实践《婚姻登记档案管理办法》中的几个问题

2006年1月23日，民政部、国家档案局《婚姻登记档案管理办法》（下称《办法》），民政部副部长窦玉沛在接受记者采访时说：“《婚姻登记档案管理办法》确定了婚姻登记档案工作的管理原则和体制，对婚姻登记档案的归档范围、整理方法、保管期限和查档服务等都作出了详细、具体的规定。这样，从制度上保证了全国婚姻登记档案工作的规范化管理和档案的齐全、完整与安全。”从今年起各地将施行《婚姻登记档案管理办法》。为此，笔者与县婚姻登记机关的有关人员一道探讨了实施《办法》的具体操作问题，并着手对我县2006年1月份形成的婚姻登记材料按《办法》的有关规定进行整理。在操作过程中遇到几个具体业务问题，草成本文，以向行家请教。

一、 档号编制问题

按《办法》第十条的有关规定，婚姻登记材料立卷归档的原则与方法是：把“一对当事人婚姻登记材料组成一卷”，固定案卷后，进行分类。而后在卷内文件首页加盖归档章，并填写有关内容。最后按卷号顺序装入档案盒，填写封面、盒脊、备考表。

这种整理方法与《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的有关规定有很多相似的地方，这对已按《规则》整理文书档案的专业人员来说并不陌生，按照常理轻车熟路地操作即可。但在实际操作中却并非如此。《办法》与《规则》虽然都设置了归档章，但两者所设置的项目仍有较大区别，这种区别直接影响了具体操作。《办法》所设置的归档章项目有全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等5项，比《规则》少了“保管期限”和“机构（问题）”两个项目。因《办法》规定婚姻登记档案的保管期限为100年，不设“保管期限”项目是可行的。但不设“机构（问题）或目录号”项，在档号编制上就会出现重复问题。《办法》规定“婚姻登记档案按照年度――婚姻登记性质分类。婚姻登记性质分为结婚登记类、撤消婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记类四类。”《办法》还规定了室编卷号的编制方法：每年每个类别分别从“1”开始标注。这样，如果一个婚姻登记机关同一年度四类婚姻登记性质的材料均有产生的话，那么这个婚姻登记机关该年度至少有四个案卷的档号是相同的。这种做法偏离了档案学一再强调“档号不得重复”的原则，虽然我们可以在整理时把婚姻登记档案按不同类别分别装入档案盒，并在盒脊上注明婚姻登记性质，但终因档号相同问题，在提供利用、案卷进出频繁的情况下，难保不会出现档案存放错位问题。同时因为档号重复，也可能给制作档案证明带来一定的影响。长期以来，档案馆（室）在制作档案证明时，一般都会标注档号（全宗号、目录号、案卷号、页号）来指代材料的出处。在档号没有重复的情况下，这种指代是单一的。一旦档号重复，这种指代则是群体的，容易引起疑义，影响了档案证明的严肃性。《办法》附件6设置了婚姻登记档案目录封面式样，其中设置“目录号”项目，笔者认为，婚姻登记档案的归档章最好还是加上“目录号或类别号”项， 这样既可以保持案卷编号和档案目录封面设置项目前后呼应，又解决了档号重复的问题。

二、 婚姻登记档案目录制作问题

《办法》规定“按类别分别编制婚姻登记档案目录”，且统一了目录式样。据悉，目前已有不少地方婚姻登记机关使用了“婚姻登记信息管理系统”，在计算机上办理婚姻登记事项。为避免重复劳动，编制婚姻档案目录可以不必人工抄写或再次输入计算机，而可以在计算机上把“婚姻登记信息管理系统”有关数据转换成电子表格，再依据档案目录式样，制作婚姻登记档案目录。

笔者在数据转换过程中曾遇到小麻烦。刚开始，笔者打开“婚姻登记信息管理系统”的有关目录数据进行复制，然后在新建的电子表格中直接粘贴，速度很慢，退出后，如果要打开刚保存的那个电子表格，速度会慢得让人不耐烦，甚至屡屡出现死机。一位电脑行家告诉我，其原因是粘贴时没有进行选择，把源数据中格式、公式等全部粘贴到目标数据中，文件很大，不易打开，直至死机。如果仅需粘贴源数据中的数值的话，可行的操作方法是：对源数据复制后，新建一个电子表格，然后打开编辑――选择性粘贴――数值――确定。目标数据立马搞定，速度快多了，也没有出现死机问题。此法不妨一试。

目标数据形成后，可以对其进行筛选，最后形成结婚登记、撤消婚姻、离婚登记和补发婚姻登记四种档案目录数据。最后依据档案目录式样的栏目对四种数据的栏目进行增减，输入相应的卷号和页数，只要婚姻登记案卷是按婚姻证件号顺序排列的，卷号输入只要拖动鼠标即成。打印后就成了婚姻登记档案目录。该目录适用手工检索。

2003年以前婚姻登记一般由乡镇人民政府办理，并由乡镇整理婚姻登记档案，具有明显的地域特征，在手工检索的情况下，人们可以根据地域特征查找档案。2004年以后婚姻登记改由县婚姻登记机关统一办理，我县2004年有8100对当事人办理了婚姻登记，婚姻登记档案按办理时间顺序排列，地域特征不再存在，如果仍然采用手工检索，真是万里挑一，难度不小。婚姻登记档案必须依托计算机档案目录来进行检索，才能高效地实施档案服务。婚姻登记机关向本机关档案室或向综合档案馆移交婚姻登记档案时，应同时移交计算机档案目录数据。建立婚姻登记档案计算机目录，比较可行的办法有是以“婚姻登记信息管理系统”的目录数据为原型，然后根据档案检索的基本要素，补充必要的全宗号、年度、目录号、卷号、时间、保管期限和解密划控等著录项目，形成婚姻登记档案专题目录数据库。这种方法简单易行，可以满足一般的检索需要。但若用《档案著录规则》的标准来衡量，它还有一定欠缺。1、著录项目名称不一致。应按照《档案著录规则》的规定，对照著录内容，修订不规范的项目，补充必要的项目，即把婚姻证件号改为文号，把姓名改为正题名，删除身份证号码项目，使项目设置与《档案著录规则》规定保持一致。2、它把一对当事人的婚姻登记档案分为二条著录条目，即把男女分为上下两条。而婚姻登记档案中一对当事人的基本情况记录在同一登记表中，一对当事人应为一个著录对象，不宜分开。3、婚姻登记档案和它的计算机目录最终还是要向地方综合档案馆移交，其计算机目录格式应尽量与当地综合档案馆目录数据库格式衔接，使其可以导入地方“综合档案馆管理系统”。前面提到的方法虽然可以解决档案目录制作问题，但它的做法是笨拙的，在计算机技术日新月异的今天，完全可以依据档案管理的基本要求，对“婚姻登记信息管理系统”的程序做一些改进，使之在电子文件形成的同时具备档案管理的功能，实现真正意义上的文档管理一体化，以减少不必要的重复劳动和避免数据转换过程中可能出现的差错。

三、 档案利用问题

《婚姻登记档案管理办法》对婚姻登记档案的利用做出了严格的规定。这些规定对利用现行婚姻登记档案是适用的，对历史上形成的婚姻登记档案也同样是适用的。该规定共7款，其中6款指代明确，操作性强，档案保管部门容易把握，只有第5款的内涵不够明确，不易把握。该款规定“其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以利用”。利用者能否利用档案，取决于利用目的是否合理，在合理与不合理没有明确界定的情况下，利用者与确认者可能会各执一词，造成供需矛盾。笔者在提供婚姻登记档案时曾遇到这么二件事：某女与在外经商的某男同居，生有2孩，后男方离女而去，该女到婚姻档案保管部门要求查阅男方的婚姻登记档案，目的是，如果男方未婚，就以事实婚姻为由，要求男方承担子女抚养费，如果男方早已结婚，就要以重婚罪向法院控告男方。另一件事是，某甲系某乙前妻所生，现生父母已去世，因财产继承问题，要求查找生父母婚姻登记档案。以上两例，委托查档已不可能，但利用档案目的明确，是否合理？《办法》第十五条第1款规定“婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护当事人的合法权益”。笔者认为，维护当事人的合法权益，应当是既要维护婚姻登记当事人的合法权益，又要维护档案利用者的合法权益。只要婚姻登记档案与利用者的合法权益有直接关系，或利用者的合法权益受到侵犯，需要利用他人婚姻登记档案作为一种救济手段，利用者的查档目的应可认定为合理，其查档要求应得到支持。

（作者单位：福建省仙游县档案馆 351200）