作时，通过采取有效措施，遵循规范流程进行归档，保证资料收集完整。有利于确保档案资料完善，防止资料遗漏和丢失，进而为计划生育管理和决策提供参考和依据。

1.2 提高档案利用效率

要想实现对计划生育档案资料的有效利用，首先就要做好归档工作。作为管理人员，通过严格执行相关规范措施，有利于避免档案资料丢失，提高档案归档率。进而实现对归档工作的有效改进，也为提高计划生育档案管理工作效率奠定基础。

1.3 促进作用有效发挥

加强计划生育档案归档工作，保证各项资料完整，能为管理和决策提供参考和依据。进而方便使用者对档案资料进行查询，有利于提高档案资源利用效率，同时也能为各项工作的有效开展奠定基础。

2 计划生育档案归档工作存在的问题

虽然归档工作具有重要作用，但在档案管理工作中，相关制度没有严格落实，一些工作人员素质偏低，制约归档工作效率提升，存在的不足表现在以下方面。

2.1 制度没有严格落实

虽然很多单位制定严格的归档管理制度，对各项工作开展具有重要的指导作用和价值。但在归档工作中，相关制度没有严格执行，一些工作人员归档和管理意识淡薄，难以有效规范归档工作，制约计划生育档案归档水平提升。

2.2 责任意识比较单薄

相关单位忽视提高档案管理人员素质，他们没有严格执行归档工作流程，信息技术应用不到位，档案管理数字化被忽视，影响归档工作效率提高。此外，也没有建立完善的管理培训制度，难以提升档案管理人员综合素质，不利于激发他们的工作潜能，导致在归档管理工作中缺乏责任意识，制约归档管理的实效性提升。

2.3 管理流程不够规范

归档管理有着明确的规范和流程，对各项工作开展产生重要指导价值。但在计划生育归档工作中，相关流程没有得到严格执行和落实，工作流程不规范，相关细节没有得到有效把握，不利于提升归档工作水平。

2.4 奖惩激励没有执行

健全完善奖惩激励机制有利于提升归档效率，充分调动档案管理人员积极性。但在归档工作中，一些单位不注重激发工作人员热情，奖惩激励机制没有严格落实。导致工作实效性不足，难以有效提升归档工作效率，也不利于激发档案管理工作人员的主动性。

3 计划生育档案归档工作存在问题的解决方法

为弥补归档工作存在的不足，有效提升档案管理的归档效率。结合计划生育档案管理工作需要，可以采取以下解决对策。

3.1 严格执行管理规章制度

归档管理工作的有效开展，工作效率提升，离不开健全完善的制度约束和规范。作为管理人员，应该严格执行归档管理各项制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的归档管理规章制度，明确归档管理目标和流程，让管理人员有效履行职责，严格执行和落实各项制度措施，提高归档管理制度化和规范化水平。其次，落实归档管理责任制。为防止相互推诿现象发生，在归档工作中要严格落实各项制度措施，明确管理人员职责，让他们在规定范围内开展各项工作。进而有效规范归档管理每个要点和工作流程，激发工作人员热情。要增进归档工作人员相互之间的联系，加强协调与配合，相互形成合力，实现对各项规定的有效执行，努力提高计划生育档案归档工作效率。最后，建立并落实管理培训制度，综合采用课堂授课、现场参观和访问学习、相互借鉴和交流、观看视频等形式，熟悉归档管理工作流程，提高档案管理人员综合技能和素质。并提高计算机应用技能，掌握档案数字化管理和应用技巧，构建归档管理信息工作平台，顺应新时代和新形势，促进计划生育档案管理水平提升。

3.2 提高管理人员责任意识

认真学习并掌握《档案法》的相关规定，让归档工作的开展具有制度约束和规范。让档案管理人员有效增强责任意识，加强相关制度和工作流程的学习和交流，尤其是加强对档案管理人员业务和技能培训。采用案例展示等形式，让管理人员充分认识归档管理的重要作用，增强归档意识和责任意识，努力提升归档工作效率，为计划生育决策和管理创造条件。档案管理人员还要主动作为，积极履行职责，在归档过程中做好资料审核工作，确保档案资料完整，实现对资源的有效开发和利用。另外还要积极配合本单位档案资料检查工作，加强质量审核，获得本单位领导的重视。进而得到人力、物力、财力方面的支持，也为提升归档率，促进档案管理水平提高创造条件。

3.3 落实归档管理工作流程

计划生育档案归档应该严格遵循工作流程进行，推动各项工作制度化和流程化，有效约束和规范各项活动，努力提高归档工作实效性。管理人员要严格执行归档工作流程，定期对工作人员开展业务和技能培训，让他们熟练掌握各项操作，努力提升工作效率。利用计算机和互联网，构建归档管理信息系统，建立数据库，促进资源共享。对归档流程做好详细记录工作，统计每个月档案的归档情况，为改进服务和工作流程创造条件。设立专门负责人员加强档案管理监控，保证各项制度得到有效落实，让工作人员严格按规范流程对计划生育档案进行归档。

3.4 建立落实奖惩激励机制

根据归档工作需要，建立并严格落实计划生育归档管理奖惩激励机制，激发管理人员积极性。对归档效率高，相关制度严格落实的单位和个人实施奖励，包括物质和精神上的奖励。对没有认真履行职责，管理工作不到位的个人和单位采取惩罚措施。

4 结束语

作为计划生育档案管理的重要内容，归档工作是不可忽视的环节。因此，管理人员在开展档案管理时，应该充分认识其重要作用，结合计划生育工作需要，健全并严格落实各项制度措施，努力提高管理工作效率和归档率。从而确保档案资料完整，为计划生育管理和决策提供参考和依据，促进档案归档工作水平提升。

参考文献

[1]宋学民.新形势下基层计划生育档案工作中存在的问题及解决对策[J].办公室业务，2014 （7），230-231

[2]何叶.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].中国外资企业，2015（23），166

[3]于华.加强高校计划生育档案工作的意义和有效途径[J].办公室业务，2013（9），60-61

[4]魏晓英.浅论计划生育档案管理存在的问题[J].兰台世界，2013（s1），34

[5]盛吉燕，周金.浅谈计划生育档案管理存在的问题及对策[J].科技传播，2015（4），190