项目管理理论应用探析

摘要:项目管理是一个涉及很多知识的课题,如何在实际的工作中合理运用其最精髓的理念,使工作达到最高的效率,是每位工程师都会想到的问题。作者将项目实施中得到的各种经验,与项目管理的理论相结合,分析了项目管理中应该注意的一些问题,以及如何进一步提高工作效率。

Abstract: Project management is one of the important tasks in the management science involving many aspects of knowledge. Strengthening scientific research of project management and utilizing its quintessence rationally in the actual work to reach the highest efficiency is an inevitable requirement concerned by every engineer.The article from the managing theory and practical application,combining the experiences drawn from the project implementation and the management theory, analyses the issues existing in the project management and which should be paid attention to, drawing the conclusion on how to further improve the efficiency.

关键词:项目;项目管理;探析

Key words: project;project management;analysis

中图分类号:F272.3 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)11-0083-02

0引言

近年来,项目管理这个名词越来越多地出现在我们的工作和学习周围,那么,什么是项目管理,我们怎样才能做好项目管理?项目是这样定义的:是组织为实现既定的目标,在时间、人员、预算和质量约束下所开展的一种具有一定独特性的一次性工作。而项目管理,是指在项目活动中运用知识、技能、工具和技术,以便满足和超出项目利益相关人的需求和期望。项目管理包括五个关系过程,它们的关系如图1所示。

在这五个关系过程中,又包含了九大知识体系,分别是:范围管理、成本管理、时间管理、质量管理、人力资源管理、采购管理、风险管理、沟通管理、集成管理。这些知识体系,涵盖了项目管理中所有的关键内容。

在工作中,每一个人都必不可少地涉及到项目管理的内容,或者作为项目团队的一员参与到项目实施,或者作为项目管理者带领整个团队来实施项目。无论我们作为哪一个角色,熟悉项目管理的一些基本要求,都是保证整个项目实施成功的一个关键因素。判定一个项目最终是否成功的三个关键要素是时间、成本、质量,而在项目的实施工程中,又涉及到集成、范围、人力资源、风险、采购和沟通的管理。根据以上谈到的知识体系,结合笔者在实际工作中遇到的一些实际情况,谈一下做好项目管理需要注意的一些问题:

1熟悉公司和客户相关管理制度

每个公司除了公司制度之外,还会有一些相应的制度或者管理办法,这其中涉及到项目实施的,项目经理必须熟练掌握,因为你不但需要严格要求自己,同样需要严格要求团队的每一位成员。

这是制度执行力度和准确度的体现,也是所有项目成员协调步调的基础。

2熟悉公司的标准和流程,以及业内的相关规范

作为一个体系健全的公司,必定有自己的相应标准和流程。例如业内比较通用的ISO9000质量体系、软件开发CMMI标准、ITIL流程、ISO20000服务管理体系、ISO27001安全管理体系等。同时需要熟悉的还有项目相关的国家标准和规范。

这些标准和体系都是多年以来各行业总结出来的经验,学懂这些标准会让我们少走弯路,提高项目质量。

3制定完整的项目计划并保证其顺利执行

制定计划,是每一个项目经理在项目初期都会想到的工作。但是如何制定一个完整的、合理的计划,并可以保证其可行性,却也是一个比较难的问题。制定一个成功的项目计划,相当于项目成功了一半。在项目计划中,除了项目的具体实施方案以外,需要对项目的三个基本要素时间、成本、质量进行详尽的描述,制定切实可行的目标并且有相应的保障措施,只有这样才有可能顺利的按照计划实施项目。同时,要贯彻PDCA的思想,在项目实施过程中要不断的依据计划进行检查,随时改进,确保项目严格按照计划进行施。

可以肯定地说,没有哪个项目是因为做了计划而失败,更没有哪个项目是因为没做计划而成功。

4具备良好的沟通能力,养成及时回报的习惯

项目经理比较重要的一项任务是集成管理。所谓集成,就是按照项目目标的要求将项目的各个可交付成果按照一定的时间、空间和逻辑顺序有机地组合在一起。其中要和项目组每个成员进行交流,要和公司每个职能部门打交道,还要和包括客户、供应商甚至还有银行、政府部门等项目干系人打交道。这一切都需要项目经理来负责集成,需要他在这些职能部门和项目干系人之间不断地沟通和协调。所以,熟悉与这些项目干系人进行沟通所需的语言、掌握适当沟通技巧、懂得如何制定沟通计划都是完成有效的沟通和协调的必要条件。

在项目进行中,我们经常会碰到这样的问题:项目经理交办了项目成员一个任务,规定在三天之内完成。可能这名项目成员遇到了一些困难,但是在这三天之中,其既没有向领导随时汇报,在三天过去之后,也没有向领导说明任务是否完成,还是在那里自己想办法解决。等项目经理问起这件事情的时候,才发现他的思路根本不对,浪费了好多时间。并不是这个项目成员不努力,而是其没有及时的回报。这里所说的回报不是汇报,意思是说必须时刻和相关人员保持联系,报告工作的相关进展,以及是否完成,只有这样才能提高工作效率,节省时间和精力。保持沟通渠道的通畅,养成及时回报的习惯,也是保障项目按照计划顺利实施的一个关键。

5具备较高的领导能力,提高文档编写能力

领导能力主要表现为指明方向、制定决策和影响他人。项目经理必须贯彻项目目标,善于激励团队成员,还需要具备合理安排人员的能力以及对团队成员的掌控能力,这些对于项目经理来说都是至关重要的。如果项目的整个团队不能统一目标,或者个别项目成员不服从工作安排,将会给项目带来很多的问题,严重影响项目按照计划进行。

对于任何项目成员来说,较高的文档编写能力是一项必备的技能,在这里单独提出来,是因为对于项目经理来说显得尤为重要。在整个项目过程中,项目经理要不断地编制文档、审批文档,这就需要其具备清晰的思路和表达方式,这样才能提高效率,保障项目实施的进度。

6成本的控制,风险的识别,机会的把握

成本的意识要贯彻整个项目,必须按照计划严格控制成本。在项目计划阶段,就要把项目预算作细,做全;在项目实施阶段,要严格按照预算来控制成本,尽量减少临时花销,通过制定清晰的资金流量表、费用清单等文档,来实时的监控整个项目的财务状况;在项目的收尾阶段,要按照相关制度严格把关,控制项目成本在计划之内。只有这样,才有可能做好成本的控制。

项目的一次性和独特性决定了项目的风险性。项目经理在项目计划阶段要进行充分的风险识别和分析,做好应急计划和风险应对计划;在项目进入执行阶段后,需要周期性地进行风险跟踪和监控,及时发现隐患,规避风险。

同时在项目实施过程中也可能出现更多的项目机会,项目中的每一个成员要有发现机会的意识,并能够及时把握。如果能够将新项目立项,项目经理也应该加大对相关人员的奖励力度,提高每一位项目成员的积极性。

7变更的控制,要善于提出解决方案

项目过程中,根据实际情况和实施的进度,会出现各方面的变更。在这里笔者想说明的是在变更中每个项目成员的角色。项目成员也好,项目经理也好,在大多的时候是实施者,方案提供者,而不是决策者,所以,在出现变更的情况下,做为一线的实施人员,首先要想到的是如何解决以及提出解决方案,而不是向上一级提出问题。注意这一点,对于变更的处理和问题的解决,可能起到事半功倍的效果。

8较高的专业技能

这一点最后来写,并不是说它不重要,而是说这是大家都共知的一个基本要求。任何一个项目都涉及到相应的专业技术,项目经理和项目成员必须对这些技术具备足够程度的了解,或者至少对项目的关键技术掌握非常专业,才可能在实际的项目实施过程中做到全局掌控,游刃有余。

在实际的项目管理中,可能需要掌握的知识还要更多,需要达到的要求还要更高,以上只是笔者在实际工作中的一点体会,希望能对读者有一些帮助,也欢迎一起共同交流,批评指正。

参考文献:

[1]Information technology-Service management Part1:Specification ISO/IEC 20000-1.2006.

[2]Information technology-Service management Part2:Code of practice ISO/IEC 20000-2.2006.

[3]A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

[4]ITIL V3,OGC.2007.