高职院校秘书写作范式教学中存在的问题及对策

摘 要：《秘书写作》是高职院校文秘专业学生的一门重要的专业课程，本文分析了高职学生在秘书写作书面范式上所出现的问题，并针对存在的问题提出相应的解决对策。

关键词：秘书写作；范式；问题；对策

中图分类号：G71 文献标志码：A 文章编号：1003-949X（2013）-03-0063-1

秘书写作必须又快又好，快速高质量的完成领导交拟的写作任务，这也一定要求秘书写作的书面范式规范、整洁、漂亮，符合《国家行政机关公文处理办法》。秘书是文字处理的第一高手，这也必定要求秘书在写作时处理文字、文面、格式时不仅要速度快，更是重点要求其写作出的文章规范、整洁、漂亮。

《秘书写作》是高职院校文秘专业学生的一门重要的专业课程，是高职文秘专业开设的一门主干职业技能课程。学生在《秘书写作》学习过程中，其秘书写作的范式常常达不到理想的效果，出现这样那样的错误，不仅不符合秘书是文字处理第一高手的要求，更不符合秘书写作必须又快又好的现实需要。

本文将分析高职院校学生在秘书写作书面范式上所出现的问题，并针对存在的问题提出相应的解决对策。

一、学生写作中存在的范式问题

（一）18个格式要素实际运用不当的问题

国务院办公厅在2000年8月24日下发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中把公文分为眉首、主体、版记三个部分共18个格式要素。学生在秘书写作的实际运用中会出现如下错误的现象：

1. 全部使用18个格式要素的现象。有的学生在拟写一个具体的公文时，无论是否与行文的具体环境和文种的要求相关，把所有《办法》中所要求的有关于眉首、主体、版记的18个格式要素都写在这个公文中，这是不妥当的写作现象。例如：一般 “请示”文种需要“签发人”格式要素，而别的文种 一般不需要“签发人”格式要素；有时行文需要“抄送”格式要素，而有时行文就不需要“抄送”格式要素。这得视具体的行文事项和行文环境而定。

2. 遗漏必要的格式要素的现象。学生学习《秘书写作》这门课程，肯定地说很少有同学见习过秘书或文书的现实“办文”环境，因此，难免会有遗漏公文必要格式要素的现象出现。例如：有的学生在拟写上行文“请示”和下行文“通知”（上级单位对下级单位发文）的公文中，就会遗漏掉必定要有的“发文字号”这个格式要素。

3. 错用必要格式要素的现象。如果缺乏相应的工作经验出现错用必要格式要素的现象将是在所难免。例如：“发文字号”格式要素中最后一个字是使用“发”、还是“字”、还是“函”、亦或是“通”呢？这得需要视具体的行文文种和行文方向而定。

4. 相应格式要素所放位置不当的现象。学生在拟写公文时，凭想象而写作，也会出现相应格式要素放错位置的现象。例如：有的同学在写作时会把“附件”格式要素放在成文日期之后排列，有的同学甚至还把附件的具体内容写在正文当中，其实，正文当中只出现“附件”格式要素的附件名而已，附件的内容要另起一页再安排内容。

一般情况下公文眉首部分只须书写发文字号套用红头文件纸；主体部分书写标题、主送机关、正文、附件、成文日期；版记部分书写主题词、缮印部门及时间即可。

（二）层次序数及其符号选择不当的问题

高职学生在秘书写作时文章的层次序数及其符号选择有不当的现象，与《办法》中规范的标准有不相符的现象出现。《办法》中层次序数规定，第一层次为：一、；第二层次为：（一）；第三层次为：1.但必须在全角英文状态下书写1后面的点符号；第四层次为：（1）；如遇还有第五层次的情况可到文档“插入”栏寻找诸如①层次序号；如遇只有两个层次出现公文当中，一般使用第一层次序数和第三层次序数。在使用计算机拟写公文时，公文的层次序数切忌使用记忆状态下计算机自动跳出的层次序数，否则公文内容将不能被“选定”，不能调整版面、行距、字体等格式。一般情况下，公文的第一层次标题使用三号仿宋字加粗，如遇很多层次很多篇幅的公文，第一层次标题可使用三号黑体字加粗，第二层次标题使用三号仿宋字加粗。

（三）文中插入表格、制图等格式不当的问题

高职学生在秘书写作时文章当中插入表格、制图等有不当的现象，与规范、美观、整洁的审美要求有不相符的现象出现。拟写公文中，如果插入表格、制图等宽限边距应调整至与公文内容边距一样宽。表格中字体应小于公文正文字体，一般为四号字体。表格中如出现时间：如9：00-11：00，应在半角英文状态下书写。公文或表格中如出现很多阿拉伯数字的数据，用“Times New Roman”字体再进行 “选定”变换一次字体。

（四）其他格式化低级错误的现象

现代信息社会，他山之石可以攻玉，他人的文字内容亦可借鉴运用，特别是引用相关的政策文件等，下载复制粘贴内容难免。但确有学生只管下载复制粘贴相关内容，却不管借用、引用的资料是否有底纹，行距、字距、空行、空格是否与所拟写公文一致，出现这样一些秘书写作范式上不规范的现象。

二、秘书写作范式教学中存在问题的教学对策

（一）充分调动学生学习秘书写作的积极性，采用适合的教学方法，提高学生的写作技能，提升学生的写作水平。

高职院校录取分数线较低，有的学生只有200多分，语文基础普遍不高，生源素质下降，自然会影响到他们写作能力的提高，但秘书写作课教学目标及要求并未随生源的降低而降低，相反为了适应市场激烈的竞争，对学生能力方面提出更为严格的要求，因此教师必须充分调动学生学习秘书写作的积极性，摒弃传统教学观念对秘书写作的束缚，不再采用照本宣科、填鸭式教学方式，不再把写作课当作理论课、知识课去讲授，采用情景式教学、体验式教学、纠错式教学的方法，从而传授学生写作方法、写作技巧，提高写作技能，提升写作水平。

（二）提供18个格式要素齐全的具有现实意义的例文让学生学习、参考、体验。

从理性认识到感性认识，现实的示范公文作品直观的表达了18个格式要素所处文中的位置，让学生看了一目了然，让学生有了真切的感性认识。学生从学秘书写作范式理论的云里雾里到看到现成18个格式要素样品的茅塞顿开、恍然大悟，这当然需要教师认真地选择现实当中的18个格式要素的示范公文。

（三）针对性地解决学生秘书写作书面范式教学过程中出现的各种问题，系统地进行范式案例教学，开展范式纠错法教学。

文中第一大点里谈到了6个方面数十个格式不当的小问题，教师应按照相关范式标准，系统全面地将错误范式公文的案例进行逐一的纠错教学，让学生掌握纠错的方法和技巧。在学生学习写作的过程中应手把手的纠正学生拟写公文的错误。

（四）加强秘书写作范式教学，强化秘书写作实训、实习，让教师和学生“走出去”写作，真正做到理论与实践相结合，理论化于实践，理论融于实践。

凡事熟能生巧。要想真正地传授学生符合《办法》的秘书写作范式，提升学生秘书写作范式技能，必须加强秘书写作范式练习，重点加强秘书写作实训、实习。把现实当中要完成的写作，拿到课堂教学里来，真正开展以项目为驱动的情景法教学、体验式教学。拔给实践经费，让教师和学生走出校门，走向社会，真正做到公文18个格式要素理论与实践相合，理论化于实践，理念贯穿始终，理论融于实践，真正让拟写公到规范、整洁、醒目、美观、大方。

（五）提高教学师资水平，提升教师秘书写作“实战”经验。

由于秘书写作教学教师大部分是中文专业毕业的，缺乏行政、企事业单位秘书岗位的工作阅历和背景，缺乏秘书写作“实战”经验，不能深入地组织教学内容，当然也不能“实战”地处理秘书写作范式教学中学生存在的问题。因此，高职院校要引进拥有行政、企事业单位秘书岗位的工作阅历和背景，拥有秘书写作“实战”经验的双师型教师；要想方设法让现有秘书写作教师“走出去，再回来”，去真正的秘书、文书岗位实习、见习，挂职锻炼，开展不同形式的秘书岗位工作体验。从而达到提高教学师资水平，提升教师秘书写作“实战”经验，真正提升和达到高职院校学生秘书写作范式技能的水平和目的要求。

参考文献：

[1] 肖丽珍.对高职院校秘书写作课教学的思考[J].黄冈职业技术学院学报，2008，（3）

[2] 王敏杰.谈优化秘书写作教学过程的方法[J].秘书之友，2008，（4）

[3] 郭冬.秘书写作[M].北京：高等教育出版社，2007.