高校技术人员档案管理的探讨

摘要：高校专业技术人员档案是在专业教学实践、教学研究中形成的包括文字、图片和声像等宝贵的教学资源和材料，对学校和教师有非常重要的作用和意义。但是在实际中，专业技术人员档案管理还存在一些问题。本文从高校专业技术人员档案管理的内涵、现状入手，探讨了当前主要存在的问题，重点分析了解决途径和方法。

关键词：高校 专业技术人员 档案管理 问题 对策

一、引言

在日常教学管理以及教学活动过程中所累积的原始资料，构成了专业技术人员的档案。专业技术人员档案详细的描绘了教学各项工作的主要内容，常被看做是高校进行教学管理以及教学研究过程中的重要参考。专业技术人员档案是权衡高等学校是否践行可持续发展的教育事业的参照，也是检验高等学校教学管理水平和教学质量规范性的试金石。专业技术人员档案不仅在一定程度上促进着教育教学改革的稳步向前，更是连接教学改革、教学研究以及教学活动的纽带，承担着牢记过去、展望未来的历史责任。

由于兼具专业性、多样性、周期性和分散性等众多特点，专业技术人员常常能够客观反映教学活动的成效并能够进行很好的总结。如今，由于时代对综合性素质人才的需求，教学领域内容呈现不断扩宽的趋势，新的学科、新的领域、新的思维层出不穷，随之而来的是专业技术人员的档案内容越来越多。有鉴于此，当前形势下，注重专业技术人员档案的管理工作以及提升管理的水平，无疑对帮助教育事业发展有着积极的推动作用。

二、高校专业技术人员档案管理的内涵及现状

高校专业技术人员档案指的是记录高校专业技术人员在教学以及科研活动中所涉及的资料，以及能够反映高校专业技术人员的教学科研情况的材料。这些材料组成的高校专业技术人员档案不仅能够客观地反映高校专业技术人才在教学和科研两端的活动，还能够有利于全面评价高校专业技术人员的精神状况、教学水平和科研能力，为高校客观地评价专业技术人员提供了可观的参考依据。

通常说来，高校专业技术人员档案一般包括以下四个方面：

1.教学档案专业技术人员档案。这部分一般包括教学计划书、教育改革、教学计划、课程设置、课程相关教案以及学生的听课记录等内容，教学档案是衡量高校专业技术人员教学活动的效率的重要参考依据。

2.科研档案。科研档案是进行科学技术、实际生产以及建设管理工作的重要组成部分。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科学技术处和综合档案室应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。每一个高校专业技术人员都必须按照相关要求做好各种科技文件材料的积累、整理和归档工作。通常包括高校专业技术人员正在进行或者曾经主持或参与的各个课题，档案中应该注明科研课题情况，具体涉及项目名称、课题的类别、项目负责人、批准部门、资助方式及其经费使用情况等内容，如果必要，还需注明课题所取得科研成果，诸如学术论文或者专利著作等，存留相关的数据资料。

3.奖惩档案。奖惩档案是检验高效专业技术人员在从事教学科研活动中所获得奖励以及受到的处分的重要资料。具体包括高校专业技术人员在从事教学和科研的活动中所得的各项奖励证明材料和各种荣誉称号等，同时，也包括高校专业技术人员接受的书面处分等惩罚。

4.培训档案。培训档案是衡量高校专业技术人员有没有接受过系统全面的培训的重要指标。完善的培训档案应该包括培训需求调查资料、年度培训计划、培训教材以及培训考核评估资料等四个方面，此外，还应该对高校专业技术人员进行培训考核，以此来检验培训的成效。

三、当前高校专业技术人员档案管理的问题

1.专业技术人员档案管理制度尚未完善。当前，我国实施的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》都没有对专业技术人员的档案管理进行比较科学明确的规定。所以，当前高校专业技术人员的档案都是按照各个部门的管理需要而建立起来的。正因此如此，如今，由于缺乏必要的管理制度约束，我国的高等学校中专业技术人员的档案管理存在如下两个方面的问题：

（1）专业技术人员档案材料不齐全，这种档案不齐全的现象主要表现在由于档案资料的收集以及管理的过程中出现失误而造成的资料不全。另一方面是由于高等学校的校领导没有充分认识建立高校专业技术人员档案的重要性，因此，没有对专业技术人员的档案资料进行及时更新，不能了解专业技术人员的最新动态，也无法对其工作能力和教学成效进行客观的评价。

（2）多方面综合管理专业技术人员档案。如今，许多高校的专业技术人员档案都零星的分布在各个高校的教学部门、科研院所以及教务部门等地方，所以加大了专业技术人员档案资料收集的难度，专业技术人员个人档案材料应该在每项活动以及每一特定的时间段结束后，随时进行归档。通常来说，高校专业技术人员的基本人事档案材料、从事科研技术的成果材料和证明资料、参加社会各种学术团体及学术或社会兼职的证明材料，此外，还应该包括荣誉证书等材料由个人主动、及时地将原件或复印件送交档案室，由档案人员经过核实并登记后收集归档。

2.存在重收集轻使用的情况。高校专业技术人员档案呈现重收集、轻使用的模式。通常而言，高校专业技术人员的档案资料是由专门的人事档案部门集中起来统一管理，但是并不意味着所有的档案收集工作都由档案室负责。当然，我们必须得看清，仅靠档案部门一己之力，难免存在瑕疵，高校专业技术人员应该从根本上重视个人档案资料的收集情况和使用，专业技术人员档案资料的完整性直接关系到个人的综合考评、晋升以及绩效考核。高校专业技术人员要善于将科研工作和建档工作进行规范化的管理，下达计划任务与提出科研文件材料的归档要尽可能同步。在进行检查项目计划进度和检查科研涉及的文件材料时，要形成情况同步。在进行成果验收和成果鉴定时，要使鉴定科研档案材料同步。

3.管理手段和方法有待提高。如今高校从事专业技术人员档案管理的专业人员数量相对偏少，复合型的档案管理人才更是严重缺乏，在很大程度上阻碍了高校专业技术人员档案资料的收集以及相关信息的汇总和编订工作。如今，不仅要采取一定的措施来替代原始的档案管理方法，即人工操作，以纸张和案卷为主要工具的管理方式，逐步向现代化数字媒体为主的信息化管理方式迈进。另一方面，要致力于提高提高高校专业技术人员档案管理人员素质，具体从以下几个方面着手。一、帮助高校专业技术人员档案管理人员转变观念，不断追求管理方式上的创新。二、努力练就过硬的管理能力，不仅要具备扎扎实实的业务能力，还应该具备比较强的管理能力和服务意识。三、要适应形势，敢于向传统的管理模式提出挑战。四、具备一定的语言知识，具备较高的语言基础知识、写作知识、书法知识和历史知识。

四、提升高校专业技术人员档案管理的途径

鉴于当前高校专业技术人员档案在为高校员工的业绩考核以及职位提拔上提供了客观的参考依据，因此，提升高校专业技术人员档案管理的效率势在必行。通过分析当前众多高校在进行专业技术人员档案管理上出现的问题，笔者认为可以从以下几个方面着手，逐步开展工作。

1.建立健全档案管理制度。高校领导要从根本上重视专业技术人员档案对个人发展的重要性，高校专业技术人员的档案管理，不同于一般的文件材料，应该依照专业技术人员的各种档案材料的自然形成先后顺序进行排列，可以按照每人一个盒子作为保存单位，编订一个流水序列号，对盒上标明姓名，在盒子外填写卷内目录，对盒内材料进行页码编订。需要指出的是，如果这些档案材料规格不齐，应采取更加灵活的方式来对档案进行整理。除此之外，建立起一套行之有效的高校专业技术人员档案管理制度也是十分有必要的。建立起较为科学的、完善的管理制度专业技术人员档案，才能帮助高校进行专业技术人员考核和选拔的工作，踏上规范化的道路。可以采取以专业技术人员档案管理部门牵头，各个教学部门和档案管理人员协助的方式，进行“三位一体”的管理，提高档案管理的水平和效率。

2.重视专业技术人员档案的开发使用。高校专业技术人员档案管理的重要性不言而喻，这与其的使用价值的重要性是分不开的。换句话说，如果专业技术人员档案没有实际用处的话，那么其档案管理工作就无须花费如此多的时间和精力。通过研究专业技术人员档案，可以帮助高校相关部门进行分析和评定，掌握实时的讯息，反应不同专业的专业技术人员在从事教学、科研、社会活动中所取得的成绩，反映出不同专业人才之间的优劣，为专业技术人员的人事的调动提供可观的依据。

3.信息化管理手段的利用。现代化的档案管理的发展趋势越来越侵向于利用电子化的档案管理模式代替传统的纸质版管理方式，不仅可以节约大量的纸张，利于环保，还节省了人力物力，此外，这样也有利于实现专业技术人员资料在一定范围内的资源互享。

五、小结

专业技术人员档案管理工作越来越重要，逐渐发展成为当前衡量高校发展的重要因素，我们要通过不断总结经验，完善并健全档案管理的体制和制度，更好的为高校教学和科研服务。

参考文献：

[1]王安琪.浅谈高校教学管理档案的建设与发展对策[J].高等教育研究，2012年03期

[2]梁娥.新建本科院校教学档案管理工作的探讨[J].档案时空，2012年08期

[3]罗晖.浅谈高校教学档案的建设与管理[J].科技广场，2012年06期

（作者单位：安徽水利水电职业技术学院；安徽 合肥 230601）