项目管理在高校学生组织中的应用

摘要:本文重点阐述了项目的概念 ,分析了高校学生组织管理中存在的问题,同时以项目管理为切入点,将现代管理方法应用到学生组织的运作中,将有效改进高校学生工作的运作模式,创新其发展途径。

Abstract: This article focuses on the concept of the project and analyzes the problems in organization and management of the college students, with the project management as the starting point, appling the modern management methods into the operation of student organizations will effectively improve the operation of university students work and innovative ways of its development.

关键词:项目管理;高校组织;学生工作

Key words: project management;university organizations;students work

中图分类号:G47文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)12-0134-02

1项目管理在高校学生组织中的应用背景

1.1 项目管理的定义和内涵所谓项目,就是一项在规定时间内为完成某种目标或者任务而进行活动的总体,是一种复杂的、非常规的和一次性的工作,受到时间、预算、资源以及设计用来满足利害关系者需要属性的限制。项目具有一次性和目的性这两大特征,一般由以下四个阶段组成:项目方案的设计与选择、决策阶段,项目的准备与分析阶段,项目的实施与监督控制阶段,项目的评价与验收阶段。

而项目管理就是运用各种知识、技能、手段和方法去满足或超出项目利害关系者对某个项目的要求和期望。根据项目的生命周期特点,项目管理过程包括四项内容:项目定义、项目计划、项目跟踪控制和项目终止。随着现代技术和管理思想的发展,项目管理的内涵得到了不断的扩展。

1.2 高校学生组织运行状况及存在问题高校的学生组织是由学生自发成立、自主管理的,是高校学生工作中最为重要的一环。作为学校官方和学生的接口,学生组织也被赋予了更多的责任和使命。但是当前高校的学生组织却在运行机制和管理结构上逐步显露出它的弊端,下面以高校组织运作中较为规范的学生会为例进行分析:第一,学生组织现有的激励机制不够,效率不高。由于目前的学生组织多为任期制,学生干部在同一职位任职时间相对较短,因此很多学生把当上学生干部作为目标,不求效率,导致各学生组织规模不断膨胀,而实效性差。同时,绝大多数学生干部上任后只追求自身任职期间的短期效益,而未对整个组织的可持续发展做长远规划;导致整个组织的思想和文化不能一直传承下去。第二,据统计,目前的大部分学生活动的形式都属于以下两大范畴:一是上级组织安排,学生完成活动内容;二是学生与企业联系,获得赞助而组织的活动。首先,这样形式的活动都有很大的局限性,而没有真正从活动本身对学生带来的实际效用的角度来设计;它在占据了大量时间的同时,也从侧面打压了学生会的创造性,很容易造成学生会不思进取,年年依样画葫芦的结果。第三,学生会内部问题。首先,是副主席的定位。一个稍具规模的学生会,需要2-3名副主席;名义上,副主席是协助主席工作,并每人分管几个部门的;但在实际操作中,由于多数事最后都需主席拍板,部长为了节省沟通成本,往往会跳过副主席而直接向主席请示,这会造成副主席有名无实的局面,一方面不利于组织内部的团结,另一方面也导致权力和资源分配的不均。第四,各部门分工。学生会在部门设置时必然会出现执行部门(比如学术部、体育部)和后勤部门(比如外联部、宣传部)这两大块,原本其部门职能应该是具有互补性的。但是在实际操作中,当学生会举办大型活动时,执行部门和后勤部门之间就会产生协调的难题;主要负责活动的执行部门因为事务繁多,而人手紧缺,工作压力骤然上升;而其他后勤部门在潜意识中有种“事不关己高高挂起”的心态,于是就会产生惰性,出现无事可做的情况;最终导致学生会整体工作效率大幅降低,活动进度严重拖延。最后,学生会成员的能力锻炼。在大多数稍具规模的学生会中,能够参与决策的主席团成员基本为大三学生,而他们几乎都是通过大一做干事,大二做部长锻炼出来的。通过这种“锻炼”可以了解学生会的组织架构,熟悉学生会的工作内容和工作方式,学会处理人际关系等等,但对于人真正能力的提高其实是比较有限的。由于无法像部分企业一样实行轮岗制,学生做事往往只局限于自己部门,而对其他部门所做之事不够了解,从而无法提高其他方面的能力,也无法挖掘自己在其他领域的潜力;同时,由于每个人只负责一小块内容,这样也不利于风险意识和成本意识的形成。

综上所述,传统运作模式下的学生组织,在内部分工,整体运作效率等方面存在着种种弊端。

2项目管理在高校学生组织中的应用

在此,我们依旧以高校组织运作中较为规范的学生会为例进行分析。学生会除了做好日常工作外,其最大的职能就是组织各类学生活动;我认为,每个活动均可看做是一个项目:

高校学生活动项目管理模式:

①项目启动与可行性研究。这是学生活动开展的第一步。首先,学生会需要构思出一些既能满足学生需求、给学生带来实际帮助,又能体现学生会自身特色的活动主题形式;然后,要对这些主题活动进行项目可行性研究,并评估项目资金的来源,最终确定项目的主题形式。②项目规划与策划书撰写。根据确定的主题形式,学生会需要对整个项目的各个细节进行规划,并撰写项目策划书。在策划书中要包含活动的具体方案(范围规划)、时间进度表(时间规划)、活动物资清单和预算(采购、成本规划)、活动预期效果(质量管理规划)、人员需求方案(组织规划)、应急方案(风险管理规划)等内容。项目策划书既是项目预期效果的呈现,也是项目过程中的行动指南。因此,在项目规划和撰写策划书时,一定要把握细节,确保项目的圆满完成。③项目团队的组建。制定了项目策划书后,紧接着要做的就是项目团队的组建。首先,需要明确项目的组织结构。实践证明,无论是职能部门化结构还是任务部门化结构都无法很好的协调学生会各部门的任务,于是,我们提出了矩阵式结构,将前两者的优势相结合:首先根据项目策划书中的人员需求方案来挑选合适的项目各级负责人,然后根据各子项目及其负责人的特点来挑选其他成员。在此结构中,项目负责人对最终结果负责,部长负责提供完成项目所需的各种人才。来自不同部门的同学可以通过经常接触,更好地交流和合作;信息的传递也更加迅速。项目团队的组建是将策划方案贯彻到位的关键。④项目实施。这是整个项目过程中最为重要的一环,这不仅仅是对之前项目策划和项目团队的检验,更是接下来项目评价的内容。项目团队要在整个实施过程中促进成员间的沟通,保证内部信息畅通;并对项目风险进行评估和预防,处理突发事件。同时,项目团队特别是项目负责人要对项目进度、费用、质量、变更等情况进行检测和控制,使项目能够持续的高效运作。⑤项目效果评价。评价一个项目是否成功,主要是从PCTS四大基本要素入手:P,performance即达到预期的绩效;C,cost即在费用成本和预算约束之内;T,time即必须按时完成;S,scope即符合指定的工作范围大小。而在此基础上,学生会还应从项目运行中的成员协调程度、项目内外部满意度、项目实际效果等方面进行进一步评价。活动项目评价的结果为确定下一个项目提供了科学的依据。⑥项目资料归档和经验总结。在项目主体过程结束后,项目团队需对部分项目结果对外进行公示,让广大学生能及时了解学生会的工作动态,形成互动;同时,还需对项目过程中产生的各类资料进行整理和归档,包括各类策划、财务清单、项目评价等。另外,项目团队成员应该结合在整个项目中的经历进行经验总结,完善自我的同时也为继任者提供经验参考。

高校学生活动项目管理模式中应注意的问题:

①学生会在进行活动项目选择时,要有针对性,要根据社会形势的变化和活动受众的不同特点进行设计和安排,要充分考虑学生的真实需求。比如在金融危机时期,组织活动就可侧重于提升高年级同学的职场技能;而在新生开学时期,活动可侧重于增强新生班级凝聚力。②项目负责人的选拔机制。在项目团队中,项目总负责人无疑是最为关键的;从项目的前期规划,到后期实行,负责人都需要对整个项目情况了如指掌,并随时根据形势变化做出决策。同时,项目负责人还需要在学生会中具有足够的威信和权力,才有资格胜任这个统筹岗位。由于学生会经常存在几个大项目同时进行的情况,主席一人并无足够精力担任每个项目的总负责人。因此,副主席理所当然成为项目总负责人的最佳人选。在主席的授权下,对项目进行直接领导和负责。而对于子项目的负责人,只需在某一方面具有特长即可,让部长或副部担任都较合适;也可尝试让部分干事担任,以锻炼后备人才。③在项目实施的过程中,项目团队成员应多从普通学生角度看待问题,斟酌活动的主题和形式,尽量避免一些官僚作风;同时,一定要紧抓细节;一处小小的失误就有可能导致项目外部满意度的大幅度下降;而只要把握住每一处细节,那么整个项目必然是成功的。因此,成员们要踏实地做好每个子项目的工作,并互相监督和改进,使项目成效达到最大化。④学生会应该充分重视项目结束后的个人经验总结,而且越详细越好。实际操作中,学生会对于每次活动的官方总结都是比较表面的,只是从宏观角度看待问题,并未深入涉及私人情感的细节。而成员在项目过程中所从事的每件工作、所获得的每份经验都是来自于不计其数的情感细节(比如遭受的各项压力,遇到的各种困难)。而这些将情感细节转化成的文本,将对未来的学生会工作产生极高的指引作用和参考价值。

3项目管理对高校学生组织活动的影响

3.1 活动目标和分工的明确化将项目管理应用到高校的学生组织活动中,就能将活动的目标和任务明确化。同时,项目团队和原有组织能实现组织结构上的优势互补,最终达到权力和资源的均衡分配。

3.2 培养学生干部的综合素质在项目责任制的矩形组织结构中,学生组织各部门成员可以不受原部门职能限制,而体验各种类型的工作,有利于发掘自身潜力。而对于各级负责人来说,可以通过设计项目培养自身的全局意识,通过与其他成员沟通协调培养自身的团队意识,通过活动项目的预算和过程控制来培养自身的风险管理意识。项目管理制有利于团队中各级成员综合素质的提高。

3.3 实现资源的优化配置在项目管理体制下,学生组织各部门成员为项目服务,而服务范畴并不局限于在原部门时的专业技能。很多成员将自身的综合能力发挥得淋漓尽致,极大地促进了人力资源的流通和优势互补;同时,责任包干制也更能激发学生干部的责任感,强化执行力。而该体制也更有利于学生组织整合学校学院资源,实现优化配置。

3.4 实现了高校学生活动组织形式的变革项目管理在高校学生组织中的应用引发了高校学生组织活动形式的革命,为其他管理模式在高校学生组织中的应用提供了可能,也为高校开展学生活动形式的多样化提供了平台。

参考文献:

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