关于企业人事档案管理工作新问题的思考

近年来，随着市场经济、社会环境的发展和电子信息技术的进步，企业人事档案管理工作也随之出现了一些新的问题，这些问题对现代企业人事档案管理工作提出了新的挑战，同时也让我们对现代企业人事档案管理工作的发展趋势和方向窥其一斑。笔者结合实际工作经验，就一些新问题进行了思考，下述浅见，抛砖引玉：

一、人事档案信息量稍显单薄，无法满足日益增大的档案开发利用需求

人事档案作为个人信息缩影，是各类人才在社会实践活动中形成的最直观的记录，综合反映其德、能、勤、绩等各个方面的信息，是企业选贤举能、知人善任的第一手依据和资料。但随着企业对人事档案管理工作重视程度的不断加深，人事档案信息量单薄与企业巨大的人力资源开发利用需求之间的矛盾也日益凸显。

产生这种矛盾的原因是多方面的：首先，基于早期军事环境的我国人事档案内容政治色彩浓重，偏重于德、勤而失之于能、绩，对现行人力资源管理帮助有限。过分的强调某一方面内容使得人事档案内容“千人一面”，“优势”不真实，“缺点”不填写，很难客观、真实、全面的反应个人性格、特点、专长等信息。其次，人事档案工作在市场经济发展、政治性弱化的大环境下被人们所“丢弃”，这种“不思变只思简”的工作误区使人事档案管理工作在很长一段时期一直维持在基本水平，不丢失、不泄密，可以提供日常证明及社会福利办理即可。导致人事档案工作力度不够，收集内容滞后、间断、遗漏、虚假、混乱，严重影响人事档案质量，降低了人事档案的开发利用率。再次，人事档案本身还受到库容的制约。

面对这种供需极度不平等的人事档案管理工作现状，很多专家学者和从业人员都提出了相应的对策：人事档案管理体制及制度的改革立法势在必行；企、事业领导必须进一步加强对人事档案工作的重视和投入；人事档案管理工作者必须走出被动服务的框架转向积极主动收集和开发利用的工作模式等。这些对策都抓住了各个环节的症结所在，给笔者很多启发，同时笔者认为现阶段还可通过下列可行手段改进人事档案管理工作部分环节，改善人事档案供需矛盾现状：在人事档案中增加学绩、业绩、荣誉、非岗位内容培训经历、特长奖项、技能等级等相关内容，提高人事档案信息参考价值，避免一些选拔的盲目性；缩短人事档案信息收集周期，降低档案信息因收集周期长产生的丢失等自然损耗率，提高人事档案内容时效性；扩大宣贯人事档案管理工作意义的范围，提高员工对自身人事档案意义的认知，调动其关注度与参与感，使其自发的完善自身人事档案信息完整性等。

二、人事档案信息化管理发展缓慢，信息化管理优势效果不明显

人事档案信息化管理的主要优势在于：1、利用高效的电子信息处理技术将管理人员从繁琐的传统人事档案管理工作中解脱出来，提高人事档案管理工作效率，降低管理人员的工作强度。2、利用扫描、摄影等技术将纸质载体的原始档案资料变为易于传播和利用的电子信息，以授权的方式开发利用，降低原始档案资料的折损率，延长人事档案使用期限。3、利用计算机进行数据录入和动态调整，提高人事档案信息的时效性和准确性。4、通过计算机网络互联打破制约传统人事档案信息共享的机构及地域方面的空间限制，提高人事档案开发利用率。但这些在现在遍地开花的人事档案信息化管理系统应用中却没有得到充分体现。

引进专业人才或对已有工作人员进行电子信息技术专项培训可以提高档案管理人员的信息化素养；将人事档案依据利用的频次多少分级，只将利用频次高的档案信息电子化可以相对合理有效的利用电子信息存储空间；与信息共享机构联合制定统一的标准化规范化的人事档案信息电子化模式可以有效提高人事档案信息的共享利用率，这些方式方法都可以在一定程度上改善人事档案信息化管理现今面临的“虚有其表”的尴尬处境，但想从本质上改变这一现状，必须更好的把握人事档案信息“保密”与“共享”之间的度。在局域网范畴内，通过人事档案分密级管理，电子授权分级查阅的方式基本解决了电子信息开放性与档案保密性之间的矛盾。但面对更为广大的互联网环境，现阶段恐怕很难打破对网络安全性与保密性的质疑，建立互联共享的实质意义的人事档案信息库还需要档案人不断的探索和努力。

三、多种用工形式并行，人事档案管理难

随着市场经济改革的进一步深化，人才流动日趋频繁，各种中介服务机构应运而生日趋成熟。这种转变使企业原本单一的用工形式逐步向多种用工形式并行方向发展，给人事档案的管理工作带来了新的困难。

多种用工形式并行虽具有企业特色，但在现在的市场经济环境下同样具有普遍性意义。解决这些职工人事档案的管理困难，提高其人事档案管理水平，需要相关部门大力宣传现有相关规定及规章制度，对新增问题制定明确的管理方法，加大监管力度，使其管理工作有章可循有法可依，规范其行业管理。同时，寻求这类具有共性的人员人事档案社会化管理服务新模式建立的可能性。

（作者单位：辽河油田电力集团公司）