关于企业档案利用的问题研究

摘要：在新形势下，社会主义市场经济多元化发展，科学技术迅飞猛进，传统的档案工作已远远跟不上企业发展的需要，且存在的问题直接制约着企业的发展。文章就新的形势下企业档案工作中存在的问题及对策进行了探讨。

关键词：企业档案；企业发展；市场经济

档案工作是企业管理的重要组成部分，是各项工作的基础，它综合体现出一个企业的管理水平。在新形势下，社会主义市场经济多元化发展，科学技术迅飞猛进，传统的档案工作已远远跟不上企业发展的需要，且存在的问题直接制约着企业的发展。笔者就新的形势下企业档案工作中存在的问题及对策谈一点自己的见解。

一、新形势下企业档案工作存在的问题

1．档案工作认识不到位。真正利用档案的大部分不知道这个项目档案的形成过程及其划分；利用档案时往往不知道自己要的是什么资料。特别是一些成套采购的系统，和一些现场组焊的设备。而我们档案室工作人员目前对项目档案来说也不是特别了解。公司人员不了解档案的形成及其整个项目会形成哪些资料，我建议也是我公司员工的要求将部分档案的目录发给大家。档案工作是企业发展的基础，对企业生产经营和各项管理工作产生直接或间接的影响。正是由于种种思想认识存在的误区，导致企业在处理日常工作中出现的经济纠纷无档可查，无据可依，给企业造成了一定的经济损失。

2．档案管理体制不健全。有的企业，特别是中小型企业，档案管理体制不健全，有的没有建立档案工作的规章制度，有的虽然建了规章制度，但制度不健全，且执行的不好；有的甚至没有设立档案室，更没有明确的专职档案人员；收发文件及借阅文档手续不健全，造成档案文件材料丢失现象时有发生。

3．企业档案利用率不高。目前档案的利用往往是出现问题的时候才来找。我个人认为很多档案是可以供员工学习的，一些重要设备、仪表资料尤其是进口设备资料，从问题的源头解决。知道哪些地方易出现问题，出现问题怎么解决，都要求事先想好，这就要求利用者要了解设备、工艺管道的各种性能参数。我公司对项目档案的利用还有一部分就是特种设备的办证、使用。还有就是可以利用档案进行设备的国产化生产，这样可以节约时间、经费等。目前好多企业的档案工作跟不上时代的发展，档案内容单一，脱离实际，档案信息陈旧，造成档案工作时效性较低，无法满足企业发展。

二、新形势下做好企业档案工作的对策

1．加强宣传力度，增强企业档案意识。要使企业档案工作进入良性的发展，以符合企业发展的需要，首先，要从宣传入手，档案行政管理部门要采取有效措施，通过报纸、电视等媒体，加大对档案法和档案工作重要性的宣传力度。使企业能够了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识，促进企业对档案人、财、物的投入。其次，通过座谈、走访等形式深入企业，了解情况，征求意见，直面宣传，促进企业领导对档案工作的再认识，真正关心和支持档案工作，增强企业的档案意识。

2．加强行政干预，推动企业档案工作的开展。目前，我国还处在社会主义市场经济的初级阶段，市场体制还很不完善，尽管档案法颁布实施多年，有的企业仍没有对此产生足够认识，档案工作无序、管理不规范普遍存在。要想使档案工作真正在企业推展开，必须将行政干预和依法治档紧密结合起来。一方面，行政管理部门要把抓好企业档案工作列入重要议事日程，重新认识新形势下档案工作对企业发展所起到的作用；另一方面，强化行政干预。如行政管理部门定期召开会议，研究部署工作，定期对企业的档案工作进行检查，对好的典型通报表彰，发现问题及时纠正，问题长期得不到解决或给档案工作造成的损失限期整改，使企业的档案工作形成等级机制，常抓不懈，推动企业档案工作的开展。

3．加强制度建设，构建完善的企业管理机制。制度本身就是一种规范，建立和完善档案管理制度是做好档案的基础。做到有章可循，有据可依，严格执行，是新形势下企业档案工作走向正规化的有效保证。为保证档案工作规章制度具备较强的可操纵性，首先，按档案法及相关法律规定制定出一整套档案管理制度，实现档案管理的制度化。其次，根据企业自身发展的需要，制定各类档案归档范围、保管期限、分类方案及编号方法，使档案工作做到有章可循，有据可查，职责分明，提高档案工作质量和效率。

4．创新服务方式，提高企业档案利用水平。社会主义市场经济的建立，对企业档案工作提出了新的更高要求，档案工作者只有更新观念，开拓创新，转变传统档案服务方式，以满足现代企业不同层次的档案利用者的需求，更好地为企业发展服务。一方面要编制专题目录、索引、概要、指南等手工检索工具，对其编制要按照国家统一标准进行，以适应一体化利用；另一方面企业档案人员尽快掌握电脑的相关知识，以逐步把档案信息输入计算机，在互联网上建立企业档案信息网站，宣传企业，利用网站优势，实现档案信息资源更充分、更广泛的利用，为企业新时期档案提供利用服务的新渠道。

企业档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源，为企业各项生产、经营提供有效服务、充分利用档案的潜在价值创造出社会效益和经济效益。要想提高企业档案的利用率，搞好企业档案信息资源的开发利用工作，就必须在抓好基础业务建设上，解放思想，转变观念，不断学习，认真分析自身优势和企业生产经营的实际需要，主动出击，充分利用现代化管理手段，最大限度地发挥档案的价值，为企业在激烈的市场竞争中立于不败之地发挥重要作用。

参考文献：

[1] 胡劲涛. 当前如何做好档案管理工作[J]. China's Foreign Trade, 2011, (08)

[2] 徐雪华. 浅议档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 青春岁月, 2011, (06)