协同软件中的工具软件

在协同软件大类中,协同工具软件是品类最丰富、应用最广泛的一类。其实,在软件平台化、软件即服务(SaaS)的趋势下,几乎人人都已成为协同工具软件的用户。也许人们感觉不到自己是在使用协同软件,只是在使用信息平台或网络环境的一种或多种服务,甚至可能认为自己是在使用信息平台的基本功能。但事实上,这些协同工具软件的功能特点具有很大的不同,沟通和促进协作的能力和效率也有很大的不同。它们又分别适合于不同的人群和场合,实现不尽相同的目的。了解它们的区别并在不同的需求下选择使用合适的协同工具,将会大大提高协同和沟通的效率。

协同软件的概念和分类

“协同软件”这个概念和分类方法都和中国企业信息化的特色密不可分,是中国的软件企业创造了这个概念,而不是直接将“Collaboration Software”直译为“协作软件”。这样就给所有的协作和具有协作促进功能的软件(即IDG或Gartner统计口径下的Collaboration Software)定义了上位概念,并从产品功能的角度将协同软件分为三种类型:协同工具软件、协同平台软件和协同应用软件。

这样的术语定义本身有两个问题:第一,与协同学(Synergetics)一词产生术语混同现象。这会导致中英文文献研究中的混乱,特别是对于技术术语所指的客体的理解的错位。比如,中国软件产业统计中所讲的协同软件,并不包括西方的协同软件――Collaboration Software口径之下的典型软件范畴,如电子邮件、即时通讯(像MSN、QQ等)。这必然使我们在论及协同软件的市场规模的时候与IDC等机构的数据完全不是一回事。在IDC的统计口径中,像电子邮件的收发服务器软件等都是归类到“Collaboration Software”之下的。

第二,对协同软件产业群的沟通和协作带来不方便。这种不便还表现在企业营销传播的解释成本上。比如,如果你要是问“什么是协作”,大家都会明白;而要解释清楚“什么是协同”,那就很需要费一番周折。

关于“协同软件”这个术语,有一个现象引起我的关注。几年前,中国软件产业界创造了“协同软件”这个概念,并且获得了业界、媒体和市场的接纳与认同,从此,软件产业就有了协同软件这一类。由于当时的主导厂商的技术特点、产品定位和市场取向,“协同软件”的倡导者倾向于把协同软件诠释为企业级应用软件,通俗地说就是管理软件。这在很大程度上有别于西方的Collaboration Software,因为后者涵盖了很大分量的个人的和社会化的协作及协作促进与管理软件。那么接下来的问题就是国际软件厂商是否接受和认同“协同软件”的说法和分类解释了。我们注意到,当时的IBM的确接受并使用了这样的术语,并且宣称自己是协同软件的开山鼻祖。IBM接受它的原因我们不得而知。但据我的推断,应该是基于以下几个理由:一是IBM的确是组织协作工作系统的开创者,有Lotus Notes系统的成功摆在那里;二是IBM的软件市场定位从来就是组织级的,不是个人化的,也不是社会化的。这与微软和谷歌有明显的区别;三是IBM在软件上还没有成熟的对个人化和社会化软件及服务的盈利模式。但是,接下来我们注意到一个颇有些戏剧性的现象。2009年后半年开始,IBM绝口不再提协同软件了,也不说“协同”了,而是回到了“协作”。如今你看IBM的宣传资料,就会发现它仍然大力倡导和推进Collaboration,但不再说“协同”。这说明它只是在中文环境下“改换了”术语。

Web2.0与企业2.0

还有一个值得关注的趋势是Web2.0,IBM、谷歌、微软都高度重视Web2.0的传播和渗透力,并且都战略性地宣称在自己的企业级应用中接纳和利用Web2.0。这种趋势并非初现端倪,而是潮流滚滚,不可阻挡。它有一个名字叫做“企业2.0”(Enterprise2.0)。事实上,Web2.0的本质就是协同(也许更应该叫“协作”)工具,是个人化和社会化的协作工具。个人化协作工具的社会化需要的是一种支撑平台和环境,比如chat-room(聊天室)和Facebook。个人使用腾讯QQ聊天工具的时候,我们认同那是协作工具。大家也都认同即时通讯就是协同工具。而事实上,腾讯运营的是一个协同平台。如果腾讯把这个服务系统裁剪一下成为适合企业的“私有”应用,形成企业内部的QQ,服务器也归企业私有或私用,那就是一个协同平台。

为什么这种模式没有发展起来呢?因为这种模式中没有组织特征,没有适合于组织的管理控制设计。如果设计出来了,那就是真正的协同应用,是企业级应用软件。基于任何协同工具(当前形势下指的当然是基于网络的)都可以构造成协同应用。比如,基于电子邮件(经典的协同工具软件系统)和工作流的IBM Lotus Notes和大量的OA系统,这还要区别于微软Office一类的办公软件。虽然在Office中也包括了协同工具,如Outlook类电子邮件、日程安排等协作功能都集成在其中了。但Office还是没有能成为企业级协同应用软件(系统),原因是它没有组织管控功能,没有组织特征。

在中国市场上的协同软件一般是指协同应用软件,发展比较成熟并具有广泛市场的有协同OA系统。对于协同软件厂商而言,他们中间有很多的产品并非仅仅是OA,而是达到了真正意义上的协同管理平台的层次和高度。这完全超越了协作的概念,真的可以称为协同平台了。我们在市场上就可以看到很多被认为是OA系统的产品中,已经集成了知识管理系统、项目管理系统和竞争情报系统。

在考察一个协同管理系统的时候,有一个关键要素就是它所提供的协同工具如何。比如在IBM的Lotus Notes中,其协同工具主要是文档共享系统和电子邮件。明显地存在协同及时性和沟通有效性不足的问题。这就难怪有的企业要用协同OA来取代原来基于Notes的办公系统了。IBM也充分认识到了这个问题,而大力推进Web2.0的企业级应用。

在协同管理平台或应用系统中集成进去的协同工具,主要有文档共享系统、电子邮件、即时通讯或统一通讯、工作流。在对这些协同工具的研究中,我们发现了一种新的具有独创性的信息结构体――协同,它的发明者致远软件是这样称呼它的。它具有独特的数据结构和运行逻辑,在处理上关联着组织结构特征。明显地区别于电子邮件、即时通讯和传统的工作流,在沟通的维度和效率上都有突破性的进步,沟通了协同工具的一个新品类。与此同时,我们关注到许多管理软件厂商正在将Web2.0技术和工具混搭或集成到系统之中,这也是哈佛出版社的新书《企业2.0》(该书即将由机械工业出版社翻译出版)的核心内容。这实际上就使得协同管理平台或者应用中的协同工具有了很大的创新和突破,甚至有可能导致协同软件的革命性升级。