探求临床医学认证与档案的联系

1临床医学专业认证与档案之间的关系

1.1临床医学专业认证促进了档案管理水平的提升,档案工作的完善规范又促进了学校各部门工作的规范运作临床医学专业认证要求对涉及事项的文件、记录能进行回溯查询,学校档案部门须建立完善的归档制度对文件、记录进行规范化管理,才能为专业认证工作的开展提供各种原始凭证。医学专业认证对档案的调阅检查及对档案管理的审核促进了档案管理水平的提高,同时档案工作的规范管理又促进了各部门日常工作的规范化。由此可见,档案管理贯穿学校管理过程,医学专业认证推动了档案工作的完善,使档案更好地为教学、科研和管理服务。

1.2临床医学专业认证对教学过程档案记录的要求保证了档案的真实性和原始性过程记录是一类特殊的文件,包括会议记录、过程记录、结果记录,奖惩记录等。这些记录保证了档案资料的真实性、原始性。学校各学院、各部门都需要按档案的管理规定统一对记录进行编号,认真填写单位、名称、部门、日期等,逐一对记录进行详细的列项,并做好汇总登记工作。由于对记录进行了规范管理,所以提高了档案的凭证性,形成了档案收集、管理与利用的良性循环。

2加强档案业务建设,保证临床医学专业认证工作的顺利完成

2.1要保证临床医学专业认证的顺利完成,需建立和完善相应的档案管理制度档案管理部门如果需要收集到完整的原始凭证和档案原始资料,首先需要建立、建全一系列档案规章制度,强化档案制度管理。没有充足的原始档案,就没有档案管理工作基础,就无法提供一个平台让社会共享档案馆藏资源。对属于归档范围的材料,应该全部纳入学校档案管理范围。档案管理制度保证了文件材料在运转流程中得到规范化管理,确保了档案收集的齐全完整,更好地为医学教育专业认证服务,也进一步理顺了文件材料在形成或处理过程中各部门的归档职责,给档案部门的收集归档工作奠定良好基础。

2.2夯实档案基础业务工作,使档案的归档工作更科学规范随着学校规模不断扩大,在学科、专业、学生管理、基础建设等方面的文件种类和数量不断增多,载体方式也出现多样化,如果档案收集规定不能及时反映新情况、提出新要求,文件和档案的完整性就会受到破坏,影响临床医学专业认证工作的进行。在档案管理上应采取以标准化管理为主,制度管理为辅,对于归档材料的鉴定整理、分类编号都要按照规范要求做好。在不与法律法规相冲突的情况下,标准化管理有利于不同部门之间的协调,标准化管理更有利于档案数字化工作,以保证临床医学专业认证工作的顺利完成。

2.3建设档案数据库,实现档案信息化管理数据库建设应遵循实用性、多样性、前瞻性的原则,对馆藏的档案通过录入、扫描、数码照相等形式进行数字化处理,存储于数据库,最大限度地为用户提供其所需要的信息[4]。档案管理部门针对学校阶段性工作和需求建立电子文件专题编研,如教学改革专题、专业认证专题、校庆专题等,变“被动”为“主动”,使教学、科研和管理一线工作者能较全面了解到馆藏档案情况,既满足档案利用便捷的需要,又提高整体工作效能,为临床医学专业认证工作提供更多的档案资源。

2.4加大档案制度的执行力度为保证临床医学专业认证的顺利完成,档案部门需按学校决策加大档案制度的执行力度,规范档案业务管理。对于不按照要求将材料及时归档的部门,应对其进行问责,限期整改。特别要加强教学档案的管理,教学档案是在教学管理、实践中形成的,是院(系)教学管理过程、活动和教学质量、评价的原始记录,只有规范的教学管理工作,才能产生具有保存价值的教学档案,满足临床医学专业认证工作的需要。

2.5强化档案工作的服务性,保证临床医学专业认证的顺利完成档案工作的价值体现在于如何围绕中心工作提供优质服务,在学校临床医学专业认证中,要强化档案服务功能,从“重收藏”向“重利用”转变,提高档案利用率。在规范业务管理的同时提高档案工作人员素质,创新档案服务意识,更好地为学校的阶段中心工作———临床医学专业认证提供全方位的服务。

临床医学专业认证在提高学校教育教学质量的同时,也促进了档案工作的发展。专业认证使学校各级领导和师生员工意识到了档案的重要性,体现了档案的价值,对学校档案工作的改革和发展起到了很好的推动作用。我们要充分利用临床医学专业认证的契机,加强档案管理,使档案工作得到健康、持续的发展。