巧用多媒体技术助力我校教务管理

【摘 要】市场上有多种功能强大的教务管理软件，但对民族地区义务教育学校而言，资金是一个很大的问题。用Excel进行教务管理，既方便了学校管理，又实现了办公自动化，利用Excel进行民族地区学校教务管理工作，是学校教务管理的重要手段。因此，作为教务管理者必须巧用Excel科学有效的方法进行对民族地区中学的教务管理，大大提高了学校办事的效率，促进了民族地区学校管理提升新的台阶。

【关键词】Excel；教务管理；民族地区

一、利用Excel进行学籍管理与基础数据库统计

学籍管理与基础数据库上报工作是学校教务管理的重要内容和主要组成部分，是保证和监督教学质量的重要杠杆。目前学生的学籍信息需统一导入全国中小学管理系统平台，数据必须与省教育基础数据库的数据一致，上级各教育部门及财政部门的预算与拨款都以学籍系统和省教育基础数据库的数据为准，因此，学籍管理与基础数据库的数据不得有误。学生所有的流动情况都在学生的花名册上做好记录，基础数据库中涉及到男生人数、女生人数、各年龄段人数、少数民族人数、住宿生、留守儿童等等的各种数据，只需要用Excel软件中的COUNTIF函数统计即可，如统计住宿舍的人数，我就用公式COUNTIF（D3：D599，" =住校"）即可完成。学籍工作的繁琐，上级各部门不定时都会要求上报的各种数据，直接在这份花名册内提取，只需班主任核对提取的信息是否正确即可，我的这一做法使班主任避免了大量的重复性工作，我这一做法得到了班主任的一致好评。

二、利用Excel进行新生编班

科学合理地编班，使每个班都具有均衡良好的学生组合状态，对学生学习和管理具有重要意义，对班主任及任课教师工作构建和谐、公正的评价环境。我用Excel实现均衡编班做法如下：

（一）做好准备工作。组织六年级毕业考试时要求各小学按照教育基础数据库学生库的格式上交学生花名册，做好这项工作为日后学生信息管理奠定良好的基础。六年级毕业考试相关的试室安排、成绩录入都在这份花名册上操作。

（二）正式编班。我校是四校合一的少数民族中学，编班需要考虑到学生的成绩、性别、户籍、民族、生源地、住宿生、留守儿童、残疾儿童这些因素。我用Excel的排序筛选功能实现均衡编班。具体做法如下：

打开新生花名册，将学生按照考试成绩降序，将花名册的各字段设置为自动筛选，首先筛选出少数民族农业住宿的女生，班级列依次输入1、2、3、4、5、6、6、5、4、3、2、1、4、5、6、3、2、1，以此类推循环分班。然后筛选出少数民族农业走读的女生，少数民族城镇住宿的女生，少数民族城镇走读的女生，汉族农业住宿的女生，汉族农业走读的女生，汉族城镇住宿的女生，汉族城镇走读的女生，少数民族农业住宿的男生，少数民族农业走读的男生，少数民族城镇住宿的男生，少数民族城镇走读的男生，汉族农业住宿的男生，汉族农业走读的男生，汉族城镇住宿的男生，汉族城镇走读的男生共15种类型，按照同样的方法进行分班。操作虽繁琐了一点，但真正做到了公平、公正、公开。

三、利用Excel进行排课程表

编排课程表是一件难度较大而且繁锁的工作，目前虽有专业免费的排课软件，但软件排课也有很多不尽人意之处。若没有排课软件或不满意排课软件的排课结果，可以用Excel辅助人工排课程表。用人的思维加上Excel软件的特长，可大大降低排课程表的工作量。我用Excel辅助排课程表具体做法如下：

（一）教师代号的编制

为了更好地使用Excel，需根据学校的教学分工表，对学校每位教师编一个代号，方法如下：取教师姓名的一个字代表具体的教师，在这个字后面加上任课科目，如张三教师任教语文，取教师代号为张语，如遇到同姓或者同名的老师要注意代号不要重复。

（二）列出各项限制因素

为了排出更人性化的课程表，不仅安排要合理，还要考虑到不同老师的的具体情况，比如教研组活动时间，该组的老师都不安排课，身体弱的老师如果所任课不在同一号楼，那么就要力求每半天在一幢楼上课，而每个老师所带的课还要均匀分布在一周内，等等。这类限制条件要一一列出来，在具体排课的时候处理好这些限制因素，即可排出人性化的课程表。

（三）课表的录入

在课程的录入中，只要根据课程设置直接录入就可以了。与纸上排课相比，Excel减轻了写的工作量、变动安排课程的工作量，不必擦擦写写。与排课软件课程相比，排课软件最大的缺点是排出的课程不够科学合理，不够人性化。但Excel又恰好克服了排课软件的这一缺点。

（四）检查课表是否正确

当课表排完后，必须检查课表是否正确，某教师的课程是否重课，班级各科目的课时、总课时数是否正确等。在纸上排课时，这是一个工作量大而且容易出差错的时候。

四、利用Excel进行成绩统计

在日常的教学管理中，考试成绩的统计是整个教学工作中非常重要一环。我校是四校合一的大校，学生人数近2000人，每月都进行月考，考试次数较多。若用人工统计成绩，不仅枯燥、繁琐，而且容易出错。对数据进行计算和统计是Excel的特长，我用Excel函数轻而易举地解决了这个问题。以统计语文科成绩为例，且语文成绩区域在D3：D41，我用Excel函数实现统计的方法如下：

1.参考人数用COUNTIF函数统计，在显示参考人数对应的单元格中输入公式=COUNTIF（D3：D41，">=0"）按回车。

2.总分用SUM自动求和公式，在显示总分对应的单元格中输入公式=SUM（D3：D41）按回车。

3.平均分用AVERAGE函数统计，在显示平均分对应的单元格中输入公式=AVERAGE （D3：D41）按回车。

4.及格人数及优秀人数用COUNTIF函数统计，在显示及格人数对应的单元格中输入公式=COUNTIF（D3：D41，">=72"）。总分为120分则72分及格，102分优秀；总分为100分则60分及格，85分优秀。具体根据实际总分更改即可。

综上所述，用Excel进行教务管理，既方便了学校管理，又实现了办公自动化，利用Excel进行民族地区学校教务管理工作，是学校教务管理的重要手段。