浅谈如何加快档案信息电子化建设

关键词：档案信息电子网络政务建设

随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

1.档案管理信息电子化建设的必要性

随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，档案管理信息电子化可用详实的档案信息是否完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，这样才能决策的及时、正确，以保障管理措施的适当。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。第三，实现档案管理信息电子化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，同时，亦可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

2.如何实现档案管理信息电子化

首先，要实现档案部门基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工。并要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

其次，要实现档案管理信息电子化项目的试点与推广工作。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，建立、规范、联通各局域网络，并选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点，并提供相应的资金和技术资源支持。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

第三，要实现档案管理信息电子化标准规范建设。需要加强顶层设计，通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等，业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。第四，要实现档案管理信息电子化人才素质培养。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，因此针对档案管理信息电子化人才应积极进行思想教育，有计划有组织地进行培训，使其掌握信息技术的新知识。档案人员还要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平，这样才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

3.目前档案管理信息电子化工作中存在的问题

3.1 战略定位不准确，理论研究不深入。在2006年编制的《档案事业发展“十一五”规划》中提出“以档案信息化建设为重点”的工作任务，但档案管理信息电子化工作仍然存在中长期的总体指导思想、战略目标、基本原则、主要任务与发展架构尚不清晰，档案信息化在档案工作发展与改革的地位与作用还不十分明确，档案信息资源在国民经济与社会发展中的基础性战略信息资源地位尚未确认等等问题。虽然目前关于档案管理信息电子化的理论著作较多，但都只停留在了实践方法和技术应用的层面上，理论研究不够深入，并未形成系统的档案管理信息电子化理论研究。

3.2 法律支持空缺，地位认识不足。档案管理信息电子化已日益成为社会发展的趋势，但国家相关档案法规中尚无档案信息化概念与要求的相关表述，这与档案信息化发展的现状、规律及其档案事业发展、社会发展的要求不相吻合，造成档案信息化建设、管理的法律失据现象，大大地阻滞了档案信息化的发展进程。除此之外，虽然这几年各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但是总体上档案部门对档案信息化在新时期档案事业发展中的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，严重影响了档案信息化的推进，也影响了档案事业的改革与发展。

3.3 人才匮乏，服务意识薄弱。就目前档案管理信息电子化的发展来看，工作人员对于信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等行业情况掌握的比较笼统，定位不够准确，需要有一定的档案和计算机专业知识的人员对从事档案信息化工作的员工要进行定期培训。做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。其次，档案管理人员对于“工作就是服务”的观念比较模糊，员工的服务意识比较薄弱。要以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿，明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。档案信息化是档案领域的一项新的工作，信息化人才缺乏已成为档案信息化建设与发展的瓶颈，传统的档案人才队伍已不适应以信息技术为手段的档案事业发展需要，特别是信息化建设与发展中所需要的复合型管理人才、技术人才严重匮乏，制约了发展的步伐。

档案管理信息电子化建设是电子政务建设的一个有机部分，这种建设是任重而道远的，也是新时期档案工作所面临的严峻挑战，要利用有限的资源高效推进档案管理信息电子化，就必须充分利用电子政务建设的成果，将它的建设放在电子政务建设的大平台中来考虑。同时，实现档案管理信息电子化是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，各地档案部门应该积极参与当地的电子政务建设上来，为档案管理信息电子化建设在实践中不断发展和完善提供有力保障，也为档案事业迎来新的发展机遇奠定基础。作为新时期的档案工作者，更要坚持与时俱进、为人民服务的光荣使命与责任，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案管理信息电子化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。