论档案信息资源开发利用的模式

摘 要：随着人类社会由工业经济时代向知识经济时代转变，信息资源己成为一种重要的经济资源。档案信息资源是其中的一个重要组成部分，其重要性已引起人们的普遍关注和广泛认同。档案信息资源开发利用的传统模式有：档案查阅，档案外借，档案报道服务，档案陈列、展览服务。档案信息资源开发利用的智力型模式：编研服务，情报服务，检索服务，专题服务，咨询证明服务。

关键字：档案信息资源；情报服务

随着人类社会由工业经济时代向知识经济时代转变，信息资源己成为一种重要的经济资源。档案信息资源是其中的一个重要组成部分，其重要性已引起人们的普遍关注和广泛认同。党的十六大要求大力推进社会信息化，以信息化带动工业化，以电子政务深化改革行政管理，以互联网扩大先进文化的传播。在社会信息化大潮滚滚到来之际，大力开发利用档案信息资源已经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。档案信息资源开发利用的模式也不容小觑。

1 档案信息资源开发利用的传统模式

档案信息资源开发利用方式由于不同的环境条件而呈现出不同的开发水平、开发层次、开发质量和开发效果。其传统方式主要有档案阅览、档案外借、档案信息报道和档案陈列、档案展览等。

（l）档案查阅

这是档案部门提供档案信息通常采取的服务方式。档案部门设有阅档室，并为档案用户准备诸如检索工具、工具书、参考资料等，供利用者进行借阅利用。这种利用方式，供需直接见面，信息直接流通，对档案部门来讲，能及时接受利用者的反馈信息，并且有利于档案保管保护。平均每年全国各级各类档案馆室接待档案、资料利用者达1300万人次，利用档案资料达3600万卷（件、册）次。而在2003年提供利用的档案资料则达到了5千多万卷、册。

（2）档案外借

利用者为了某种需要将部分馆藏档案原件或副本暂时借出使用，包括个人外借、集体外借、馆（室）间互借、预约外借和流动外借。在档案的利用活动中，档案人员对那些珍贵的或易损的档案、古老档案，以及特殊载体的档案，一般不外借出馆。档案外借服务应注意保管、保密和完整性等问题，特别应注意建立催还制度。还值得一提的是在《档案法》和《档案法实施办法》及各省市制定的档案管理条例中都做出了“法人、其他组织以及个人凭身份证、工作证或者介绍信等合法证明，可以利用已经开放的档案”的规定，这就从法律制度上为档案利用者利用档案提供了保障。

（3）档案报道服务

档案部门通过档案报刊、或新闻媒介向社会和利用者揭示和通报档案信息，报道档案工作法规、制度、交流工作经验等。中国拥有全世界唯一的档案专业报―《中国档案报》。《中国档案报》自1995年创刊以来，发行量逐年递增，目前己覆盖全国档案系统并占领部分都市报刊零售市场。北京、山东、辽宁等地订阅《中国档案报》已延伸到乡、镇及民营企业和都市报亭。台、港、澳地区档案馆也订阅了《中国档案报》。1997年以来，《中国档案报》在海外亦有发行。日本、新加坡、韩国、蒙古等国都有订阅。2001年该报扩版增刊，以全新的面貌为社会服务。

（4）档案陈列、展览服务

这是档案馆按照一定主题，以展示档案原件形式或复制件的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种服务方式。通过举办展览，建立爱国主义基地和参加有关活动等方式，大力开发利用发档案信息资源。如利用档案举办的展览“雪域明珠-中国文化展”；结合澳门回归，利用丰富的馆藏举办的“欢庆国庆50周年喜迎”“99澳门回归档案史料展”展览，供社会了解了历史。同时，越来越多的档案馆被命名为爱国主义教育基地，如在发挥爱国主义教育基地这项公共服务作用方面，上海市档案馆外滩新馆就引起了良好的社会反响。该馆拥有比较丰富的档案材料，它记录了中国共产党带领人民进行革命斗争的历程和上海市党组织在社会主义建设中发挥坚强核心和战斗堡垒作用的过程。自建馆以来，上海市档案馆外滩新馆吸引了机关、基层党、团组织等100多家单位2000多名党团员来此进行党组织活动。借助这些丰富的档案珍藏，使人们接受了生动的革命传统教育和爱国主义教育。

2 档案信息资源开发利用的智力型模式

档案信息资源开发利用的智力型模式通常包括编研服务、情报服务、检索服务、专题服务和咨询证明服务等模式。

（1）编研服务

编研服务是指档案部门具有档案编研职能，并设有编研机构，拥有专门编研人员，根据档案馆（室）自身的馆藏特色以及档案利用价值，有选择、有目的地开展研究和选编，为机关和社会提供档案信息资料的专业工作。对档案资料进行专题研究、编撰出版，是档案部门开发利用档案信息资源的一条重要途径。

它的编研成果包括公开出版物和内部参考等。据统计，2003年，各级各类档案馆编辑的公开出版档案资料700种，计2.2亿字；档案室编辑的公开出版档案资料800多种，计5.6亿字。各级各类档案馆编制内部参考资料6000多种，约1亿字；档案室编制内部参考资料1万多种，计35亿字，为领导决策、工作参考以及社会各界利用发挥了重要作用。从具体事例来看，广东省档案局（馆）在抗击非典期间，编辑出版了《抗非档案信息摘报》，汇集了广东1879至1923年间发生的多起疫情档案史料，《摘报》送广东省非典防治工作指挥部下发给各有关部门和送省市领导同志，为领导决策提供了重要参考信息。中央档案馆编辑的《评点二十四史》，被同志作为礼品赠送美国哈佛大学。自治区档案馆编辑的《历史档案荟萃》，以确凿的史实证明了自古以来就是中国领土不可分割的一部分，并获得了国家“五个一工程”奖。

（2）情报服务

在企业事业单位、科研院校以及经营单位中，档案是重要的情报源之一，如会计档案、科技档案、科研成果、论文、专利等档案是重要的情报来源。目前在一些大中型国有企业和科研院所、高等院校推行档案图书情报的一体化管理，这种想法得到很多学者和实际部门工作者的认同，在很多期刊上也就此问题展开了激烈的讨论，这可能是未来的一个发展趋势。笔者认为，档案图书情报一体化管理的最终目的是要构建图书、档案、情报工作三者之间的桥梁，加强图书、档案、情报工作之间的联系，减少不必要的冗余环节，促进信息资源的优化管理，使它们能够为实际工作更好地服务，而并非图书、档案、情报的工作方式和手段已经失去差异。因此，档案信息的情报服务可能会成为档案人员工作中的重要内容。

（3）检索服务。

针对利用者特定的实际需要按照一定的档案标识系统与途径，从大量的档案目录、索引、文摘、卡片等二次文献中查找出需要的档案信息的服务活动，它是提供利用的先期工作和衡量档案工作水平的重要手段和内容。开展检索服务必须建立完善的检索系统，合理组织和整理档案文献资料，加强馆藏基础管理工作。档案检索服务己经历了手工检索、半机械化检索和计算机检索以及光盘检索和目前的网上浏览等阶段。尤其是网络检索这种方式，它能提供各种功能强大、灵活、实用的检索工具，使得检索成为一项轻松而愉快的工作。档案用户之间、档案馆（室）之间、档案用户与档案馆（室）之间的地理距离将由于网络的连接而消失，彼此之间的交流与合作将在档案工作中普遍应用。Google是全球最强大的搜索引擎，如果档案部门能开发出这样的搜索引擎来检索档案信息，那么查找、利用档案信息将会变成愉快的事情。

（4）专题服务

档案信息专题服务又叫跟踪服务，指的是档案信息部门根据利用者的需要确定某一专题，并围绕这一专题从档案文献中选择出对该专题有用的档案信息，定期、主动地向利用者提供服务的一种方式。档案信息专题服务水平大体要经过确定内容、跟踪服务和效果反馈三个步骤。

（5）咨询证明服务

档案部门经常会碰到一些有关政策、法律、规定、个人经历、学历等方面的咨询（证明）。近年来，随着城市建设和改造，档案部门在不违反国家法律、法规的情况下，向市民提供咨询或出具涉及市民切身利益的拆迁政策、土地使用权、房产权等的证明，都能使咨询者满意。经过20多年的改革开放，在一定程度上档案的作用正在“弱化”，如在上海办理因私人事务出国的护照，凭居住证就行了，不再需要申请者档案。但是现阶段档案的作用不可取代，特别是个人的工龄计算、工资调升、转正定级、职称评定、出国（境）政审、党团关系、婚姻生育管理、社会保险、证件年审等问题都需要以档案为依据出具证明。

在社会信息化大潮滚滚到来之际，大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。但是由于种种原因，目前我国档案信息资源开发利用工作存在着不少问题，档案信息资源能发挥的作用与应发挥的作用之间还存在不小的差距。因此，加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。

参考文献

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