试析我国档案管理模式的改进

摘 要：随着我国当代社会信息技术的飞速发展，档案管理的重要性得到广泛地认可，在积极建设档案管理的过程中，对档案管理模式的积极探讨也渐渐被提上日程。找到适用于我国档案管理现状的模式以及对传统管理模式加以改进是本文探讨的目的。

关键词：档案管理 管理模式 改进措施

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0228-01

1 我国档案管理的现状及存在的问题

1.1 对档案管理的认识不足

档案管理是一项极其细致的工作，负责档案管理的工作人员必须有极强的专业素质和心理承受能力。而在我国的一些事业单位或企业单位，他们大多不重视档案管理工作，而造成工作的松懈或者失误。

1.2 管理人员知识结构趋向老化

档案管理具有很强的专业性，必须随着知识和信息的日新月异不断改革换代，档案管理的模式也必须随时得到优化。伴随着信息的网络化，档案管理也逐渐走向网络化的时代，这就要求工作人员知识结构的不断调整，能够不断地跟随着时代的步伐吸取更多专业性的、高科技的知识和技术。

1.3 机构设置的不合理

我国的《档案法》对档案的行政管理作出了严格的法律规定，档案管理机构拥有法律所赋予的某些职能和权利。然而在我国，传统的执法体系与档案管理还不能完全协调，行政机构的不健全导致某些档案管理机构不能成为一个独立的部门，只能依附于其它部门生存，使得执法监督体系不能得到有效的制约。

2 现当代档案模式的改革与探讨

2.1 档案管理模式的原则与优化

（1）我国档案管理模式的现行原则有自主管理原则、效益优先原则和需求一致原则。事业单位和企业都有对本单位的资料进行收集整理，采集利用等权利，这些档案属于他们的私有财产，因此他们享有优先的调动、使用和处分的权利。而除了一些少数的科研部门，大部分单位都是以盈利为目的，他们利用档案的最终目的是促进本企业或单位的长足发展，追求效益的最大化，档案的作用便是发挥其最大利用价值为企业牟利。这也是市场经济的客观要求，能将档案管理工作做到与公司、企业协调发展，也就符合了供需一致的原则。而目前的档案管理模式还不能完全做到与这三个原则协调一致。

（2）传统的档案管理模式便是指将需要保存和归档的档案及其载体集中保存到档案管理室中。而随着文件管理非现行阶段的到来，管理档案文件的职责和内容也得到不断地转移。我国应用最广的是集中化的档案管理模式。这种模式以网络为基础，拥有多个分支节点，将日常工作中的有用资源分摊到各级档案室，完成汇总再进行集中管理。这种管理模式有利于维护档案的安全与完整，还能及时发现流失情况，补充档案的不足。与此相对应的则是一种分布化的管理模式，它将集中与分散两种模式统一起来，形成“一种制度，多个部门”的集中管理模式。这种模式有利也有弊，在利用档案更加便利的同时也带来了更多的安全隐患。经过实践研究，将档案中所涉及的信息资源都整合起来，进行综合地信息开发与处理，从而保证信息的综合性、多样性和全面性的一体化管理模式适应了现代信息技术为主导的网络时代，同时将有效避免信息的泛滥和流失，为企业和单位带来了福音。

2.2 中外电子档案管理模式的比较研究

迄今为止，我国还未形成一套完善的档案管理模式和体系。在主要关注内部机构档案管理的基础上，还尚未深入研究某个地区甚至是全国范围内档案的管理模式。我国的事业单位和政府部门大多采用集中化的档案管理模式，而在一些公司和企业中常采用的是分散化的管理模式。在这两种管理模式下，电子档案与纸质档案将在相当长的一段时间内齐头并进，主要采用的工作方式也是计算机管理和手工操作的结合。这样的结合带来的直接影响是需要建立两个互相独立又交融的管理系统，有时无法做到两头兼顾则丧失了档案工作的意义。

而在一些发达国家的档案管理模式中，我们了解到他们主要采用的是档案馆集中管理模式和机构自行分散管理模式。前者是将档案及其载体集中保存到档案馆，使档案馆和生成机构各谋其职，如果该文件处于现行使用阶段，则将之形成新的机构另外保管。对于一些过时的文件，则使用某些职责手段将它们进行控制，然后统一投放到档案馆中以确保其真实性和可靠性。如果割裂了他们共同运作的完整性渠道，则无法履行其保管的责任。对于后者机构自行分散管理模式，有些学者认为要想长久保存电子或者纸质档案，不一定要全部移交给档案馆，也可以在自行机构中进行保存和维护。该管理模式的目的是摒弃档案管理和文件管理相分离的弊端，将初始文件到形成档案的过程联合起来，形成一个完整融合的连续性体系。这种模式是建立在连续体系思想之上的管理模式，主张从现行阶段入手来管理电子档案，在形成阶段通过建立新的分类制度来实现对档案的控制和利用，从而保存了它们的原始结构。但是这项模式的应用范围有限，对电子档案与文件的分类管理也还未进入实质性阶段。

通过对以上几种档案管理模式的研究与比较，可见无论哪种管理模式都存在着优势和上升空间，同时也不可避免地存在一些弊端，需要在实践过程中不断地进行改进。

2.3 数据库模式下的档案管理改革

（1）数据库技术在档案管理中的应用。数据库技术是指通过编排一定的系统和方法，使任何人都能以电子或者其他方式阅览数据库中的档案、资料、作品等。随着科学技术的发展，数据库技术也经历了三个阶段的改革，从第一阶段的层次、网状结构到第二代的关系型数据库，再到现代的第三代成熟的面向对象的数据库技术。今后，数据库的发展目标应该是为信息的管理和实现档案对象化的管理提供平台。它所采用的模式应该是在数据仓库中，实现媒体数据的充分利用，提高安全性能，并且支持各种不同版本的信息数据的存储和管理，从单纯的数据管理提升到信息和知识管理层面。

（2）数据库技术对档案管理模式的影响。随着数据库技术的发展，档案管理模式进入到了知识管理的高级阶段，档案管理机构也从以单纯集中管理资源为中心转变为以用户的需求为主要目的的方向递进。使得数据仓库中比较重要又独立的信息能够与需求对象的意愿协调起来，充分实现各个机构信息之间的交流与传递，把各项知识有机地联系在一起，并能完成和部门之间信息的传递和交流，提高了知识管理模式的优越性，从而完成整个社会信息资源的整合与有效利用。

3 结语

当代社会档案信息管理技术和档案知识管理模式都伴随着科学技术的发展而不断得到改进和优化，使得整个社会的资源得到充分的利用和开发，为我国数字科学技术的发展作出了巨大贡献。因此，我们需要全方面努力支持数字档案管理模式的改革和发展，保证这项技术取得更成熟、更具现代气息的发展成果。

参考文献

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