取消专业档案中的正副卷概念之我见

在《现代汉语词典》中，“正”和“副”的释义是“基本的、主要的”和“居第二位的、辅助的”。在《辞海・语词分册》中“正”和“副”的释义是“作为主体的”和“次要的、附带的”。可见，“正”和“副”之间是有本质区别的，如正本和副本、正刊和副刊、正标题和副标题等。

谈到档案工作，部分专业档案中也存在正卷和副卷的名词概念。例如：

1994年印发的《派出所档案管理规定》中第五条：根据公安部《关于重点人口管理工作规定》，对列管的重点人口(包括暂住人口中的重点人口)进行管理中形成的有关材料，应当建立重点人口卷。已经查实的有法律效用的材料，立为正卷；内部审批的和未经查实的材料，立为副卷。

1991年印发的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中第二十一条规定了“各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序”，阅卷笔录，案件承办人的审查报告，承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录，有关本案的内部请示及批复，合议庭评议案件笔录，审判庭研究、汇报案件记录，审判委员会讨论记录，案情综合报告原、正本，判决书、裁定书原本，审判监督表或发回重审意见书和其他不宜对外公开的材料都在副卷之中。

1991年印发的《公安业务档案管理办法》中的政治侦察案卷、刑事侦查案卷、预审案卷、调查案卷、组织案卷等类档案均需要建立副卷。

在地方专业主管部门和档案行政管理部门参与制发的专业档案管理制度中，也出现了正副卷的字样。如2010年印发的《广东省劳动人事争议仲裁档案管理办法》中第七条：劳动人事争议仲裁档案文书材料按照利于保密、方便利用的原则，分别立正卷和副卷。

既然正副卷名词概念在如此多的专业档案中出现，是否意味着按字面理解，正卷和副卷各自包含的档案形式、内容、保存价值差别巨大呢?

笔者认为显然不是。例如在《劳动人事争议仲裁办案规则》中规定：副卷包括：评议记录、立案审批表、调查提纲、阅卷笔录、会议笔录、底稿、结案审批表等。仔细分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁过程之中形成的，是完整的仲裁档案中不可或缺的组成部分。缺少任何一种材料只能说明仲裁过程某个环节没有进行或者是归档未实现齐全完整。这些文件材料是仲裁过程中部分环节的真实记录，是仲裁档案的组成部分，根本没必要列为副卷。公安业务档案、人民法院诉讼档案的副卷情况类似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》中第六条中规定：罪犯、劳教人员释放、解教、死亡和撤销劳动教养之后，其档案应进行整理，正副卷合并，每个人的档案组成一卷或数卷。这说明正卷、副卷内的档案材料同样重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必将其先分开后合并，增加基层档案工作人员的无效工作呢?

据笔者了解，在实际工作中，仲裁档案的正卷是可以让申请人、被申请人查阅、复制的，而副卷牵涉到仲裁工作人员对当事双方利益平衡问题，因而不能向申请人、被申请人提供利用。这一做法源于2002年12月7日实施的《最高人民法院关于诉讼人查阅民事案件材料的规定》中的条文，民事案件的当事人及诉讼人可免费到法院查阅本人案件的案卷，查阅案卷的范围仅限于“正卷”，包括书、答辩书、庭审笔录及各种证据材料等。

如果说在若干年前手工立卷方式下，必须通过实体分开以达到限制利用的目的，那么在计算机管理非常普及、以件为单位进行整理的今天，再提正副卷这样的名词概念就显得很滞后了。有关部门完全可以通过单独标识、单件利用的方式解决限制利用问题，没必要再使用似是而非的名词概念。

不过也有例外，《派出所档案管理规定》中的副卷中包括“未经查实的重大嫌疑线索和群众检举材料……耳目提供未证实的材料”等材料，而后面又规定“已查明否定的嫌疑材料”属于不归档范围。这就是自相矛盾的规定，属于不归档范围的材料为什么要纳入到档案的副卷去呢?这恐怕就是常识性错误了。

在此需要特别指出的是，根据《中华人民共和国档案法》实施办法第四条规定“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法”。如果专业主管机关擅自专业档案管理制度，就多多少少有违法的嫌疑。

因此，笔者衷心希望，有关专业主管机关在今后的专业档案管理规章制度修改过程中彻底取消正副卷这个名词概念。

(作者单位：国家档案局100052)