对于做好办公室主任工作的几点思考

摘 要：办公室是一个单位或机构的综合管理部门，其主要职能为综合协调、参谋助手、督促检查三个方面。办公室工作往往千头万绪、纷繁复杂。具体工作中，办公室主任要善于抓住主要矛盾，突出工作重点，切实抓好办事、办文、办会这“三件大事”，提高办公室工作整体服务水平。

关键词：办公室主任 三件大事

“办公室工作无小事”。这是办公室系统全体工作人员必须牢记的工作宗旨。办公室工作与领导活动和企业管理息息相关，无论事情大小，办公室工作人员都应认真对待、精心实施，才能做好服务、杜绝差错。在这千头万绪的办公室工作当中，办事、办文、办会是办公室的“三件大事”，只有抓好这“三件大事”，才能保证办公室工作的高效运转。

1.办事要讲效率

办事是办公室工作的第一件大事。办公室是沟通上下的桥梁，是连结左右的纽带，是联系内外的枢纽，事务性工作非常繁重。办公室的事务性工作主要体现在：行政事务、公关接待事务、档案事务、领导临时交办的事务等等方面。效率是办公室事务性工作质量高低的重要标准。办公室要提高工作效率，应从三个方面做起：

1.1是要夯实基础管理。从夯实办公室工作基础入手，认真查找办事中的薄弱环节，强化制度建设，并在执行落实上狠下功夫，有效促进办公室工作的规范化、制度化和科学化进程，进而提升办事效率。

1.2是要强化部署落实。力求在“精、细、深、实”上下功夫，不断提高办公室整体工作水平。办公室工作人员要树立强烈的责任意识和奉献意识，以严细扎实的工作作风，顾全大局，率先垂范，在办理事务性工作中精益求精，细致入微、深入调研、实事求是。对每一项工作，都要把握好计划部署、推动实施、总结反馈各个环节，确保工作部署落实。

1.3是强求工作方法。提高办事效率，就要以科学的工作方法为指导。随着信息技术的大力发展，数字化办公方式已经逐渐代替了原有的纸质流转式办公。在这方面，许多单位和机关都在办公室业务中推行了网络办公系统，如公文办公系统、督办办公系统等等，网络技术的发展使办公室工作实现了无纸化办公，工作效率大大提高，办公室各项业务的运转也更加优质高效。

2.办文要讲标准

办文是办公室工作的第二件大事。办文是国家机关、企事业单位、社会组织处理政务及记载各项活动的主要方式。而办公室就是这种方式的具体执行者。办文就是办理公文。公文具有较强的政治性、权威性、论说性和约束性，具有领导指导、宣传教育、凭证依据等作用。办文的主要要求就是标准化、公式化。办文的质量反映了一个办公室的整体工作水平。办好公文要注重两个方面：

首先，做好日常公文流转。日常公文主要是针对一些文件、通知、通告、决定等常用文件，办公室主任作这部门的领导，要严格把握起草、校对、、印发等各个环节，使公文在流转过程中程序严谨、格式正确、标准规范。此外，还要提高公文的流转效率，文书人员要加强办文过程中的催办、回收等工作，缩短办文时间，确保公文流转及时、快速，使办文形成闭环管理。

其次，加强文稿草工作。文稿起草是办公室政务工作的一项重要工作。主要包括日常行政公文以及各类工作报告、领导讲话、工作总结的起草等等方面。文稿起草是一项系统工程，文秘工作人员必须要有较高的文字水平和较深的理论知识。办公室主任不仅要有一定的文字水平，更要把抓好文稿起草工作当做一项重要工作抓实抓好。写作过程中，导向要正确，严格执行党的方针政策、上级的意见要求；用语要简洁，文字言简意赅，不要用生涩难懂的语言和形容性文字；表述要科学，正确理解公文写作要求，用语正确规范，避免引起误解；格式要规范，写作条款清晰，顺序层次明确，格式符合办文要求；语气要得当，分清文稿起草的不同情境，注重用语妥当，表述准确到位；文种要正确，特别要分清请示、报告两类文种，避免混淆，使公文切实发挥应有的作用。

3.办会要讲规范

办会是办公室工作的第三件大事。办会就是处理各种会务工作。会务工作，从广义上来讲，包括会前、会中、会后所有与会议活动有关的事务性工作，其中还包括会议组织、会议文书、会议后勤服务、会议接待等各项服务性工作，具有政策性、保密性、服务性、规范性的特点。办好会务，要注重五个方面的问题：

3.1注重深刻领导会议指导思想。知道为什么开会，才能知道怎么开好会。办公室主任会前要加强与相关领导、相关部门的沟通与联系，深刻领会会议的指导思想，了解会议召开的起因、任务、目的和意义，选定议题、把握方向，才能保证会议的顺利召开。

3.2注重从全局和大局出发。会议一般都贯穿领导者的思想和意图，办公室主任应从大局和全局出发，以领导为核心，做好沟通上下、联系左右、照应内外等各方面联系工作，真正起到办公室的枢纽作用。

3.3注重提高会议的效率。会务工作往往繁杂琐碎，办公室主任要切实加强时间观念，既要保证会议的质量，又要提高会议的效率，使会务工作更加优质高效。

3.4注重会务工作的精细严谨。会务工作头绪繁多，会务工作组织的好坏体现着办公室主任的智慧和能力。办公室主任要以万无一失为目标，谦虚谨慎、周密细致，注意倾听领导的要求，加强同参会各方人员的密切联系和配合，同时保密会务秘密，遵守各项纪律，确保会议圆满顺利进行。

3.5注重节约办会工作费用。办公室主任作为会务的组织者，要特别注重勤俭节约，能不开的会尽量不开，能应用网络、电话召开会议的尽量采用网络、电话等形式，精简不必要的会议，减少不必要的活动，缩小不必要的规模，切实避免铺张浪费，从而实现绿色开会，减少开支。

办事、办文、办会，这“三件大事”，是办公室工作的核心内容，也是衡量一个办公室工作水平高低的最关键因素。办公室班主任要牢记使命、担负职责，切实抓好这“三件大事”，使办公室工作的整体水平再上新台阶。

参考文献：

[1]《中央企业公文处理实用手册》.石油工业出版社

[2]《做最好的执行者》.中国华侨出版社 编著：成杰