新建地方师范学院实验设备采购与管理探讨

摘要：高校实验室仪器设备是培养创新型人才和科研工作的重要物质条件。根据地方师范学院实验室设备采购与管理的特点，对实验设备采购和管理人员的配备、实验设备采购流程的规范、实验设备的管理等方面进行了改革与探讨。目的在于加快地方高校的实验室建设。

关键词：地方师范学院 设备采购 设备管理 资源共享

仪器设备是高校从事教学、科研工作的重要物质条件，是培养高素质、创新型人才的有力保障，同时也是一所高校综合实力的体现，它在一定程度上标志着一所高校的办学能力和科研环境[1]。随着我国综合国力的提升，高校的教学、科研经费和各项建设资金逐年增加，特别是近几年，全国高校处于快速发展时期，一方面国家加大对教育的投入，另一方面学校以多种方式筹措资金，不断改善教学、科研条件。实验设备采购经费迅速增长，实验设备数量不断增加，这对于高校人才培养、促进社会发展是一个大好机遇。经费大部分来源于财政资金，必须合法、合理利用，提高资金的经济效益和社会效益；同时实现高校仪器设备的有效管理，以充分发挥仪器设备的优势和作用，使其真正成为培养学生创新能力和科研工作的物质条件。我校是2000年升格为本科的一所地方师范院校，实验设备采购和管理工作还不完善。作为一所地方师范院校，面对诸多的挑战，应该认真思考新形势下如何建立适合本校的设备采购与管理模式，最大限度地发挥投资效益，为教学、科研服务。

1 合理配备实验设备采购与管理人员，提高设备的采购实效

随着高校办学规模的不断扩大，新设专业和原有专业不断调整，使实验室向功能多元化、仪器设备精密化方向发展，因此需要建立一支结构层次合理、相对稳定的实验设备采购与管理队伍。仪器设备采购工作在高校占有重要的地位，如何充分利用现有经费，最大限度地发挥投资效益，做好仪器设备采购工作，采购人员的素质就显得尤为重要了。作为设备采购人员，不仅要廉洁奉公，更要具备经济管理知识，还要掌握与设备相关的专业技术知识。由于实验设备种类的多样，涉及机械、电子、网络等诸多学科知识。同时，当今科学技术发展日新月异、产品更新换代周期缩短、仪器设备市场行情瞬息万变。因此，要求高校仪器设备采购人员与时俱进，不断学习政治理论、政策法规、业务知识和相关的管理知识，具备良好的职业道德、过硬的业务素质、一定的法律与财务知识及信息技术知识，还要具有较好的协调能力，要不断提高自身的综合素质，真正做好高校的仪器设备采购工作[2]。

高校设备管理人员是高校管理者的重要组成部分，他们既不同于实施统筹管理、从事决策工作的领导，也不同于在教学一线向学生传授系统知识、对某一学科有精深修养的教师[3]，他们是处于教学辅助部门，是为教学和科研活动提供服务的技术人员，他们除精通仪器设备管理业务外，还必须对学校相关学科专业使用仪器设备的类型和功能有一定的了解。因此，设备管理人员应严守规章制度，严守组织纪律，办事认真，行为规范，作风严谨，尤其是服务职能，要求设备管理人员能想他人之所想，急他人之所急，热情、周到、勤快，对待工作具有克己奉公、无私奉献的精神和品德素养，不仅能为学校节省资金，还能通过提高设备的使用效率，满足教学对设备的需求[4]。因此，从结构上要由专业实验技术人参与，从层次上也要求由高、中级实验人员组成。只有不断提高高校设备管理人员的综合素质，才能不辱使命、做好设备管理工作，为学校的发展贡献力量。

2 规范实验设备的采购流程，提高资金使用效率

规范高校设备采购活动不仅是非常必要的，也是刻不容缓的重要工作。通过提高对设备采购管理的认识，从设备采购源头抓起，树立并强化国有资产保值、增值的管理意识，建立健全国有资产的监督约束机制，才能把有限的教育经费更好地用在人才培养的刀刃上[5]。

2.1　制定合理的采购计划

设备采购计划需要根据学院每年经费投入额度进行申报，由二级学院提出，填写学院实验设备采购申请表，内容包括拟采购设备的品牌、规格、数量、性能、技术参数以及单价、金额，大型贵重设备需要进行项目可行性论证。采购部门汇总各学院的计划后，根据学院年度预算及发展需要进行适当调整，并组织专家对大型贵重设备的购置进行论证、核定。对贵重仪器设备的购置进行可行性论证，主要是根据学校教育事业和学科发展规划，根据学校的发展规模、专业设置和科研方向等统筹考虑，对所购仪器设备在学校教学与科研工作中的必要性和工作量进行预测分析，对所购仪器设备的先进性、适用性范围和品牌、档次、规格、性能、价格及技术指标的合理性进行论证。采购贵重仪器设备要遵循优化配置、专管共用、资源共享的原则，避免出现低使用效率的重复购置，减少闲置浪费，充分发挥使用效益。

2.2　及时申报采购计划

学院采购部门根据采购计划汇总逐级上报主管理部门，由上级管理部门审批。未列入年度采购计划的项目，原则上不能采购。特殊原因确需采购的，应在落实资金的前提下，严格履行审批手续。除食品、医用药品、实验用品等保质期较短或保存时间不宜长久的物品可根据情况分批采购外，一个单位在同一年度内对同一项目的申购不能超过两次，杜绝化整为零、逃避招标的行为发生，在采购方式上，要严格按照政府采购法律法规要求进行。

2.3　正确编制招标文件

招标文件的编制必须严格遵守国家法律、法规。一般设备招标文件都是由招标公司编写，主要内容是商务条款和技术条款，商务条款由政府部门制定，格式内容相差不大，但作为院校方需要编写详细的设备技术参数。设备技术参数由专业教师和实验技术人员共同确定。技术参数直接影响到投标的成败以及是否能采购到性价比最优的产品。在编写设备技术参数时，必须明确设备的用途、功能，既要考虑科学性与先进性，也要考虑经费的合理使用。由于设备招标技术参数不能指定某品牌设备，参数的编写必须是客观的，这就要求采购人员对拟购设备的现有技术水平和行业情况比较熟悉，如此才能真实反映所购设备需要达到的要求。按政府采购相关规定，国内招标可以提供3个及以上品牌供投标人选择。对于一般家具类设备，如实验台，必须明确所用板材、材质是否达到防水、耐酸碱、耐热、防火等指标，家具使用油漆也要符合相关环保标准等。

2.4　准确签订合同

以招标文件为基础，同时根据投标人承诺的条件进行合同签订，约定双方的权利与义务。由于设备采购的项目不同，采购的文本也不尽相同，但经过多年不断的修改和完善，适用于招标项目的合同文本已经规范化，基本可以直接采用。为了便于招投标双方明确各自的责任，一般固定好格式，只需填入具体内容即可成为合同。但在合同内容拟订方面，针对不同的招标项目，还应订立各自相应的特殊条规。招标文件列明的合同条款对投标人来说虽然只是邀请，但实际上已构成投标人对项目要约的全部合同基础。因此，合同条款的拟订必须尽可能详细准确，以减少采购方不必要的麻烦。

2.5　严格执行设备的双重验收制度

设备的验收一般由使用单位先进行初步验收，填写验收报告单后，由资产管理部门、审计部门、实验设备采购部门与使用单位再次验收。如果是大型或贵重设备，二次验收应由专家小组集体验收，专家小组成员可以是校内专家，也可以聘请校外专家。验收分为点收和技术验收，验收小组必须严格按照合同要求进行验收，确保设备的质量。货款的付款方式一般有两级式或多级式。为保证资金安全，我校实验设备的货款一般采用设备安装合格后一次支付（无预付款）的方式，质量保证金则在应付货款中扣除。保质期满后，如设备无质量问题，质量保证金方可退给对方。如设备质量、技术服务不符合合同要求，学校可根据实际情况进行扣除，直至供货商履行合同条约。

2.6　实行批量集中采购，节约实验设备采购资金

政府采购需要有一定的周期，要做到早计划、早安排，尽量避免临时追加采购物品，要严格按完整性、必要性、合理性和可行性原则进行审批，杜绝化整为零、同种设备一年内分多次采购的行为。对于通用性强、能够统一规格的设备尽可能统一，如计算机、投影机等多媒体设备尽量统一标准，类别相同的实验设备也要进行归类，形成一定的批量规模，让投标人进行充分竞标，降低设备采购成本。如在我校2011年教学实验设备采购中，凡是纳入集中采购目录的，绝大多数都通过批量集中方式采购，部分零散货物无供货商，则通过分散方式采购。全年集中采购总金额为1　480.76万元，分散采购总金额为20.52万元，分别占采购总金额的98.63%，1.37%，分散采购的比例相对较小，设备实际采购金额与预算资金相比，节约资金220.19万元，节约率为12.79%。实践证明，集中批量采购是节约资金的有效方式。

3 加强实验设备管理，提高设备使用效率

设备管理对实验室建设起到了重要的支撑作用，管理好设备能为实验室建设创造一个良好的发展环境。

3.1　完善管理制度

根据发展需要，我校于2011年6月组建了实验设备中心（以下简称“中心”），负责全校实验设备的总体规划与管理。中心逐步建立和完善各项规章制度和工作规范，制定大型精密仪器设备的操作规程、维修保养等规章制度，做到有章可循，按章办事，用制度管好人、管好事、管好财物，严格考核，严格管理。对大型精密仪器设备的使用和管理进行考核，每月定期检查，定人保管、定室存放、定期保养、定期校验，并检查其使用记录、维修记录等。通过考核，促进专职管理人员履行岗位职责，不断提高工作水平，同时保证仪器设备处于良好运行状态[6]。

3.2　规范日常使用管理

仪器设备管理是一项综合性较强的工作，它既要求从价值量上进行管理，又要求从实物上进行管理。首先，仪器设备实行归档管理。等购置的仪器设备验收到位后，主管部门及时设立总账，各实验室设立分户账，总账和分户账要定期核对，做到账物相符、账账相符。每台仪器设备都应建立管理卡，粘贴标签和配备仪器设备运行记录本[6]。其次，仪器设备的技术管理。技术管理的目的是采取有效的管理措施，使仪器设备始终保持良好的运行状态，主要是仪器设备的技术档案管理及仪器设备的维护、保养和维修等。最后是仪器设备的安全管理。为确保师生人身安全和学校财产免受损失，定期进行安全检查，发现问题及时解决；经常性地对仪器设备进行维护保养，使用前认真检查，发现问题及时解决；防止意外事故发生；还要保持实验室环境卫生，注意仪器设备的防尘、防潮和防震等。

3.3　加强大型精密设备的管理

大型仪器设备是设备管理的重点，也最能体现实验室的建设水平和科研水平。要不断提高实验操作人员的学历层次，改善队伍的知识、职称结构，以适应教学、科研和设备管理工作的需要。所有大型精密仪器设备要配备专人管理和操作，操作人员要经过专业培训、考核并取得上机合格证方可上机操作。必须建立大型精密仪器设备使用情况登记制度，对进口免税设备必须严格按照要求进行使用，且建立相关的档案材料供海关等有关部门进行稽查与监督。大型精密仪器设备使用要按规定及时填写使用记录、维护及维修记录、故障及损坏情况记录等。每学期统计一次，报学校主管部门核查备案，并作为考核使用效益的重要依据。

3.4　实现资源共享

近些年来，高校普遍认识到大型仪器设备开放共享的重要性和必要性，均逐步构建校级通用性强、院级特色鲜明的校院两级开放共享平台。我校实行校内资源优化配置，实现资源共享，成立实验教学中心，如计算机实验中心、基础化学（生物、物理）实验中心；对公用性较强的仪器设备实行统管共用；对于既有一定专业性又有一定通用性的仪器设备，实行共管共用；对专业性较强的仪器设备，实行专管共用[6]；对于大型设备、精密贵重仪器设备实行专管共用，实现校内共享，并积极向社会开放，提高设备使用率。在保证高质量、高水平完成各项教学、科研任务的前提下，充分利用现有仪器设备，积极面向社会，组织项目开发、科学研究。如物理与工程学院管理的天文台、生命科学与技术学院所管理的动物标本实验室，免费向社会开放，大大提高青少年的科普知识水平。化学与材料学院管理的大型精密进口设备X射线粉末衍射仪、X射线单晶衍射仪、扫描电镜等，也将适时对外开放，为地方经济建设服务，提高我校仪器设备的使用率，充分发挥其社会效益和经济效益。

4 结束语

实验设备的采购与管理对高校教学、科研工作顺利开展具有举足轻重的作用，加强仪器设备的采购与管理，合理配置采购与管理人员，规范采购、管理等各项工作，对于高校的学科建设、资源利用以及投资效益的提高非常重要，我们必须不断进行研究和探索，充分发挥仪器设备的社会效益和经济效益，使之更好地为教学和科研服务。

参考文献

[1]刘全菊.探讨高校实验仪器设备的采购及有效管理[J].中国市场，2007（32）：108-109.

[2]石义林.谈高校仪器设备采购人员的素质[J].中国现代教育装备，2004（11）：44-45.

[3]韩冰.高校设备管理人员应有的基本素质[J].山东纺织经济，2012（6）：58-59.

[4]姜兆纯.浅谈高校实验室设备管理人员的素养[J].中国现代教育装备，2006（4）：29-30.

[5]朱鑫.探讨高校设备的采购与管理[J].实验室研究与探索，2007，26（4）：152-155.

[6]黎中良.新办师院仪器设备管理的探索与研究[J].中国现代教育装备，2005（1）：45-47.